1. Модератор (его слово – закон)
2. Визуализатор («руки» модератора, творец визуального пространства, незаменимый человек! Готов к любым изменениям и неожиданностям)
3. Летописец (сборщик, ответственный человек с компьютером, интернетом и головой)
Подготовка работы:
1. Понадобится ноутбук с возможностью редактировать таблицу Excel (проверить наличие зарядного устройства, величину заряда, наличие розетки поблизости);
2. Скачать шаблон таблицы для оцифровки карты и сохранить новую версию, именовав ее по шаблону: "Название мероприятия"_"название секции"_"Фамилия ведущего"_"дата дд.мм.гг";
3. Рассмотреть таблицу, при необходимости уточнить у Визуализатора, если возникли вопросы по заполнению;
4. Занять место вблизи рабочей группы, но так, чтобы не мешать ее работе, не разрывать пространство.
Процесс работы. Помощь модератору:
1. Внимательно слушать обсуждение и записывать не только краткую финальную формулировку названия карточки, но и в специальном поле расшифровывать, о чем шла речь, в нескольких предложениях.
2. Заполнять таблицу по мере размещения карточек на карте времени
3. Если непонятно по названию суть карточки, уточнить её значение у модератора или визуализатора и записать.
4. Как только рабочая секция заканчивается, летописец отправляет или приносит в штаб файл с таблицей. Важно сделать это максимально оперативно.
5. После каждого рабочего такта летописец фотографирует карту так, чтобы было видно взаимное расположение карточек и их названия.
6. Убедиться, что после каждого такта всё оцифровано.
7. Сфотографировать результат для истории.
Подготовка к форсайту
Набор команды и коммуникация с ней (администратор + координатор)
1. Администратор совместно с координатором набирает команду;
2. Координатор назначает встречи, список команды, собрать контакты и прочее;
3. Берет на себя всю часть про деньги, договаривается и берет на себя ответственность за своевременную выплату компенсаций. Задачи команде ставит тоже координатор, уточняет, есть ли деньги на помощников и можно ли волонтеров позвать;
4. Администратор занимается организацией площадки;
5. Райдер (список, выезд, проверка);
6. Питание команды и участников – где еда, где туалеты;
7. Навигация по площадке (таблички и схемы помещений);
8. Логистика команды (координатор);
9. Логистика участников (администратор);
10. Бейджи для команды (для команды);
11. Бейджи для участников (администратор);
12. Ресурсы площадки – кто нам помогает;
13. Ограничения и коммуникация с техперсоналом (вход, выход, кондиционеры и пр.).