Документация

О ходе PR-деятельности необходимо постоянно и в письменном виде информировать клиента. Основными видами документации являются: коммуникационная программа, план выпуска необходимой продукции, отчеты по соглашениям, изменениям плана действий по достигнутым в ходе выполнения плана результатам.

1. Минимальные требования к коммуникационной программе:

описать цели, группы интересов и стратегию,
подробно расписать необходимые действия,
составить график,
определить критерии успеха и методы их измерения,
точно рассчитать бюджет,
обсудить программу с клиентом и получить его одобрение.

2. В плане выпуска продукции как минимум нужно:

обосновать необходимость выпуска продукции,
определить, как она будет использоваться,
определить формат, содержание и отдельные детали,
рассчитать необходимые вложения,
нанять подрядчиков,
составить график,
рассчитать бюджет,
получить одобрение клиента;

3. В текущих отчетах нужно:

сообщать в письменном виде о заключенных соглашениях,
докладывать о ходе работы,
объяснять отклонения от первоначального плана,
оценивать успешность акций,
давать рекомендации по поводу тех или иных действий,
предоставлять клиенту возможность комментировать отчеты.

Исполнение

Если работа проводилась на профессиональном уровне, и минимальные требования не нарушались, то на стадии исполнения препятствий не будет. В точности - залог успеха программы. Рекомендуется дополнительный контроль за персоналом, техническими и финансовыми ресурсами. Материалы должны проверяться как PR-специалистами, так и клиентом, чтобы обеспечить безупречность во всем, что касается фактов, языка, дизайна и пр. Расходы нужно постоянно держать под строгим контролем. Связь с клиентом позволит последнему понять причину необходимых отклонений от плана, а также создаст хорошие условия для сотрудничества на стадии исполнения.

Минимальные требования таковы:

следовать согласованному плану,
обеспечить себя необходимыми ресурсами,
проверить все материалы перед их выпуском из печати,
скорректировать нежелательные тенденции,
контролировать расходы,
поддерживать связь с клиентом.

Оценка

Последним направлением в PR-процессе является оценка. PR-специалисты завоюют большее доверие, если итоги их деятельности можно будет должным образом измерить и оценить. Существует много способов измерения. Полученные данные следует подвергнуть оценке как со стороны самих PR-специалистов (т.е. внутренней оценке), так и клиента. Результаты оценки необходимо объединить и использовать для улучшения методик и систем. По возможности следует применять качественную оценку, в остальных случаях достаточно ограничиться количественной оценкой.

1. Минимальные требования к внутренней оценке: