Основные методы оптимизации (облегчения) работы в Excel

При подготовке таблиц можно воспользоваться некоторыми приема­ми, которые ускорят и облегчат (оптимизируют) работу в Excel.

Ввод формул. Адрес ячейки можно включить в формулу одним щелч­ком мыши. Например, вместо того, чтобы «вручную» набирать =C6+F6+..., можно сделать следующее:

• ввести «=»;

• щелкнуть мышью на ячейке С6 (ее адрес появится в формуле);

• ввести «+»;

• щелкнуть на F6 и т. д.

Ввод функций. Вместо того чтобы набирать функции «вручную», можно щелкнуть на кнопке со значком fx в панели инструментов Стан­дартная, — на экране появится диалоговое окно Мастера функций. С его помощью можно ввести и отредактировать любую функцию.

Так как функция суммирования используется в электронных табли­цах очень часто, поэтому для нее в панели Стандартная предусмотрена специальная кнопка со значком Z. Например, если выделить ячейку D10 и щелкнуть на кнопке суммы, в строке формул и ячейке появится заго­товка формулы: =CУMM(D6:D9). Вы можете отредактировать эту фор­мулу (если она вас не устраивает) или зафиксировать результат (щелч­ком на кнопке с галочкой в строке формул). Если же дважды щелкнуть на кнопке Σ, результат сразу фиксируется в ячейке.

Копирование формул. Excel позволяет скопировать готовую форму­лу в смежные ячейки, при этом адреса ячеек будут изменены автомати­чески. Для этой цели нужно выделить ячейку, в которой записана исход­ная формула. Например, выделите ячейку D6. При выделении ячейки в правом нижнем углу рамки появляется черный квадратик — маркер заполнения. Если установить курсор мыши на маркер, то курсор примет форму черного крестика. Нажмите левую кнопку и перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Формула будет скопирована.

Примечание. Копировать формулу, записанную в выделенной ячей можно только по горизонтали или вертикали:

• при копировании влево (вправо) по горизонтали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер столбца в формуле на единицу.

• при копировании вверх (вниз) по вертикали смещение на одну ячейку уменьшает (увеличивает) каждый номер строки в формуле на единицу.

Этим же способом можно копировать в смежные ячейки числа и тексты.

Проценты. Очень часто нам необходимо показать доли в процентах (т. е. просто умножить каждую долю на 100). Excel позволяет сделать это одним щелчком мыши. Выделите столбец с данными и щелкните мышью на кнопке панели Форматирование с изображением %. Все доли будут умножены на 100 и помечены знаком «%». Если вы хотите, чтобы значе­ния в дробной части числа отображались с большим или меньшим коли­чеством знаков, то щелкните в панели инструментов форматирования кнопку Увеличить разрядность или кнопку Уменьшить разрядность.

Размеры ячеек. Вы можете отрегулировать ширину избранных столб­цов и высоту избранных строк. Это позволит вам по своему усмотрению разместить в ячейках (или поверх ячеек) длинные тексты, рисунки, рисо­ванные объекты, диаграммы, числа с большим числом знаков и т. п.

Форматирование текста. Вам предоставляется возможность изменить шрифт, размер шрифта и начертание текста в любом участке таблицы (от части ячейки до всей таблицы) с помощью кнопок панели Формати­рование, — точно так же, как вы это делали с участками текста в про­цессоре MS Word. Кроме того, вы можете изменить расположение тек­ста в группе выделенных ячеек с помощью таких же кнопок выравнива­ния (влево, вправо, по центру), как и в процессоре Word.

Если выделить ячейку или группу ячеек и выбрать команду Формат-Ячейки..., на экране появится окно, которое имеет несколько вкладок, с помощью которых можно проводить множество дополнительных опера­ций по форматированию ячеек.

Например, вкладка Выравнивание позволя­ет изменить ориентацию текста (по горизонтали, по вертикали), повер­нуть текст, сместить его (вниз, вверх и т. п.), разбить текст на несколько строк. Перетащите маркер заполнения через заполняемые ячейки. Вкладка Шрифт позволяет изменить тип шрифта, начертание, размер и цвет сим­волов, включить дополнительные эффекты. Вкладка Число дает возмож­ность задать формат представления данных, например, указать количе­ство знаков в дробной части числа, вывести обозначение валюты при отображении числа в денежном формате и т.п. На вкладке Граница мож­но выбрать множество макетов обрамления ячейки или группы ячеек. Вкладка Вид предоставляет возможность выбрать цвет и узор заливки ячейки таблицы. И, наконец, вкладка Защита позволяет вам сделать не­доступным просмотр формул в ячейке, а также запретить изменения дан­ных в ячейке.

Автоформатирование. При изучении программы Word вы уже позна­комились с функцией автоформатирования таблицы с помощью заранее заготовленных шаблонов. Эта функция имеется и в Excel, — правда, коли­чество шаблонов здесь поменьше. Мы использовали эти шаблоны форма­тирования при подготовке первой таблицы. Чтобы воспользоваться функ­цией автоформатирования, необходимо выделить блок ячеек, который не­обходимо оформить по тому или иному шаблону, затем в меню Формат выбрать команду Автоформат. В диалоговом окне Автоформат, просмат­ривая вариант оформления таблицы в поле Образец, из раскрывающегося списка Список форматов выбрать подходящий и нажать ОК. Несмотря на то, что список шаблонов, предлагаемых в диалоговом окне автоформатирования, невелик, возможности оформления таблицы значительно расши­ряются за счет «ручного» оформления различных участков таблицы с по­мощью множества комбинаций линий и рамок различной формы.

Цвет фона и символов. Если у вас цветной принтер, вы можете «рас­красить» выделенные участки таблицы различными цветами (на черно-белой распечатке цветные области будут иметь какие-либо оттенки се­рого). Для этого на панели инструментов Форматирование предусмотре­ны два раскрывающихся списка — список для цвета заливки и список — цвет шрифта. Выбор цветов из этих списков — стандартный (не забы­вайте только выделить ячейки, которые вы собираетесь «раскрасить»).