Введение. Microsoft Office EXCEL 2003

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003

Учебно-методическое пособие по курсу “Информатика»

для студентов всех специальностей

очной формы обучения

Новоуральск 2009

УДК 681.3.06

МиМ – 2.3. – 1374 – 09

Автор Орлова Ирина Викторовна

Рецензент кандидат физико-математических наук, доцент кафедры ВМ Фоминых Марина Анатольевна

Электронная таблица Microsoft Office Excel 2003. Учебно-методическое пособие по курсу “Информатика” для студентов всех специальностей очной формы обучения

Новоуральск, НГТИ, 2009, 72 с.

Пособие представляет собой описание основных принципов работы с электронными таблицами Microsoft Office Excel 2003.

Содержит 55 рисунков, 8 таблиц, 14 библиографических названий.

Пособие может использоваться при выполнении лабораторных работ и самостоятельном изучении электронных таблиц Microsoft Office Excel 2003 студентами всех специальностей.

Методическое пособие рассмотрено на заседании кафедры

Протокол № 111 от 12 октября 2009 г.

Зав.кафедрой Н.А.Николаев

СОГЛАСОВАНО:

Председатель методкомиссии НГТИ

д.т.н., профессор А.Е.Беляев

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ.. 5

1 ЗНАКОМСТВО С MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003. 8

1.1 Основные понятия электронной таблицы.. 8

1.2 Типовая структура интерфейса. 10

1.3 Перемещение по рабочему листу. 11

2 ДАННЫЕ, ХРАНИМЫЕ В ЯЧЕЙКАХ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ... 13

3 ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ДАННЫХ.. 15

3.1 Общие правила ввода данных в ячейки. 15

3.2 Ввод чисел. 16

3.3 Ввод текста. 16

3.4 Ввод дат и времени. 17

3.5 Выделение ячеек. 18

3.6 Заполнение рядов текстовых величин, чисел и дат. 18

3.6.1 Ввод данных с использованием маркера заполнения. 18

3.6.2 Использование команд автозаполнения. 20

3.7 Редактирование данных. 21

3.8 Копирование и перемещение данных. 22

3.9 Добавление и удаление ячеек, строк, столбцов. 23

3.10 Управление рабочими листами. 25

3.10.1 Выделение группы рабочих листов. 25

3.10.2 Вставка и удаление рабочего листа. 25

3.10.3 Перемещение и копирование листа. 26

4 ИЗМЕНЕНИЕ ФОРМАТА ТАБЛИЦЫ... 27

4.1 Изменение ширины столбцов и высоты строк. 27

4.2 Форматирование числовых и текстовых данных. 28

4.3 Выравнивание данных в ячейках. 29

4.4 Оформление ячеек с помощью цвета и границ. 31

4.5 Условное форматирование. 32

4.6 Сортировка данных в таблице. 33

4.6.1 Сортировка строк. 33

4.6.2 Сортировка столбцов. 35

5 ФОРМУЛЫ... 36

5.1 Общие понятия о формулах. 36

5.2 Ввод формул. 38

5.3 Исправление ошибок в формулах. 38

5.3.1 Типы ошибок. 38

5.3.2 Поиск неправильных ссылок. 39

5.4 Копирование формул. 39

5.4.1 Относительные ссылки. 39

5.4.2 Абсолютные ссылки. 39

5.4.3 Смешанные ссылки. 40

5.4.4 Автозаполнение формулами. 40

5.5 Перемещение формул и данных. 41

5.6 Пример ввода данных и формул. 41

5.7 Отслеживание зависимостей. 45

6 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВСТРОЕННЫХ ФУНКЦИЙ EXCEL.. 47

6.1 Основные понятия. 47

6.2 Обзор списка встроенных функций. 47

6.2.1 Функции даты и времени. 48

6.2.2 Логические функции. 48

6.2.3 Математические функции. 50

6.2.4 Статистические функции. 52

6.3 Использование функции автосуммирования. 53

6.4 Ввод функций с помощью строки формул и мастера. 53

7 ПОСТРОЕНИЕ ГРАФИКОВ И ДИАГРАММ В EXCEL.. 57

7.1 Элементы диаграммы.. 57

7.2 Создание диаграммы.. 58

7.3 Типы диаграмм.. 62

8 ЗАДАНИЯ ДЛЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ.. 64

8.1 Создание платежной ведомости. 64

8.2 Работа с формулами. 65

8.3 Расчет стоимости изготовления изделия. 66

8.4 Форматирование, построение диаграмм.. 67

9 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ ДЛЯ ОЦЕНКИ УСВОЕНИЯ МАТЕРИАЛА.. 69

ЛИТЕРАТУРА.. 71

ВВЕДЕНИЕ

Электронные таблицы - это русский вариант англоязычного термина spreadsheets (развернутые таблицы). Этот термин появился в 1979 году и широко применяется пользователями персональных компьютеров.

Современный пользователь использует термин "электронные таблицы" для обозначения двух понятий:

- формы представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера;

- программы (или пакета программ) для обработки таких данных.

Достаточно прозрачны причины появления и высокой популярности таких программных средств. Использование разного рода таблиц, бланков, ведомостей, форм, списков в ежедневной жизни уходит своими корнями в далекое прошлое. Появление компьютера привело к тому, что для обработки таких данных стали широко применяться два способа:

- данные размещаются в таблице на бумаге, а обработка их производится с помощью электронного калькулятора;

- данные размещены в компьютере, а для их обработки применяется один из языков программирования, например, BASIC или PASCAL.

Первый способ удобен для самого рядового пользователя, он нагляден, легко проверяется, но уж слишком медленный. Однако применять такой способ расчетов может практически любой пользователь.

Второй способ хорош для квалифицированного пользователя, все расчеты выполняются очень быстро, но для того, чтобы составить программу (и, тем более, наглядно представить данные) программист должен хорошо поработать. Конечно, здесь и речи не может идти о том, чтобы бухгалтер непосредственно выполнял разработку и отладку такой программы.

Средством разрешения этого противоречия и явились электронные таблицы, которые в простой и естественной форме соединяют преимущества обоих способов. Теперь пользователь получил возможность для размещения данных применять таблицу на экране монитора (это - аналог таблицы на листе бумаге), а для их обработки - набор простейших арифметических операций. Таким образом, удалось существенно снизить требования к квалификации пользователя и уменьшить время разработки таблицы (а фактически, программы), сохранив преимущества использования языков высокого уровня.

Данная работа посвящена описанию электронных таблицMicrosoft Office Excel 2003 и является модернизацией методического пособия по работе в Excel для Office 97, выпущенного в 2002 году.

Пользователи EXCEL могут получить информацию об этой программе разными способами, например, прочтя толстое руководство или просмотрев встроенный справочник. Данное пособие предназначено для начинающего пользователя-студента, желающего как можно быстрее разобраться в ее особенностях в объеме, соответствующем учебным программам курса “Информатика” для очной формы обучения НГТИ.

Пособие построено в соответствии с идеей, что даже простой пример выполнения некоторой операции может дать больше, чем целая теоретическая глава руководства пользователя. Второй принцип данной работы – объяснить, где что лежит. Если вы знаете, где программа содержит инструмент для выполнения нужной операции, то вы разберетесь, как им пользоваться. Но если вы не знаете, что, вообще, умеет делать EXCEL, то вам непонятно главное – что нужно изучать и о чем спрашивать.

Основную цель автор видел в создании достаточно компактного описания, позволяющего студенту освоить начала работы в EXCEL.

Рисунки в пособии подобраны так, чтобы они были не только иллюстрацией к тексту, но и служили дополнительным источником полезной информации. Например, часто приводятся изображения вкладок, контекстных меню и результатов выполнения конкретных действий.

Пособие можно просто читать, но автор рекомендует работать с EXCEL за компьютером. В восьмом разделе работы приведены задания для студентов, выполняющих лабораторные работы по разделу EXCEL курса “Информатика”.

В последнем разделе этого пособия содержатся контрольные вопросы для оценки усвоения материала, которые помогут студенту подготовиться к теоретическому тестированию по теме «Электронная таблица Microsoft Excel».

При описании работы с любыми программами требуется некоторое средство описания последовательности действий, которые пользователь должен выполнить на компьютере. Для такого рода описаний естественный язык не вполне удобен, хотя в большинстве руководств и книг для этой цели используется именно естественный язык в стиле "сделайте щелчок правой кнопкой мыши по панели инструментов — появится контекстное меню..." и так далее. Принятая в настоящем пособии система описания таких действий приведена в таблице 1. Труд, который вы затратите на то, чтобы внимательно просмотреть и запомнить эту таблицу, вполне компенсируется лаконичностью и точностью дальнейшего изложения.

По большей части выполняемые действия далее написаны в терминах команд меню — так гораздо проще описывать последовательность действий пользователя — однако выполнять эти действия зачастую гораздо проще с помощью эквивалентных кнопок на панелях инструментов.

Таблица 1 - Система обозначений действий пользователя.

Используемое обозначение	Выполняемое действие
Ø Название команды	Выбор в текущем меню команды с указанным названием, то есть либо позиционирование подсветки на указанной команде с помощью клавиш управления курсором и нажатие клавиши <Enter>, либо позиционирование указателя мыши на указанной команде и однократное нажатие левой кнопки мыши.
q Название кнопки	Нажатие кнопки с указанным названием в активном диалоговом окне, то есть либо позиционирование выделяющей рамки на указанной кнопке с помощью клавиши <Tab> и нажатие клавиши <Enter>, либо позиционирование указателя мыши на указанной кнопке и однократное нажатие левой кнопки мыши.
ò Название раскрывающегося списка или палитры	Развертывание раскрывающегося списка или палитры, то есть позиционирование указателя мыши на кнопке раскрытия списка (кнопка со стрелкой, направленной вниз) и однократное нажатие левой кнопки мыши.
ö Фрагмент текста, ячейка или диапазон ячеек, элемент списка или раскрывающегося списка	Выделение указанного фрагмента текста, диапазона ячеек или элемента списка, то есть его выделение либо с помощью клавиш управления курсором при нажатой и удерживаемой клавише <Shift>, либо при помощи мыши при нажатой и удерживаемой левой кнопке мыши.
Название вкладки	Раскрытие вкладки с указанным названием в активном диалоговом окне, то есть либо нажатие на клавиатуре клавиши, соответствующей подчеркнутой букве названия вкладки на ярлычке вкладки, либо позиционирование указателя мыши на указанном ярлычке и однократное нажатие левой кнопки мыши.
<Клавиша>	Нажатие соответствующей клавиши на клавиатуре.
<Клавша1>+<Клавиша2>	Нажатие Клавиши1 и нажатие Клавиши2 при удерживаемой Клавише1.
<Клавиша1>,<Клавиша2>	Последовательное нажатие двух клавиш на клавиатуре