Основные понятия электронной таблицы

Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: текст, даты, формулы, числа.

Идея электронной таблицы, как всякая хорошая идея, с одной стороны проста и прозрачна, а с другой стороны чрезвычайно плодотворна. Для обозначения объекта, представляющего электронную таблицу, в EXCEL принят термин рабочий лист, которым мы и будем далее пользоваться. Рабочий лист — это множество элементарных ячеек, каждая из которых принадлежит некоторому столбцу и одновременно принадлежит некоторой строке. Обычно в графическом представлении ячейки одного столбца располагают друг под другом по вертикали, а ячейки одной строки располагают рядом друг с другом по горизонтали. Строки и столбцы каким-то образом идентифицируются, например, столбцы именуются, а строки нумеруются. Получается структура данных, которая и называется рабочим листом и графическое представление которой приведено на рисунке 1.1.

Рисунок 1.1 - Интерфейс электронной таблицы EXCEL

Документ EXCEL называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, максимальное число которых в книге – 255. В окне документа отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет имя, которое отображается на ярлычке листа, расположенном в его нижней части. С помощью ярлычков можно переходить к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу.

Слева от ярлычков расположены четыре кнопки (рисунок 1.1), которые используются для прокрутки листов, когда ярлычки листов не помещаются в отведённой для них области

Чтобы переименовать рабочий лист, выполните двойной щелчок мышью на его корешке, введите новое название и нажмите клавишу <Enter>.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк — это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы (65536 для EXCEL 2003). Имена столбцов — это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем комбинации букв от АА до AZ, ВА до BZ и т. д., - всего 256 столбцов.

Имя столбца и номер строки в совокупности однозначно идентифицируют ячейку, которая им одновременно принадлежит. Этот идентификатор называется адресом ячейки или ссылкой на ячейку, например, ячейка на рисунке 1.1, выделенная рамочкой (активная ячейка), имеет адрес С3. Ячейкам, кроме того, можно присваивать собственные имена и использовать эти имена для ссылок на ячейки наряду с адресами.

Кроме понятия ячейки, используется понятие диапазона (или интервала) ячеек — прямоугольной области смежных ячеек. Выделить диапазон можно с помощью мыши. Диапазон задается указанием адреса верхней левой ячейки и нижней правой ячейки, разделенных символом: (двоеточие). Например, запись E5:G10 определяет диапазон ячеек, выделенных на рисунке 1.1 серым цветом.

Также на листе Excel можно выделить несколько отдельных ячеек или диапазонов: первый диапазон (ячейка) выделяется мышью обычным образом, а остальные – также мышью, но с нажатой клавишей <Ctrl>. Такую совокупность диапазонов (ячеек) называют коллекцией. Адрес коллекции – последовательность адресов диапазонов (ячеек), перечисленных через; (точку с запятой), например: В3:С7;D10;E5:G10.

По умолчанию, адрес ячейки или диапазона, записанный в таком виде, определяет область на текущем листе. Чтобы обратиться к данным на другом листе, перед адресом нужно поставить имя листа и восклицательный знак, например, Лист3!С5 определяет ячейку на лист с именем Лист3, а МАРТ!D5:E8 – диапазон на листе с именем МАРТ.

Ячейки рабочего листа предназначены для того, чтобы хранить различные значения. Таким образом, ячейка может играть такую же роль, как переменная в математике: она имеет обозначение (имя или адрес) и может иметь и менять значение. Всякое вычисление состоит в том, что по значениям одних переменных вычисляются значения других переменных. Обычно способ вычисления описывается с помощью формулы, содержащей математические операции и функции. Но сама формула — это тоже значение, которое можно хранить в ячейке! В этом и состоит основная идея электронных таблиц: одни ячейки рабочего листа используются как независимые переменные (в EXCEL они называются — ячейки с данными или просто данные), которым должны быть приданы значения извне, а другие ячейки используются как зависимые переменные (в EXCEL они называются — зависимые ячейки или формулы), которые содержат формулы, ссылающиеся на независимые переменные. Пользователь вводит исходные данные в исходные ячейки, автоматически производятся вычисления по формулам, находящимся в зависимых ячейках, и пользователь видит готовый результат вычислений в зависимых ячейках.

Вообще мы полагаем, что возможностей EXCEL достаточно для описания (и стало быть автоматического выполнения) любых вычислений (во всяком случае, этих возможностей заведомо достаточно для практически нужных в бизнесе вычислений). Продолжим наше перечисление естественных следствий основной идеи электронных таблиц, перенеся внимание с вычислительного аспекта на другие аспекты.