Общие правила ввода данных в ячейки

Данные вводятся либо в активную ячейку, либо в строку формул. Как только в ячейку будет введён хотя бы один символ, её содержимое отобразится в строке формул (рисунок 3.1). Процесс ввода данных сопровождается появлением курсора в виде вертикальной черты (|) в том месте, где осуществляется ввод данных (в ячейке или в строке формул).

Рисунок 3.1 – Основное окно EXCEL в режиме ввода.

При вводе и редактировании данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки: отмена и ввод. Они позволяют зафиксировать изменение данных либо отказаться от него. Завершение ввода данных в ячейку происходит также при нажатии клавиш <Enter> или <Tab>, либо при активизации другой ячейки с помощью мыши или клавиш управления курсором.

Если при редактировании отдельной ячейки была нажата клавиша <Enter>, то указатель активной ячейки перемещается на следующую строку, после нажатия <Tab> активной становится ячейка, расположенная справа от исходной.

Пользователь может помещать в ячейки числа, текст, даты и т.д. Профессионалы при работе с данными используют более точные термины, например, “данные в формате числа” или “данные в текстовом формате”. Это позволяет подчеркнуть формат, то есть тип данных и форму их представления. Это очень важно, так как формат данных определяет правила их обработки.

Например, группа цифр может восприниматься как число или как текст. В первом случае к ней можно применить математические операции, вычислить процент от этого числа и многое другое. Во втором случае к ней можно применять операции, типичные для текстовых данных, например, подсчитать число знаков, переставить знаки местами.

В большинстве случаев EXCEL автоматически отслеживает формат данных и правила их обработки. Однако существуют типичные ошибки неопытных пользователей, которые автоматически исправлены быть не могут. Например, часто допускается следующая ошибка: формула, при вводе которой не были соблюдены правила EXCEL, воспринимается как текст и вычисления по ней не производятся (обычно это вызвано отсутствием перед текстом формулы знака “=”).

Пользователю программы EXCEL, особенно, начинающему настоятельно рекомендуется контролировать форматы своих данных. Другими словами: соблюдайте правила ввода данных, тем более что это очень простые правила.