Імена комірок та діапазонів

Діапазон комірок – це прямокутна група комірок. Для його адресації необхідно вказати адреси верхньої лівої і нижньої правої комірок діапазону, відокремлені двома крапками, наприклад А1:С7.

При роботі з діапазоном даних зручно дати йому ім’я. При цьому у формулах можна вказувати не діапазон адрес комірок, а присвоєне ім’я. Цей спосіб зручний перш за все тим, що дозволяє запобігти появі помилок при зазначенні адреси діапазону комірок у формулах.

Як імена комірок та їх діапазони, можна використовувати будь-який набір символів до 255, крім пробілу. Бажано, щоб назва ділянки нагадувала про тип інформації в її комірках.

Давати імена можна не лише суміжним ділянкам, аде й діапазонам комірок, розкиданих у різних місцях електронної таблиці.

На спробу присвоїти певній ділянці вже існуюче ім’я Excel буде реагувати по різному, залежно від вибраного способу. Якщо для задання імені використаний рядок введення формул, то просто відбудеться виділення ділянки, в якій воно було раніше задане. Якщо ж це ім’я вже вказане в списку імен діалогового вікна Присвоение имени, то воно буде присвоєне новій ділянці, а попередня буде безіменною.

Введення та редагування даних

Перший (основний) курсор, що має вигляд прямокутної рамки, обводить ділянку однієї з комірок. При цьому він вказує на активну комірку. Другий курсор, у вигляді вертикальної риски, може знаходитись або в рядку формул, або в середині активної комірки.

Введення даних здійснюється як безпосередньо в активну комірку, так і в рядок формул.

Комірка може містити до 255 символів. Якщо кількість символів в активній комірці більша за ширину стовпчика (9 символів), то на екрані відбувається затирання частини даних по правому краю комірки, якщо сусідня комірка містить довільну інформацію. Зрізаний текст повністю відображається в рядку формул.

Комірки електронної таблиці можуть містити різноманітну інформацію: текст, числові значення, формули.

При введенні інформації в комірки таблиці Excel автоматично встановлює формати даних. При цьому всі дані, над якими можна проводити обчислення (числа, грошові та процентні одиниці, дата, час тощо), за замовчуванням вирівнюються по правому краю комірок, а текстова інформація – по лівому краю.

Якщо потрібно ввести якісь дані в комірку, то попередньо її треба виділити. Після цього можна вводити дані з клавіатури або за допомогою миші.

Якщо в комірці, в яку вводиться нове значення, раніше вже знаходилась інформація, то вона автоматично знищується. Для редагування вмісту комірки потрібно її активізувати і в рядку формул внести відповідні зміни. Можна також редагувати значення безпосередньо в комірці. Для цього потрібно відмітити відповідну комірку і натиснути клавішу [ F2 ] або двічі натиснути ліву клавішу мишки, підвівши її до відповідної комірки. При цьому всередині комірки з’являється курсор.

Введення даних у комірку завершується натисканням клавіші [ Enter ], кнопки (Ввод) в рядку формул або після переходу в іншу комірку клавішами керування курсором. Відмінити введені дані в комірку дозволяє клавіша [ Esc ] або кнопка (Отмена) рядку формул.

Відмінити виконані зміни можна за допомогою команди меню Правка Þ Отменить, або комбінації клавіш [ Ctrl+Z ], або кнопки (Отменить) на стандартній панелі інструментів.

Щоб розбити довгий текст на окремі рядки, потрібно помістити курсор в рядку формул і в тому місці, де повинен починатися новий рядок, натиснути комбінацію клавіш [ Ctrl+Enter ].

Введення даних з автозаповненням. Якщо потрібно ввести якусь послідовність даних (дні тижня, назви місяців, послідовність чисел), то достатньо ввести перше значення послідовності. Після цього встановіть вказівник миші на нижній правий кутик маркера заповнення та, натиснувши праву кнопку миші, перетягніть курсор (який прийме форму чорного хрестика) на необхідну для заповнення наступну комірку. При цьому з’явиться спливаюча підказка, в якій буде видно наступне значення, яке опиниться в комірці.

Якщо потрібно заповнити комірки якимись числовими значеннями або значеннями дати чи часу, то задайте два початкових значення послідовності. Виділіть обидві комірки та

перетягніть їх на потрібне місце, їх значення автоматично перераховуватимуться відповідно до заданої послідовності.

Якщо необхідно ввести члени прогресії (арифметичної чи геометричної), можна скористатися вбудованою функцією заповнення. Для цього введіть перший член прогресії потрібну комірку, виберіть команду Правка Þ Заполнить Þ Прогрессия, у діалоговому вікні (мал. 1.4),яке відкриється, задайте потрібні Вам опції: розміщення, тип, крок, граничне значення. Після натискання кнопки ОК послідовність чисел розміститься у потрібному діапазоні.

Програма дозволяє створювати списки автозаповнення. Для цього виберіть команду меню Сервис Þ Параметры, на вкладці Списки виділіть Новый список та натисніть кнопку Добавить. У вікні Списки наберіть потрібну Вам послідовність. Після введення кожного елементу послідовності натискайте клавішу [ Enter ]. Після завершення введення списку клацніть по кнопці ОК.

Мал.1.4. Діалогове вікно Прогрессия

Введення даних з використанням функції Автозавершение. При введенні декількох початкових літер фрази, яка уже вводилась в таблицю, функція Автозавершение автоматично введе в комірку всю фразу. Слід зауважити, що ця функція працює лише з стовпцями, тобто текст автоматично вводиться лише тоді, якщо він зустрічався в комірці біжучого стовпчика.

Зауваження. За замовчуванням ця функція завжди активна. Якщо Вам потрібно відмінити її дію, то відкрийте меню Сервис та виберіть пункт Параметры. На вкладці Правка відключіть опцію автозаполение значений ячеек.

Створення коментарів (приміток). Програма Excel дає можливість доповнювати інформацію в комірках шляхом створення коментарів (приміток) (мал. 1.5). У примітках можна вводити додаткову інформацію, яка може полегшити роботу користувачеві. Примітка автоматично спливає у спеціальному вікні зразу ж після підведення курсору до потрібної комірки. Для того щоб записати примітку до комірки, активізуйте її, виберіть пункт меню Вставка Þ Примечание, у полі, яке відкриється, введіть текст примітки та клацніть за межами вікна примітки. Розмір поля примітки можна змінювати подібно до розміру будь-якого об’єкту, вставленого в таблицю.

Лекція 3

Виділення, копіювання і перенесення інформації в таблицях

План

Виділення діапазонів клітин

Присвоєння імені діапазонам

Копіювання та переміщення даних у таблиці

Знищення інформації

Пошук та заміна інформації в клітинах

Виділення комірок та діапазонів комірок

Щоб виділити комірку, необхідно перемістити на неї вказівник комірки (потовщену рамку) за допомогою клавіш керування курсором, їх комбінацій, описаних в табл. 1.3,або клацнути по потрібній комірці правою клавішею миші. У результаті цього в полі імені рядка формул висвітлиться адреса активної комірки.

Виділити діапазон можна одним з описаних способів:

§ встановити курсор миші на першу комірку діапазону і перетягнути вказівник миші на діагонально протилежну комірку діапазону;

§ встановити курсор на першу комірку діапазону, натиснути клавішу [ Shift ] і, не відпускаючи її, клацнути лівою кнопкою миші по останній комірці потрібного діапазону;

§ для виділення цілого рядка (стовпчика) потрібно клацнути лівою кнопкою миші на його заголовку;

§ для виділення декількох стовпців потрібно активізувати заголо­вок першого з них, натиснути ліву кнопку миші і, притримуючи її, перемістити вказівник до заголовка останнього стовпця, який потрібно виділити (групу рядків виділяють аналогічно);

§ для виділення цілого робочого аркуша клацніть лівою кнопкою миші по спеціальній мітці, яка знаходиться вище заголовків рядків та лівіше заголовків стовпців. Можна також скористатись комбінацією клавіш [ Ctrl+A ];

§ для виділення несуміжних діапазонів відмітьте перший діапазон, а всі наступні виділяйте мишею при натиснутій клавіші [ Ctrl ].

§ для виділення декількох робочих аркушів виберіть ярлик першого робочого аркуша, а тоді – всі наступні робочі аркуші при натиснутій клавіші [ Ctrl ]; якщо кілька потрібних аркушів ідуть у списку підряд, то можна виділити перший, а тоді натиснути клавішу [ Shift ] і, не відпускаючи її, вибрати лівою кнопкою миші останній робочий аркуш з необхідного діапазону.

Виділені комірки діапазону забарвлені кольором.

Для відміни виділення достатньо клацнути поза виділеним фрагментом або натиснути одну з клавіш керування курсором.

Присвоєння імені діапазонам

Присвоювати імена можна як окремим коміркам, так і суміжним та несуміжним діапазонам.

Для присвоєння імені відповідному діапазону комірок його потрібно виділити. Після цього можна скористатися одним з запропонованих способів.

Спосіб 1. Помістіть курсор в поле імен (яке знаходиться в лівій частині рядка формул), вкажіть для нього ім’я і натисніть клавішу [ Enter ].

Спосіб 2. Виберіть пункт меню Вставка Þ Имя, а в ньому команду Присвоить.... В результаті відкриється діалогове вікно Присвоение имени (мал. 7.6), в якому в полі Имя вкажіть ім’я ділянки (у полі Формула можна побачити посилання на виділений діапазон комірок). Після цього натисніть кнопки Добавить і OK.

Переглянути усі імена діапазонів (комірок) активної робочої книги можна у списку поля імен (зліва від рядка формул). Якщо у цьому списку вибрати якесь ім’я, тобто активізувати його, то названий діапазон (комірка) зразу ж виділитися.

Імена всіх ділянок даної робочої книги виводяться в списку Применить имена діалогового вікна Применение имени, що відкривається командою Вставка Þ Имя Þ Применить....

Мал. 1.6. Діалогове вікно Присвоение имени

Інколи виникає потреба одночасно вказати імена кількох ділянок, що утворюють один діапазон. У цьому випадку потрібно виділити весь діапазон комірок разом з майбутніми іменами ділянок, а потім у пункті меню Вставка вибрати підпункт Имя та команду Создать.... На екрані з’явиться діалогове вікно Создать имена. У цьому вікні потрібно вказані позиції комірок виділеної ділянки, текст яких буде визначений в ролі імен відповідних ділянок. При цьому можна вибрати одну з таких опцій:

§ в верхней строке – назви відповідних ділянок знаходяться у першому рядку виділених комірок;

§ в левом столбце – назви відповідних ділянок знаходяться у першому стовпчику виділених комірок:

§ в нижней строке назви відповідних ділянок знаходяться в останньому рядку виділених комірок;

§ в правом столбце – назви відповідних ділянок знаходяться в останньому стовпчику виділених комірок.

Копіювання та переміщення даних у таблиці

Існує багато способів копіювання та переміщення інформації в таблицях. Це можна здійснити через буфер обміну або за технологією Drug and Drop. Слід пам’ятати, що вміст комірки, в яку переносяться дані, автоматично знищується. Для того щоб уникнути цього, необхідно у те місце електронної таблиці, де вносяться дані, вставити порожні комірки.

Для копіювання чи перенесення вмісту поточного робочого аркуша в іншу робочу книгу або на інший робочий аркуш використовується копіювання аркушів.

Якщо Вам потрібно скопіювати не всю інформацію з комірки (зміст та форму), а якісь окремі елементи (значення, формати, примітки, ширину стовпця, формули тощо), програма дозволить це зробити за допомогою команди Специальная вставка. Ця команда передбачає можливість транспонування таблиці.

Способи копіювання та переміщення інформації в таблицях:

Спосіб 1 – через буфер обміну. Він полягає в тому, що виділений фрагмент копіюється в буфер обміну, а потім копіюється чи переміщається у потрібне місце таблиці.

Щоб скопіювати виділений фрагмент у буфер обміну потрібно виділити потрібний фрагмент і виконати одну з таких дій:

§ вибрати команду меню Правка Þ Копировать

§ натиснути клавіші [ Ctrl+Insert] або [ Ctrl+C ]

§ натиснути кнопку стандартної панелі інструментів;

§ вибрати команду Копировать контекстного меню.

Після копіювання у буфер обміну вставте виділений фрагмент у потрібне місце таблиці. Для цього виконайте одну з описаних нижче дій:

§ виберіть команду Правка Þ Вставить;

§ натисніть комбінації клавіш [Shift+Insert] або [ Ctrl+V ];

§ натисніть кнопку стандартної панелі інструментів;

§ виберіть команду Вставить контекстного меню.

Якщо потрібно перемістити фрагмент даних, то спочатку копіюють інформацію у буфер обміну зі знищенням її зі старого місця, а потім вставляють у потрібне місце робочої книги.

Щоб скопіювати фрагмент зі знищенням, виконайте одну з запропонованих операцій:

§ виберіть команду меню Правка Þ Вырезать;

§ натисніть клавіші [ Shift+Delete] або [ Ctrl+X ]

§ натисніть кнопку стандартної панелі інструментів;

§ виберіть команду Вырезать контекстного меню.

Спосіб 2 – за технологією Drug and Drop. Для цього потрібно виділити відповідний діапазон комірок, тоді встановити курсор миші на межу цього діапазону, натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи її, перетягнути в потрібне місце. У результаті відбудеться перенесення вмісту комірок в іншу ділянку електронної таблиці. Для копіювання вмісту комірок послідовність дій така ж, але при цьому слід утримувати натиснутою клавішу [ Ctrl ].

Спосіб 3 – за допомогою контекстного меню. Він використовується для копіювання, перенесення вмісту поточного робочого аркуша в іншу робочу книгу або на інший робочий аркуш. Для цього потрібно активізувати контекстне меню ярличка активного робочого аркуша і вибрати команду Пере­местить/скопировать. Розкриється діалогове вікно Переместить или скопировать, в якому в полі в книгу потрібно вказати назву робочої книги, в яку здійснюється копіювання (перенесення) інформації. В полі Перед листом вкажіть назву робочого аркуша, на який потрібно скопіювати (перенести) інформацію. Для виконання операції копіювання необхідно відмітити опцію Создавать копию, а для перенесення – залишити її невідміченою. Потрібно зауважити, що дана команда здійснює копіювання (перенесення) цілого робочого аркуша, а тому для копіювання діапазону комірок краще скористатись буфером обміну.

Знищення інформації

Якщо дані введено в комірку неправильно, то їх можна вилучити одним із таких способів:

§ натисніть клавішу [ Delete ] або [ Backspace ];

§ у контекстному меню виділеного фрагменту виберіть коман­ду Очистить содержимое;

§ у меню Правка виберіть команду Очистить Þ Содержимое.

За допомогою команди Очистить меню Правка можна знищувати не лише

інформацію, а і формати даних (інформація при цьому залишиться). Для цього потрібно вибрати в команді Правка Þ Очистить одну з опцій:

§ Форматы (це знищить лише формати даних, а саму інформацію залишить);

§ Содержимое (це знищить дані в комірці);

§ Примечания (це знищить примітку до комірки);

§ Все (це повністю очистить комірки: дані, їх формати та примітки).

Пошук та заміна інформації в комірках

Для того щоб знайти потрібну інформацію в комірках таблиці, потрібно в пункті меню Правка вибрати команду Найти. При цьому відкривається діалогове вікно Найти (мал. 1.11),в якому в полі Что вкажіть шукану інформацію.

У списку Просматривать вказується напрямок пошуку: по строкам – по рядках або по столбцам – по стовпцях таблиці. У списку Область поиска вкажіть ділянку пошуку інформації: формулы – шукати в формулах, значения – за значеннями, що зберігаються в комірках, або примечания – серед приміток до комірок.

Мал. 1.11. Діалогове вікно Найти

Крім цього, у вікні є дві додаткові опції: Учитывать регистр – розрізняти великі і малі літери в потрібному тексті; Ячейка целиком – пошук випадків повного співпадіння фрагмента, вказаного в полі Что, зі значенням комірки. Вказавши всі необхідні параметри пошуку, для того щоб розпочати пошук натисніть кнопку Найти далее. Якщо потрібно повторити операцію останнього пошуку, то можна скористатись функціональною клавішею [ F4 ].

У вікні Найти є також командна кнопка Заменить, яка перетворює дане вікно у вікно заміни знайденої інформації на іншу. Це вікно можна також викликати командою меню Правка Þ Заменить....

Мал. 1.12. Діалогове вікно Заменить

Вікно Заменить (мал. 1.12) відрізняється від вікна Найти наявністю поля Заменить на, де вказується текст, на який замінюється знайдена інформація. Вказавши параметри для пошуку та заміни, потрібно натиснути кнопку Найти далее. Курсор потрапляє на перше входження потрібного тексту в електронну таблицю. Якщо користувачу потрібно замінити цей текст, то слід натиснути кнопку Заменить. В іншому випадку – натиснути кнопку Найти далее для пошуку наступного входження тексту. Кнопка Заменить все дозволяє замінити даний текст по всій електронній таблиці.