Типы управления деловыми совещаниями

В литературе по менеджменту достаточно широко представлены возможные стили управления такие как авторитарный (директивный), либеральный (попустительский) и демократический (коллегиальный). Однако, не всегда стили руководства “выступают в чистом виде и ни один из них не может претендовать на универсальность, применимость во всех без исключения условиях”. Эти стили руководства проецируются и на тип управления деловым совещанием. Однако следует подчеркнуть, что в основании приведенной типологии ведущими, как правило, являются психологические критерии взаимоотношения между управленцем и исполнителями. “Стиль - это индивидуальный способ использования социальных и психологических технологий в управлении”. В приведенной ниже типологии типы управления деловым совещанием модифицированы с точки зрения функционального подхода. Чтобы избежать смешения между психологическим и функциональным подходом, мы вводим “ типы” управления, в отличие от “ стилей”.

Кроме того в приведенной нами типологии введены два промежуточных типа управления.

Знание типов управления и умение правильно относить реальное деловое совещание к одному из типов является необходимым условием для коррекции делового совещания в сторону большей эффективности. А способность руководителя правило выбирать подходящий для ситуации тип делового совещания и умело управлять в рамках выбранного чистого или смешанного типа можно считать “высшим пилотажем” мастерства управления совещанием.

Для начала выделим два крайних, противоположных стиля делового совещания по системе способов взаимодействия руководителя совещания с руководимыми: директивный (автократический) и анархический (хаотический).

Директивная модель <1 тип>

Директивному типу свойственны жестко-функциональные методы ведения делового совещания. Специфичными чертами этого типа совещания выступают:

· автономное принятие решения руководителем;

· требование руководителя к беспрекословному подчинению исполнителя;

· игнорирование руководителем мнений подчиненных;

· не посвященные руководителем исполнителей в ближайшие планы организации;

· удержание руководителем подчиненных на выгодной ему дистанции

Этот тип, в силу его крайностей, легко опознаваем в практике совещания. Авторитарный тип может быть эффективен лишь в сугубо экстремальных, “авральных” ситуациях, в условиях “цейтнота”, когда нет времени для продолжительных согласований. В этом случае руководитель берет всю ответственность за последствия на себя и требует от подчиненных неукоснительного выполнения принятого решения.

Как-то мы стали свидетелями забавного эпизода ярко иллюстрирующего авторитарный тип проведения совещания. Один из сотрудников обратился к коллеге с вопросом пойдет ли тот на совещание. Второй ответил: “Зачем? Я уже знаю какое решения принял генеральный по вопросу, ради которого собирается совещание”. Очевидно, что совещание, о котором велась речь служит лишь декорацией коллегиальности, образно говоря - дань демократической моде.

Руководитель, использующий только директивный тип совещания, обрекает себя на одиночество, а решения, которые он принимает - на искаженную реализацию. Попытка снять неадекватность выполнения подчиненными его решений, часто приводит к большим и не экономичным энергетическим- временным затратам. Такой управленец обычно все “тащит на себе” и незаменим в непривлекательном смысле этого слова. Не заменилось в решение даже мелких вопросов фирмы, конечно, приятно ласкает самолюбие некоторых директоров, но делу, как правило, вредит. Не говоря уже о том, что такому руководителю проблематично уйти в отпуск.

Анархическая модель <2 тип>

Данный тип совещания предполагает “зеленый” свет всем инициативам и мнениям всех участников совещания, при отсутствии субординации и других формальных признаков. Качественными характеристиками этого типа являются:

· нечеткое согласование цели совещания;

· отсутствие организатора совещания;

· пренебрежение нормами взаимодействия участниками;

· равнозначность всех голосов;

· игнорирование профессиональных отличий участников дискуссии;

· отсутствие временных регламентов;

· периферийность оформления содержаний выступлений;

· бесконтрольность процессов коммуникации;

· самоустраненность руководителя от процесса управления совещанием

· и др.

Анархическая модель применима только при высокой степени неопределенности в проблемной ситуации, где требуется творческие нестандартные решения. Такой “мозговой штурм”, предполагающий столкновение различных знаний представителей многообразных профессиональных направлений, иногда способен привести к оригинальному решению обсуждаемого вопроса.

Несмотря на наличие положительных сторон “мозгового штурма” в некоторых типах ситуаций, мы не разделяем увлеченности многих психологов, считающих данную форму чуть ли не панацеей в творческом решении управленческих проблем. На наш взгляд, сложноорганизованная коммуникация, которая будет рассмотрена ниже обладает куда большим творческим потенциалом/ Отсутствие норм и правил участия в совещании приводит к высокой хаотичности взаимодействий участников, что обычно не способствует выработке согласованного и качественного решения, так как способ всегда влияет на результат.

Приведем анекдотичный пример из нашего опыта. В перерыве совещания по проблеме эффективности продаж в одной из фирм консультант поинтересовался у среднего менеджера:

“Не кажется ли Вам, что Вы не очень организованно разрешаете проблему?”

“Какую проблему?”

“Проблему сбыта. Ради этого же собрано совещание”.

“Да? Меня никто не предупредил. Я думал собрались просто пообщаться?”

Согласитесь, такое участие в совещании возможно только в хаотичной модели.

Кроме проблем продуктивности в хаотичном совещании могут возникать психологические напряжения особенно у не очень активных сотрудников, не умеющих “пробивать” свое мнение. Зачастую следствием такого типа совещания становятся взаимные обиды на невнимательность, недовольства связанные с низкой эффективностью работы совещания, уныния от неорганизованности происходящего, скепсис относительно принципиальной возможности согласоваться и пр.

Демократическая модель <3 тип>

Демократической (коллегиальной) модели совещания свойственно снятие крайностей автократического и анархического типов совещания. Демократическая модель является наиболее перспективной, особенно в сложных формах коллективной управленческой аналитики.

Схематически отношение этих типов можно представить так (см. сх. 1):