Отчетность. Отчеты заполняются на специальном сайте, инструкция по заполнению отчета во вложении

Отчеты заполняются на специальном сайте, инструкция по заполнению отчета во вложении.

Координатор заполняет отчет, еженедельно до 18-00 вторника следующего за прошедшей неделей

Заполняемый на сайте отчет должен обязательно содержать комментарии.

Какие должны быть комментарии:

- информация, о наличии активностей конкурентов (любых конкурентов Проктера, а не только кокуренов по брендам учасвующим в активности) с описанием механики.

- информация от потребителей (что нравится \ не нравится в продукции, механике и т.д.).

- информация о временном интервале, в который магазин имеет наибольшую проходимость.

- информацию об отсутствии в продаже каких либо продуктов участвующих в акции с указание наименования продукции.

- если не выполнен план по выдачи призов в час, то обязательно указываем причину почему мы не выполнили план.

Фото чеков от промоутеров, отчеты чеккеров хранятся у вас и предоставляются по запросу.

Фотоотчет

При каждом визите чеккера, менеджера, супервайзера с целью проверки качества работы промоутеров необходимо делать несколько фотографий. Фотоотчет (2-3 фотографии с каждой ТТ) необходимо высылать еженедельно вместе с отчетом о выдачи призов.

Требования к фотографиям:

- высылается еженедельно во вторник до 15-00 по московскому времени.

- в теме письма с отчетом необходимо указать наименование активности, наименование города по которому высылается отчет.

- каждую фотографию необходимо подписать – город, название активности, сеть, адрес.

- обязательно наличие даты и времени на фотографии.

- фотографии должны быть четкие без бликов и помех.

- на фотографиях должен быть изображен промоутер в процессе работы.

- не допускаются фотографии, на которых изображено все что не соответствует механике акции и требованиям предъявляемым к промоутерам и рабочему месту (сломанная или неправильно собранная промостойка, промоутер в своей одежде и т.д.)

Оплата

Для оплаты фактически отработанных часов промоутерам будет использоваться система найма промоутеров по договору возмездного оказания услуг и перечисления средств на карточку промоутера. При схеме работы через договор – ориентировочные сроки оплаты работы промоутеров 10 число каждого месяца.

По всем остальным затратам вы заполняете согласованную форму бюджета (во вложении), вносите в нее согласованные в июле ставки на супервайзера, чеккера и координацию (на первую неделю повышенная координация не предусмотрена). Если есть иные расходы, то их считаете в соответствии с действующей RC и высылаете на согласование. Предварительные бюджет необходимо выслать на согласование в течение 1 дня с момента получения брифа. Данный бюджет будет оплачиваться по стандартному приложению.

В сентябре продолжает работать система мотивации и демативации неофисных городов. В случае, если город отработал все запланированные промо часы, отработал без замечаний со стороны Москвы и МП, выполнил план продаж, демонстраций, выдачи семплов, то городу добавляется дополнительная неделя координации.

В случае, если в городе отработаны не все промочасы по вине города (не вышел промоутер и т.д., не пустили в ТТ и т.д.), если были замечания от Москвы или от МП по работе промоутеров, заполнению отчетности, соблюдения сроков предоставления информации, не выполнены поставленные планы то из финального бюджета города вычитается неделя координации.

Финальные бюджеты необходимо выслать на согласование в течение 3-х рабочих дней с момента окончания акции.