2015-06-30
2182
Классификация документов
ЕГСД- Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих организацию документальных процессов на предприятиях. Внедрение основных положений ЕГСД в практику работы учреждений, хотя она не имела юридической силы нормативного документа, позволило в 1974 -1997 гг. усовершенствовать на единой основе документирование управленческой деятельности, создать условия для разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления (АСУ) и их отдельных подсистем.
ГОСТ 16.48.7-70
В 1970 г. был введен в действие ГОСТ 16.48.7-70 ”Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, включивший определения 18 терминов (документ, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот и др.). Стандарт установил единую терминологию и ее обязательность для применения в документации всех видов. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось. В 1975 г. был утвержден ГОСТ 6.10.2-75 “Унифицированные системы документации. Термины и определения”, включавший определения уже 129 терминов.
|
|
|
УСД - Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированный документ - документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.
Унифицированная форма - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированных в определенном порядке на носителе информации.
Первичный документ - документ, содержащий исходную информацию.
УСОРД
Среди действующих УСД особое место для реализации общей для всех органов управления функции - организации системы и процессов управления, касающихся непосредственно организации управленческого труда, и в первую очередь его распорядительной и исполнительной деятельности, - принадлежит унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).
УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно-распорядительных задач управления.
Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.
|
|
|
Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.
Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-отчетные, по личному составу и т.д.
По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.
По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные.
Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.
По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические.
Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.
К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы.
Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях.
Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.
По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.
По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.
По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.
По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.
По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.
ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»
Обязательные реквизиты электронных документов:
Ò Код и наименование организации-создателя документа;
|
|
|
Ò Местонахождение организации организации-создателя документа или почтовый адрес;
Ò Код формы документа;
Ò Название документа;
Ò Дата подписания документа;
Ò Кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа.
ГОСТ. Р.6.30- 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
Состав реквизитов документов;
Требования к оформлению реквизитов документов;
Требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением государственного герба российской федерации.
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН / КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Размещение реквизитов и их взаимное расположение
Восемь стандартных положений табулятора:
0 - граница левого поля;
1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;
2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;
|
|
|
3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;
4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;
5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;
6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;
7 - после 56 печатных знаков от границы левого поля.
