Тема 1. Документоведение как наука

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Ульяновский государственный университет

Факультет культуры и искусства

И.А. Кутейников

Документоведение

Учебное пособие

Конспект лекций для подготовки к экзаменам

Для студентов факультета культуры и искусства

Направление бакалавриата 034700 «Документоведение и архивоведение»

Профиль «Документоведение и ДОУ»

Ульяновск

Г.

Тема 1. Документоведение как наука

1. Предмет и объект документоведения

2. Содержание и задачи курса «документоведение»

3. История документоведения

1. С древних времен люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам.

Например, создание документа проходит по следующему регламенту:

- сбор необходимой информации для составления документа;

- составление и оформление документа;

- согласование его с заинтересованными лицами;

- подписание документа;

- введение документа в документооборот.

В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности, например:

- важные документы должны быть зарегистрированы;

- исполнение срочных и важных документов должно контроли­роваться;

- при хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти необходимый документ;

- через определенное время часть документов должна переда­ваться на архивное хранение, другая часть - уничтожаться.

Правила документирования и работы с документами, вначале негласные, разрозненные становились традициями, а затем обязательными, закрепленными в нормативных актах. Так постепенно складывалась теория документоведения.

Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:

- закономерности образования документов;

- способы их создания;

- становление и развитие систем документации, складывающие­ся в различных отраслях человеческой деятельности.

Предметом изучения курса документоведения являются:

- документы;

- способы документирования.

Объектами изучения документоведения являются:

• функции, свойства и структура документов;

• закономерности создания документов;

• способы документирования;

• создание систем документации;

• принципы организации документооборота;

• пути совершенствования документационных процессов в об­ществе.

Документоведение связано с теорией информации, лингвисти­кой, историей, правом, архивоведением, информатикой и дру­гими науками.

Актуальной задачей документоведения является теоретическое обоснование и определение направлений совершенствования современных документационных процессов.

2. Документирование - неотъемлемая черта со­временного этапа развития цивилизации. Документы и доку­ментная информация лежат в основе большинства управленче­ских решений и являются их материальным воплощением, обеспечивая юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Знание документоведения и владение делопроиз­водством стало важным для большинства офисных работников. Обучение студентов по направлению бакалавриата «Документоведение и архивоведение» профиля «Документоведение и документационное обеспечение управления» необходимо для подготовки:

• менеджеров различного уровня;

• специалистов в сфере финансов и бухгалтерского учета;

• юристов;

• специалистов по работе с персоналом;

• специалистов других областей, работающих с документами.

Главная задача курса заключается в том, чтобы изучить:

• теоретические основы документоведения;

• современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

В результате изучения дисциплины "Документоведение и документационное обеспечение управления" специалист должен знать:

• способы документирования;

• свойства и функции документа;

• структуру и формуляр современного документа;

•основной состав документов предприятия;

• законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;

• системы документации;

• правила составления и оформления документов;

• организацию работы с документами;

• правила систематизации документов предприятия;

• правила составления номенклатуры дел;

• правила проведения экспертизы ценности документов;

• особенности работы с конфиденциальными документами;

• состав, структуру и функции службы документационного обес­печения управления;

• системы электронного документооборота;

• основы создания архива организации.

При этом специалист должен уметь:

• разрабатывать основные бланки и шаблоны документов предприятия;

• составлять документы по различным управленческим ситуациям;

• строить рациональную схему делопроизводства предприятия;

• организовывать контроль за сроками исполнения документов;

• самостоятельно проводить систематизацию документов и фор­мирование дел;

• составлять номенклатуру дел организации;

• определять сроки хранения документов;

• работать с конфиденциальными документами;

• готовить дела к передаче на архивное хранение.

3. Документоведение в России возникло в XVI-XV1I веках. Появи­лись первые устойчивые формы документов. Связано это было:

• с развитием торговых отношений;

• с развитием правовых отношений;

• с развитием международных связей.

В начале XVIII века рост документов привел:

• к созданию унифицированных форм документов;

• к составлению правил документирования;

• к закреплению правил составления документов законодатель­ными актами государства.

В XVIH-XIX веках устанавливаются:

• правовые основы документирования;

• основы классификации документов (деление их на внутренние и внешние).

В первой половине XX века:

• создаются унифицированные системы документации;

• вводятся понятия - научная, историческая и правовая ценность документов.

В 1943 г. преподавателем Московского государственного историко-архивного института профессором КГ. Митяевым вво­дится термин «документоведение» и разрабатывается самостоятельный научный курс.

К концу 1950-х - началу 1960-х гг. в связи с научно-технической революцией в стране:

• увеличиваются объемы информации;

• резко возрастает количество документов;

• возникает необходимость в научных исследованиях в области документоведения;

• возникает необходимость в подготовке специалистов в этой области.

Все это послужило дальнейшим толчком к развитию докумен­товедения как научной и учебной дисциплины. В 1960-х гг.:

• разрабатывается и внедряется Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);

• создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (1966 г.);

• появляются первые специальные научные работы, посвящен­ные объекту документоведения и его задачам.

В 1990-е гг. вводится термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспече­ние управления". Появление этих терминов связано с внедре­нием компьютерных технологий в работу с документами. Конец XX века - начало XXI века характеризуется:

• использованием наряду с традиционными документами элек­тронных документов;

• разработкой концепций электронного делопроизводства и до­кументооборота.