Мова ділових паперів

Текст – головний елемент документа. У тексті документа необхідно

сформулювати причину й мету його укладення, розкрити суть конкретної справи, зробити певні висновки, спираючись на факти й докази.

Основні вимоги до мови ділових паперів:

1. Дотримання норм офіційно-ділового стилю сучасної літературної мови.

2. Наявність слів, які вживаються в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні: належний, повинний, вищевказаний, що нижче підписалися тощо.

3. Використання термінів і професіоналізмів, зумовлене тематикою, змістом службових документів.

4. Уживання складних відіменних прийменників: з метою надання допомоги, у порядку надання допомоги.

5. Обмежене вживання речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду переліками.

Текст документа повинен складатися з таких логічних елементів: вступу, доказів, закінчення. Часом у тексті висновки передують закінченню.

У вступі викладаються причини та безпосередній привід до складення службового документа. У цій частині тексту почасти наводять посилання на інші, раніше одержані документи, що послужили підґрунтям для створення нового документа.

У доведенні (доказах) виражається сутність питання, наводяться докази, факти, цифрові дані, які обґрунтовують правильність порушува-ного питання. Складне доведення зазвичай закінчується висновком. Докази повинні переконати адресата у необхідності задоволення клопотання, прохання чи вимоги.

Закінчення – обов’язкова логічна частина, у якій формулюється мета документа, його провідна думка, прохання, пропозиція, згода, відмова [14].

Стислість викладу тексту досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових та дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.

У документуванні управлінської, виробничої та наукової діяльності часто використовуються графічні скорочення загальновживаних слів і термінів. Варто пам’ятати, що для всіх граматичних форм одного й того самого слова застосовується одне й те саме скорочення. Завдяки скороченню слів заощаджується час на складання й оформлення тексту.