Актуализация банка документов СПС – это процесс включения в него новых документов и поддержания уже имеющихся документов в актуальном состоянии в соответствии с текущими изменениями законодательства.
Под оперативностью актуализации ИБ понимают промежуток времени от выхода документа в открытый доступ до появления этого документа в ИБ пользователя (см. схему 2.).
1) На первом этапе документ из принявшего органа поступает в Координационный центр Сети КонсультантПлюс в Москве. Наличие прямых договоров об информационном обмене между органами государственной власти и управления и компанией «КонсультантПлюс» обеспечивает высокую оперативность поступления новых документов в Координационный центр. Практически все документы поступают из официальной рассылки выпустивших их ведомств, причём ещё до даты их официальной публикации в печати.
2) На втором этапе производится обработка документа в Координационном центре и включение его в эталонный информационный банк. Обработка документа включает в себя подготовку электронной версии документа, его юридическую обработку, многоуровневую сверку электронной версии с бумажным оригиналом. От момента получения документа до момента включения его в эталонный банк проходит всего 1-3 дня, причём 50% документов обрабатывается за один день.
3) На третьем этапе новые документы передаются с очередным пополнением из Координационного центра в Региональные информационные центры (РИЦ) Сети КонсультантПлюс. Пополнение передается в РИЦ по телекоммуникационным сетям ежедневно. Таким образом, обеспечивается ежедневная идентичность ИБ систем «КонсультантПлюс» на местах и эталонного банка в Координационном центре.
4) На четвертом этапе происходит доставка новых документов пользователям. Доставка пополнения ИБ пользователя осуществляется двумя способами: а) с использованием средств телекоммуникаций – ежедневно, б) доставка пополнения специалистами РИЦ – еженедельно.
Таким образом, время передачи документа от момента поступления его в рассылку соответствующего органа власти и управления до получения его конечным пользователем составляет от нескольких часов до одной недели.
Схема 2. Сроки доставки информации до
конечного пользователя систем «Консультант Плюс»
Органы власти | ||
I этап | ксерокопии документов с печатью (подписью) | от 1 часа до нескольких дней (зависит от внутренних правил документооборота министерств и ведомств) |
II этап | Координационный центр Сети КонсультантПлюс Техническая и юридическая обработка документов, включение документов в эталонный банк. От 1 до 3 дней (50% обрабатывается в 1 день) | |
III этап | файлы пополнения | в тот же день |
РИЦ Сети КонсультантПлюс Обновление своих информационных узлов. Формирование файлов пополнения для пользователей. | ||
файлы пополнения | в тот же день | |
Представители РИЦ, партнёры | ||
IV этап | инженером 1 раз в 7 дней | по модему в тот же день |
Пользователи СПС «КонсультантПлюс» |