Етикет ділового листування

2. Доповідні і пояснювальні записки

Література:

1. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення. – К.: Вища школа, 1997р.

2. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення. – Х.: Торсінг, 2001р.

3. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери – К.: А.С.К., 2001р.

4. Мацюк З.О., Станкевич Н.І. Українська мова професійного спілкування — К.: Каравела, 2005.

Студенти повинні знати: нормативи оформлення листів, доповідних та пояснювальних записок.

Студенти повинні вміти: складати різні види ділових листів, правильно писати доповідні та пояснювальні записки.

1. Етикет ділового листування

Під час написання листа дотримуватись таких правил:

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Найпоширеніші звертання:

Шановний (ім’я та по батькові)!

Шановний пане/пані…!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:

Високоповажний міністре!

Шановний директоре!

В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка.

Шановна Галино Володимирівно!

Шановний пане професоре!

Заміна його формою називного відмінка є ненормативною. Звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери із абзацу. Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

ІІ. Важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність:

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами…

Ми щиро вдячні Вам за те …

Вдячні Вам за запрошення…

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)…

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:

Із вдячністю підтверджуємо отримання листа…

Офіційно підтверджуємо свою згоду на …

Ми отримали Вашого листа з повідомленням…

Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову:

Відповідаючи на Ваш лист…

Відповідно до контракту № …, що був підписаний між нашими установами…

Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо…

До інвесторів, керівників установ, клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханням. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:

Будь ласка, повідомте нам про …

Просимо Вас, терміново оплатити рахунок…

Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь…

У діловому світі з різних причин виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких Ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю…

Просимо вибачення за прикре непорозуміння …

Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи…

У листах-нагадуваннях потрібно ввічливо, тактовно і ненав’язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:

Змушені нагадати Вам…

Вважаємо за свій обов’язок нагадати Вам про …

Дозвольте нагадати Вам …

Іноді слід проявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:

Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то відмовити слід аргументовано, коректно, доброзичливо. Сформулюйте відповідь так:

На жаль, ми не можемо прийняти Ваші пропозиції…

Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості…

Вибачте, але ми не можемо надати (погодитися, направити)…

У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких фраз:

Повідомляємо Вам…

Раді повідомити Вам…

Цим листом повідомляємо, що…

ІІІ. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить від змісту листа. Так, можна повторити подяку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки “дякую” найуживаніше слово вихованої ділової людини:

Дозвольте ще раз подякувати Вам…

Щиро вдячні за…

Ще раз дякую за виявлену мені честь…

Доречними є наприкінці листа запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:

Запевняємо, що наша співпраця буде плідною…

Будемо раді співпрацювати з Вами…

Наприкінці листа можна висловити сподівання:

Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас…

Маємо надію, що це піде на користь справі…

Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами…

IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:

З повагою. Із вдячністю і пошаною. Бажаємо успіхів

V. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата. Слід завжди пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, аргументованість.

Зразок листа-прохання:

Міністерство освіти і науки України

Харківський державний технічний університет

будівництва та архітектури

61040, Харків-40, вул. Сумська, 42,

тел. 402-911, 402-104

№ 01-6/24 11.01.2002

Міністерство у справах молоді та спорту

Оргкомітет спартакіади 2003

п. Семибрату В. Г.

про умови проведення спартакіади серед вищих навчаль­них закладів

Просимо надіслати пакет документів щодо умов прове­дення загальнодержавної спартакіади серед вищих навчаль­них закладів 2003-го року.

Додатки на 10 с. в 1 пр.:

1) характеристика та стан спортивної бази;

2) перелік і характеристика спортивних секцій;

3) список студентів-спортсменів, розрядників, призерів.

Із повагою завідувач навчально-виховною роботою (підпис) В. С. Микитенко

Листи-відповіді за змістом залежні від ініціативних листів, оскільки їх тема і характер були вже задані запитом, прохан­ням та ін., на дату й номер яких повинно бути обов'язкове посилання. Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову пропозиції тощо, за­явлених в ініціативному листі.

Головні умови, що висуваються до змісту листа-відповіді, полягають у чіткості формулювань щодо попередніх прохань (запитів), міри чи ступеня, часу та якості її виконання. Відмова, зміна обсягу робіт, послуг і часу їх виконання повинні бути вагомо обґрунтовані й коректно викладені.

Рекомендаційний лист — документ, близький до характе­ристики, але не обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити термін роботи працівника в даній орга­нізації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо. Інформація повинна бути об'єктив­ною та виваженою, оскільки це справа честі й імені вашої орга­нізації та подальша доля рекомендованого.

Існує інший тип рекомендаційного листа, який заочно реко­мендує пред'явника й допомагає йому швидко заручитися підтримкою за місцем перебування.

Зразок рекомендаційного листа:

м. Маріуполь

04.08.2002

Вельмишановний Зиновію Тадейовичу!

Подавець цього листа, Орест Богданович Савчук, перебува­тиме два тижні у Вашому чудовому місті у справах фірми. Це мій колега й близький друг.

Буду щиро вдячний, якщо Ви виконаєте його прохання й на­дасте підтримку на час перебування в Торонто.

Завчасно дякую за ласкавість і передаю найщиріші вітан­ня родині.

Із повагою Ваш Максим Білик.

2. Доповідні і пояснювальні записки

Доповідна записка — службовий документ, адресується керівникові організації, в якій працює адресант (вона називається в нутрішньою) або керівництву вищої інстанції, якій підпорядковані установа, підприємство, організація (називається зовнішньою), містить детальний виклад якогось питання з висновками і пропозиціями та способу їх виконання.

Доповідні записки поділяють на звітні, інфор­маційні, ініціативні.

Текст доповідної записки має дві частини: описову, чи констатаційну, в якій викладається ситуація, що скла­лася; друга частина містить виклад пропозицій або про­хань, спосіб їх виконання.

Якщо доповідна записка (звітна, інформаційна) вихо­дить від установи або структурної частини, вона підпису­ється керівником, укладається на бланках, має дату, вихідний номер, місце видання, заголовок до тексту, назву адресата, текст, додатки, підпис і прізвище адресанта-керівника.

Вимоги до доповідної записки: зміст — лаконічний за формою викладу, наведені факти — достовірні, пропо­зиції — чітко сформульовані. Найчастіше доповідну (іні­ціативну) записку пишуть від руки в одному примірнику, другий можна зберігати як підтвердження про вручення Я керівництву (за бажанням адресанта).

Директорові Медвинської СШ

Богуславського р-ну Київської обл.

п. Сидоренку Т. П.

зав. бібліотеки Петренко Ганни

Олександрівни

Доповідна записка

Прошу Вашого сприяння щодо придбання за держав­ні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 1999 році:

Кислюков В. Ф., Лущик В. В. Будова й експлуатація ав­томобілів. 1999 — 10 примірників.

Огієнко І. Життєписи великих українців. 1999 — 3 примірники.

Юрківський В. М. Країни світу: Довідник. 1999 — 10 примірників.

Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».

23.03.2002 (підпис)