Фильтрация списков

С помощью фильтрации можно выводить и просматривать только те данные, которые удовлетворяют определенным условиям. Excel позволяет быстро и удобно просматривать требуемые данные из списка с помощью автофильтра.

Чтобы использовать автофильтр надо:

1. Выделить область списка для поиска с заголовками полей.

2. Выполнить команду Фильтр - Автофильтр в меню Данные. В заголовках каждого столбца появятся кнопки со стрелками вниз.

3. Щелкнуть по стрелке в столбце, по которому будет задаваться критерий. В появившемся окне списка критериев выбрать нужный критерий (ключ фильтрации). При выборе критерия все записи, не удовлетворяющие этому условию, становятся невидимыми.

Критерии фильтра находятся в списке в алфавитном порядке. В дополнение к ним имеется еще пять ключей: Первые 10, Условия, Пустые, Непустые, Все. Эти ключи позволяют найти в списке десять записей, ведущих по выбранному показателю; записи, удовлетворяющие условию, заданному пользователем; записи, не содержащие никакой информации; записи, ячейки выделенного поля которых не пусты.

Чтобы снова вывести на экран полный список, нужно в списке критериев фильтрации выделить строку Все или в меню Данные выбрать команду Фильтр - Показать все. Для отказа от фильтрации - повторить Фильтр - Автофильтр в меню Данные.

Для фильтрации данных по сложному критерию, а также для получения части исходного списка по нескольким заданным столбцам используется команда Расширенный фильтр меню Данные. Отличие этой команды от команды Автофильтр состоит в том, что отфильтрованные записи можно вынести в другое место рабочего листа, не испортив исходный список.

Чтобы использовать команду Расширенный фильтр, надо сначала создать таблицу поиска, таблицу критериев и таблицу вывода. Эти таблицы следует разместить на этом же рабочем листе, что и исходный список, но так, чтобы не скрывать лист во время фильтрации.

Для задания таблицы поиска надо выделить область списка для поиска с заголовками полей.

Для формирования таблицы критериев необходимо:

1. Скопировать имена полей списка, по которым будет задаваться условие, в ту часть рабочего листа, где будет располагаться таблица критериев. При этом число строк в таблице определяется числом критериев поиска. Включение пустых строк в таблицу недопустимо.

2. Задать критерии поиска. Задание критериев поиска в виде констант требует точной копии имен тех столбцов, которые задают условия фильтрации. Если критерии связаны оператором И, то они должны находится в одной строке, если ИЛИ - в разных. Можно создать таблицу критериев, в которой задается вычисляемый критерий, по которому ведется поиск записей. Ввод вычисляемых критериев поиска в таблицу критериев требует выполнения следующих правил:

2.1 Формула должна выводить логические значения Истина или Ложь. После выполнения поиска на экран выводятся только те строки, для которых результатом вычисления формулы будет Истина.

2.2 Формула должна ссылаться хотя бы на один столбец в списке.

Для задания таблицы (области)вывода - в свободное место рабочего листа скопировать имена тех полей, которые определяют вид выходного документа.

После чего выполнить команду Расширенный фильтр, по которой на экран будет выведено диалоговое окно, где надо задать область поиска исходного списка, область критериев, указать выполнять фильтрацию на исходном месте или перенести данные в другую область и если для отфильтрованых данных задана область вывода, то указать ее.

В условии фильтрации можно использовать возвращаемое формулой значение. При задании формул в условиях заголовок блока условия оставляют незаполненным. Используемая в условии формула должна ссылаться либо на заголовок столбца, либо на соответствующее поле первой записи списка. Например, в формуле =G5>СРЗНАЧ($E$5:$E$14) G5 ссылается на соответсвующее поле (столбец G) первой записи (строка 5) списка.. При использовании заголовка столбца в формуле условия вместо имени диапазона, в ячейке будет выведено значение #ИМЯ? или #ЗНАЧ!. Эту ошибку можно не исправлять, так как она не повлияет на результаты фильтрации.