Роль руководства

При составлении плана требуется значительный вклад со стороны подразделений, занимающихся обработкой данных. Однако процесс планирования в целом должен начинаться и заканчиваться на уровне высшего руководства.

Высшее руководство хорошо понимает уязвимость современной банковской технологии, базирующейся на вычислительной технике, и в связи с этим осознает необходимость составления плана действий на случай непредвиденных обстоятельств. Основная функция руководства — поддержка подобного планирования и назначение подразделения, которое должно этим заниматься.

Первым шагом является подготовка меморандума, отражающего позицию руководства. Такой меморандум может, например, гласить: "Каждое оперативное и административное подразделение несет ответственность за компьютерные системы сбора и обработки данных, от которых зависит работа банка. Поскольку эти системы обеспечивают функционирование банка, руководители оперативных подразделений должны понимать, что для них безостановочная работа компьютерных систем имеет большее значение, чем для руководителей подразделений, отвечающих за обработку данных". Разработка плана требует времени, терпения и прямого участия руководителей всех уровней. Нужно сформировать руководящий комитет из представителей всех направлений деятельности, который будет давать рекомендации по вопросам политики.

Для непосредственного составления плана действий в непредвиденных обстоятельствах можно создать особое подразделение, состоящее из руководителя и небольшой группы помощников. После окончания разработки плана руководитель группы может быть назначен координатором по планированию действий в непредвиденных обстоятельствах, подчиненным руководству службы обработки данных.

Заметим, что участие руководства должно быть постоянным, только в этом случае можно предотвратить устаревание плана и сохранить его пригодным к использованию.

Составление плана действий в непредвиденных обстоятельствах

План действий в непредвиденных обстоятельствах не может быть разработан одним человеком. Для гарантии успеха координатор должен иметь не только поддержку со стороны руководства, но и группу подчиненных. Эти сотрудники должны обладать определенным набором знаний в данной области. Нужно иметь в виду, что в случае бедствия восстановление работоспособности потребует затрат времени и средств, а одной из целей плана будет являться минимизация этих затрат.

В плане обязательно должны быть указаны следующие сведения:

· имена, адреса и номера телефонов ведущих сотрудников;

· цели и обязанности сотрудников при восстановлении деятельности;

· списки необходимых внешних ресурсов, включая технические средства, программное обеспечение, средства связи, данные, документы, офисное оборудование, документацию и персонал;

· вспомогательная информация — маршруты перевозок, карты, адреса и т.п.;

· процедуры, детально описывающие, как должны проводиться мобилизация персонала и восстановительные работы;

· административная деятельность по координации работ, связанных с восстановлением;

· процедуры постоянной корректировки и испытаний плана;

· список адресов для рассылки плана.

Детализировать план нужно до такой степени, чтобы максимально упростить принятие решений.

Следует ежеквартально проводить актуализацию плана, поддерживая точность приведенных в нем сведений. Аналогичным образом регулярно уточняется потребность в технических средствах и программном обеспечении для основных и резервных производственных помещений. Ответственность за ведение, испытания, обновление и рассылку плана возлагается на координатора. Испытания можно проводить в два этапа: сначала испытывать каждый элемент плана, а затем имитировать бедствие и испытать план целиком. При этом очень важным фактором остаются затраты.

Руководство должно исходить из того, что неблагоприятные события рано или поздно неизбежны. В связи с этим необходимо осуществить затраты, направленные на принятие мер предосторожности, которые сведут к минимуму отрицательные последствия неблагоприятных событий. Эти затраты в некоторой степени можно оправдать, если использовать план действий в непредвиденных обстоятельствах в целях маркетинга: демонстрировать крупным клиентам, что такой план существует и постоянно корректируется, обеспечивая тем самым бесперебойное функционирование банка в любых обстоятельствах.

Распространено мнение, что затраты на подобное планирование обычно не должны превышать 1% общих затрат на обработку данных, однако их конкретная величина устанавливается в соответствии с политикой организации.