Подготовка и передача дел (нарядов) и документов в архив

Судебные дела подлежат оформлению для сдачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Решение на передачу в архив дел и материалов принимает судья, их рассмотревший, или председатель суда. При этом судья проверяет все производство по делу, материалу. На обложке дела, материала проставляются отметки о передаче дела в архив, дата передачи и подпись судьи. Решение на сдачу номенклатуры дел, производств, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда.

В судебных делах (нарядах), подлежащих сдаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), работники отдела делопроизводства суда должны прошить и пронумеровать все приобщенные к делу документы, составить их внутреннюю опись, а также произвести другие действия по подготовке дела к сдаче, тщательно просмотрев все производство по делу и обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу судебного решения.

В конце дела (наряда), производства на отдельном листе-заверителе составляется заверительная надпись. На обложке дела проставляется индекс дела и срок хранения.

В журналах заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела (наряда), производства или чистый оборот листа последнего документа.

Если дело (наряд), производство было сформировано (прошито или переплетено) без листа-заверителя, то он наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела, производства.

Полное оформление дел в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов предусматривает: подшивку или переплет дела; изъятие из дела металлических скрепок и скобок; нумерацию листов и заполнение листа-заверителя; составление внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и окончания срока хранения и др.).

На обложках дел и производств, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются: наименование суда; фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса РФ, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления); даты

начала и окончания дела; номер производства по делу; количество листов в деле и срок хранения дела, производства.

Оформление дел общего делопроизводства осуществляется аналогично судебным делам.

Заголовки должны быть написаны светостойкими чернилами и четким почерком.

Листы в наряде подшиваются строго в хронологическом порядке. Переписка систематизируется в хронологической последовательности -документ-ответ помещается за документом-запросом.

Оконченные регистрационные журналы или книги, учетно-статистические карточки готовятся к сдаче в архив работниками отдела делопроизводства, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед сдачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов. После сдачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках отдельно по уголовным, гражданским и делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 100-150 учетно-статистических карточек.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитными указателями.