Страховые запасы служат своего рода «аварийным» источником снабжения в тех случаях, когда спрос на данный товар превышает ожидания. На практике спрос на товары удаётся точно спрогнозировать чрезвычайно редко. Это же относится и к точности предсказания сроков реализации заказов. Отсюда и необходимость в создании страховых товарно-материальных запасов.
Можно выделить несколько причин, по которым предприниматели заказывают больше объём товаров, чем требуется на данный момент. Во-первых, это связано с задержкой получения заказанных товаров. Во-вторых, возможность получить товар в неполном объёме, что вынуждает заказчиков (в особенности посредников) хранить какое-то время те или иные товары на складе. В-третьих, предоставление скидок, получаемые заказчиком при покупке им крупной партии товаров. В-четвертых, транспортные, накладные и др. расходы остаются одинаковыми независимо от объёма партии. Например, стоимость одного контейнера будет одна и та же независимо от того, загружен полностью контейнер или нет.
Создание запасов требует дополнительных финансовых затрат. Поэтому возникает необходимость в сокращении этих финансовых затрат с помощью достижения оптимального баланса между объёмом запаса, с одной стороны, а с другой — финансовыми затратами.
Следовательно, определение точного уровня необходимых резервных запасов зависит от трех факторов, а именно:
ü возможного колебания сроков восстановления уровня запасов;
ü колебания спроса на соответствующие товары на протяжении срока реализации заказа;
ü осуществляемой данной компанией стратегии обслуживания заказчиков.