Г) Контроль порядка использования времени

Еще один способ выяснения, сколько вре­мени уходит у вас на незначительные дела, кото­рые мало что дают вам как в личном, так и в про­фессиональном плане.

В течение недели заполняйте дневник или гра­фик расхода времени с использованием цветных карандашей. Для каждого вида деятельности определите свой цвет. Затушевывайте красным каранда­шом все малозначительные дела или время, потра­ченное впустую. Если в итоге ежедневник будет испещрен красными пометками — значит, вы тра­тите много времени без пользы. Подумайте, как мож­но избавиться от «красных» дел. Далее перераспре­делите свои занятия так, чтобы непродуктивные дела были плотно сгруппированы по времени. В итоге время будет использоваться вами более эффектив­но. К примеру, заниматься подготовкой писем вы будете в течение получаса утром, а не как преж­де — десять минут утром и двадцать после обеда.

Если страница ежедневника окажется заполнен­ной перемежающимися цветными строками, то ваша работа чрезвычайно фрагментирована. Если же в результате вы получите широкие полосы одного цвета — значит, вам уже с успехом удается консо­лидировать рабочие операции и группировать вмес­те однородные виды деятельности.

Учет времени поможет вам выяснить, какое ко­личество своего времени вы в действительности контролируете. Отмечайте все отвлекающие момен­ты своей работы, все случаи, когда другие люди или телефонные звонки отрывают вас от дел. Какая часть вашего рабочего времени определяется чужи­ми приоритетами? Выяснив для себя этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты.

Д) Таблица срочности/важности

Решения по поводу использования времени вы можете принимать, исходя из критериев важности дел и их срочности, а также сочетания этих двух факторов.

Рассмотрите каждый вид деятельности по сле­дующим пунктам:

1. Важно и срочно

2. Важно, но не срочно

3. Не важно, но срочно

4. Не важно и не срочно

По итогам классификации будет определена при­оритетность работы, а следовательно, и ваше к ней отношение. Если работа является важной и сроч­ной, ей необходимо отдавать безусловный приори­тет и выполнять незамедлительно. Примером может служить подготовка текста выступления начальни­ка на вечернем заседании совета директоров. Задача может быть важной, но не требующей немедлен­ных действий — если связана, к примеру, с долго­срочным проектом. В этом случае вы составляете протяженный во времени график ее выполнения, ориентируясь на установленный срок завершения проекта. Когда работа срочная, но не слишком важ­ная, как, например, рассылка коллегам уведомле­ния о предстоящем собрании за сутки до его прове­дения, можно поручить ее кому-то из персонала или отвести время после первоочередных дел. Помните, что если кто-то поручает вам работу и говорит о ее срочности, то это его оценка приоритетности. На­конец, если работа не важная и не срочная, стоит ли ее вообще делать?

Когда вы взглянете на результаты хронометра­жа и оцените дела с использованием предлагаемой таблицы, то сможете оценить, сколько времени ухо­дит у вас в заботах о вещах малозначительных. При появлении новой задачи решите, каково ее место в таблице, и соответственно отведите время для вы­полнения. Вы увидите, что в итоге станете в большей степени концентрировать усилия на вещах важ­ных, продвигающих вас к достижению поставлен­ных целей.