2015-07-04
688
4.1 Аналіз пакетів прикладних програм автоматизації бухгалтерскього обліку.
Бухгалтер повинен аналiзувати бухгалтерську iнформацiю, а не просто виконувати роль високоiнтелектуального калькулятора, який, на жаль, ще й iнколи робить арифметичнi помилки. Сьогоднi бухгалтерiї подiляються на тi, що автоматизованi, i тi, що будуть автоматизованi найближчим часом. Отже, ця тема стосується сьогоднi кожного бухгалтера.
Бухгалтерськi програми бувають рiзнi:
- спецiалiзованi i унiверсальнi;
- якi складаються з декiлькох окремих модулiв i якi дозволяють обробляти всю бухгалтерську iнформацiю в одному середовищi;
- якi працюють з роздiленими за напрямами облiку базами даних i якi дозволяють вести облiк в єдинiй базi даних;
- якi дозволяють аналiзувати стан фiнансових справ на пiдприємствi в реальному масштабi часу i якi дозволяють одержувати пiдсумки тiльки пiсля закриття звiтного перiоду;
- розрахованi на роботу в комп'ютернiй мережi i тiльки на персональну роботу;
- масовi i одиничнi;
- надiйнi i ненадiйнi;
- ті, що адаптуються, і ті, що не адаптуються.
Всi вони присутнi на нашому ринку, всi вони мають право на iснування
Статистика стверджує, що про "1С" чув практично кожен, хто працює з комп'ютерною бухгалтерiєю в Українi. I в кожного це слово викликає рiзнi асоцiацiї - починаючи вiд назви форми статистичної звiтностi радянських часiв i закiнчуючи тим, що "1С" - це пристрiй(!) для автоматизацiї бухоблiку (так само, як будь-який пристрiй для копiювання в нас називають "ксерокс", хоча "ксерокс" - це трохи помилкова українська транскрипцiя назви вiдомого, але не єдиного, виробника копiювальних пристроїв - фiрми Xerox).
Взагалi "1С" - це назва росiйської компанiї, яка займається розробкою програмного забезпечення. Одночасно - це складова назви бухгалтерських та iнших програмних продуктiв, якi випускаються цiєю фiрмою.
Переважна більшість бухгалтерiв в Українi користуються 1С:Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 саме цiєю модифiкацiєю програми,
- тому що є українська версiя цiєї програми, розроблена українською компанiєю "ДИСК" за лiцензiйною угодою з "1С";
- тому що, працюючи з цiєю системою, можна автоматизувати практично всi роздiли бухгалтерського облiку для будь-яких видiв дiяльностi, оскiльки вона є унiверсальною бухгалтерською програмою;
- тому що українська версiя цiєї програми не має проблем з пiдтримкою 2000 року.
Основнi характеристики системи "1С:Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 українська версiя:
- унiверсальна;
- складається з одного модуля, який дозволяє обробляти всю бухгалтерську iнформацiю в одному середовищi;
- веде облiк в єдинiй базi даних;
- працює в реальному масштабi часу;
- розрахована як на роботу в комп'ютернiй мережi, так i на персональну роботу;
- масовий продукт (загальний тираж легальних копiй має величину близько 100 тисяч примiрникiв);
- достатньо надiйна при обробцi декiлькох десяткiв тисяч операцiй на мiсяць;
- адаптується до додаткових вимог замовника з використанням власної макромови програмування, яка входить до стандартного комплекту поставки;
- рекомендована вартiсть виробника для однокористувацької версiї - 200 доларiв США, для мережної версiї - 400 доларiв США.
"1С: Бухгалтерiя" ПРОФ 6.0 - оболонка, яка адаптується (настроюється) до вимог законодавства з використанням засобiв вбудованої макромови.
Стандартна українська конфiгурацiя вiд компанiї "ДИСК" для "1С:Бухгалтерiї" ПРОФ 6.0 дозволяє автоматизувати обробку облiкової iнформацiї за основними видами дiяльностi, якими займаються бiльшiсть українських пiдприємств, а саме:
- виробництво;
- гуртова торгiвля;
- роздрiбна торгiвля;
- надання послуг. [16]
4.2. Характеристика програмного забезпечення АРМ бухгалтера на ВАТ “Візит”
Для бухгалтерського обліку на підприємстві Візит використовують не дуже поширену на території України систему Platinum. Це інтегрована система фінансового й управлінського обліку. Її базова версія створюється в США компанією Platinum Software Corporation (нині — Epicor Software Corporation).
З кінця 1993 року на ринку СНД діє ексклюзивний дистриб’ютор Platinum — компанія Platinum Software E.C.E. Саме вона адаптує продукти Platinum до пост-радянських реалій — істотно відрізняється від західних (системі бухгалтерського обліку, податковому законодавству, бухгалтерській практиці).
Причому адаптує так, щоб поряд з українською звітністю була забезпечена можливість формування звітності відповідно до західних стандартів (GAAP, IAS). Таким чином, документація української компанії стає зрозуміла міжнародній аудиторській фірмі, міжнародному інвестору.
Основні види послуг, реалізованих у системі роботи з клієнтами Platinum Software E.C.E.:
- упровадження фінансової системи з урахуванням структури підприємства;
- консультаційні послуги, включаючи перед проектне обстеження підприємства;
- бизнес-реінжинирінг і постановка документообігу;
- загальне і спеціалізоване навчання користувачів;
- гаряча лінія технічної підтримки користувачів;
- розробка спеціалізованих додатків;
- навчання представників українських компаній основам автоматизації управлінського і фінансового обліку відповідно до українських і міжнародних вимог.
Система Platinum забезпечує повну інтеграцію роботи усіх фінансових і управлінських структур. Бухгалтери ВАТ Візит, що використовують Platinum, мають усе необхідне: “оборотки”, звіт про кореспонденцію рахунків, “червоне сторно”, передоплати і багато чого іншого. Дуже важливо, що вести облік можна у необмеженій кількості валют.
Впровадження автоматизованої системи рівня Platinum представляється необхідним для будь-якої компанії (підприємства), що бажає поставити регулярний фінансовий і управлінський облік. Ще більше переваг із упровадженням Platinum одержують підприємства, що працюють з іноземними інвесторами і партнерами. Platinum робить фінансову систему чіткої і прозорий, і це помітно полегшує роботу аудиторам і інвесторам. Комплексна система автоматизації світового рівня нерідко є одним з основних вимог і інвесторів, і аудиторських компаній.
Найбільш популярний на українському ринку продукт Platinum — система Platinum SQL — будується на новітніх інформаційних технологіях. Це — один із принципів основного виробника програми — американської компанії Epicor (Platinum) Software Corporation
. В основі будь-якої системи автоматизації фінансового і управлінського обліку лежить база даних, і технологічний рівень усієї системи у великому ступені визначається тим, як програма працює з цією базою. У випадку Platinum SQL використовується тільки SQL-сервер компанії Microsoft. Те, що Platinum працює лише на зазначеній операційній платформі, означає, що її продукти цілком з цією платформою технологічно сумісні і використовують усі її можливості і переваги. Системи ж, що працюють на різних платформах, змушені використовувати тільки ті функції, що є загальними для SQL-серверів цих платформ, а, значить — не підтримують специфічних функцій операційного середовища, що дозволяють збільшити продуктивність системи.
Крім того, Platinum SQL розроблена так, щоб оптимально використовувати можливості операційної системи Windows NT. Тісна інтеграція з Microsoft BackOffice (а Platinum — перша система фінансового й управлінського обліку, получившая право носити логотип “Designed for Microsoft BackOffice”) дозволяє вільно обмінюватися даними між Platinum і офісними додатками (Word for Windows, Excel, Access і ін.). Наприклад, система може автоматично вставити в лист, адресований замовнику, список операцій, по яких у нього існують борги; в електронній таблиці можна створити пакет бухгалтерських проводок, а потім система сама помістить його в базу даних і виконає з ним стандартні процедури; будь-який необхідний звіт можна легко створити за допомогою MS Access.
Система Platinum відкрита також і для постійно розвиваються інформаційних технологій, що грають у бізнесі усе більш важливу роль. Так, був випущений модуль “Об'єктний сервер Інтернет”, що дає авторизованим користувачам доступ до фінансової інформації через Інтернет, а отже,— можливість у будь-яке час з будь-якого місця працювати з поточними даними.
У системі Platinum SQL у повному обсязі реалізована технологія клієнт/сервер. Про її використанні в системі говорять у зв'язку з багатьма продуктами, однак у точному розумінні ця технологія означає сукупність декількох фундаментальних понять: 1) файловий сервер, де зберігається база даних; 2) сервер процедур, відповідальний за складну обробку даних; і 3) клієнтські робочі станції, на яких здійснюється введення даних у систему і їхню первинну обробку і перевірка.
У багатьох системах реалізацією технології клієнт/сервер вважається керування базою даних SQL-сервером. При цьому SQL-сервер здійснює лише збереження інформації й обробку запитів до бази даних, а всі процедури, зв'язані з їх обробкою, виконуються на робочій станції.
У системі Platinum SQL у повному обсязі використовуються всі три зазначених “компонента”, а це дає підставу говорити про повну реалізацію в Platinum технології клієнт/сервер у її класичному розумінні. З цим тісно зв'язано поняття технологічної масштабируемости. Якщо бізнес розширюється, обсяг інформації (а отже — розмір бази даних) чи зростає кількість користувачів системи збільшується, виявляється достатнім удосконалити тільки серверні машини (а саме на них відбувається обробка запитів до бази даних і виконання процедур), оскільки навантаження на робочі станції при цьому залишиться на колишньому рівні. Зрозуміло, що якщо збережених процедур ні, те заміна усіх робочих станцій на більш могутні практично неминуча.
Функції Platinum SQL об'єднані в модулі, що забезпечують відображення всіх бізнесів-процесів у якій-небудь області обліку і керування. При цьому, можна використовувати тільки ті модулі, у яких у даний момент відчувається необхідність. Їх можна впроваджувати в систему в міру виникнення потреби, розширивши сферу її застосовності. Це називається функціональної масштабируемостью, яке Platinum SQL володіє повною мірою.
Platinum займає одне з ведучих місць на ринку фінансових систем, але її можливості цим далеко не обмежуються. Слід також зазначити її аналітичні й управлінські функції. Основний принцип програми полягає в тім, що введення інформації здійснюється на основі первинних документів. Згодом на підставі введених первинних документів автоматично створюються необхідні бухгалтерські проводки в Головній книзі; при цьому вся аналітична інформація — про чи постачальника замовнику, про оприбуткування на чи склад видачі з складу товарів, про дати операції, валюті, знижках і т.п.— також залишається в системі. Аналіз дебіторської і кредиторської заборгованості, повна історія операцій з бізнесом-партнером, автоматичний облік собівартості (методом, обраним самим користувачем), консолідований фінансовий облік, бюджетні і статистичні операції, можливість самим побудувати практично будь-які звіти — усе це робить Platinum SQL могутнім інструментом керування, обліку і контролю
Модулі “Керування Бюджетами” і “Планування й Аналіз” забезпечують не тільки аналіз фактичної діяльності підприємства, але і її прогнозування і планування. Більш того, фінансова звітність (а також бюджетування і планування) може будуватися ієрархічно, у відповідності зі структурою компанії,— як окремо по підприємствах, що входить у холдинг (які може бути необмежена кількість), по відділах, територіальним відділенням, так і довільним способом.
Крім функціональної насиченості, система характеризується і зручністю. Приведемо тут лише кілька прикладів. Технологія Drill Down дозволяє, аналізуючи підсумкові фінансові результати, швидко з'ясувати, як вийшла будь-яка з показаних у звіті сум. При цьому буквально декількома натисканнями клавіші миші можна досягти рівня первинних документів, на підставі яких було отримано аналізоване число. Ще один доказ зручності системи — так називані “фінансові попередження”. Система автоматично перевіряє базу даних на виникнення яких-небудь заздалегідь визначених ситуацій і при їх настанні виконує задана дія. Наприклад, посилає по електронній пошті лист менеджеру про те, що замовник прострочив платіж більш ніж на 2 чи дні оператор увів замовлення на суму більш мільйона карбованців.
На думку компаній, що впровадили Platinum, дуже важливою властивістю її продуктів є можливість вести облік у необмеженій кількості валют (при цьому кожна операція в системі відбивається також у двох базових валютах) і будувати звіти в кожній з них.
Немає в Platinum SQL і “проблеми 2000”. Вона споконвічно була розроблена так, щоб с їй можна було вступити в нове тисячоріччя.
Проблема переходу на єдині (у рамках корпорації) системи автоматизації різних управлінських підсистем коштує не тільки перед підприємствами України, але і перед компаніями всього пострадянського простору.
Коли у 1996 році перед ВАТ Візит встало питання про комплексну автоматизацію всіх підрозділів, назріла нагальна потреба в консолідації даних і веденні бази даних по всіх підрозділах, одержанні зведених фінансових звітів і оцінці фінансових результатів як окремо узятого цеху, так і підприємства у цілому.
До початку роботи з Platinum на деяких підрозділах були автоматизовані тільки окремі ділянки обліку. Це стосувалося автоматизації процесу нарахування заробітної плати, обліку матеріалів, здійснення банківських розрахунків. Усі вихідні форми для центральної бухгалтерії заповнювалися вручну, вручну ж вироблялася калькуляція собівартості і складання кошторисів по всім підрозділам.
Збереження інформації за кілька років ставало проблематичним у зв'язку з великими обсягами даних. Це, у свою чергу, утрудняло аналіз і планування виробництва і продажів, руху матеріальних ресурсів, дебіторської і кредиторської заборгованостей на основі оперативної інформації, надходження і використання прибутку і коштів фондів.
У 1999 році підприємство у нових умовах розвитку економіки на Україні поставило такі задачи перед автоматизуванням бухгалтерського обліку:
· відслідковувати окупність довгострокових вкладень,
· нарахування відсотків і аналіз ефективності використання кредитів.
Керівництвом було прийняте рішення про впровадження прогресивних технологій і комплексної автоматизації керування і фінансів.
У 1999 році в Україні було видано указ про перехід на новий план рахунків, близький до міжнародних стандартів, тому ще більш актуальної стала необхідність у впровадженні інформаційної системи, орієнтованої на відображення операцій близько до стандартів ГААП. Виходячи з поставлених задач, почався пошук інформаційної системи, здатної задовольнити ці вимоги в комплексі.
Вибір системи Platinum пояснюється наступним: ця система має архітектуру клієнт/сервер, а виходить, оптимальним образом виявляє себе при великих і дуже великих обсягах операцій, дозволяє без тимчасових затримок одночасно працювати більш 200 користувачам.
Ще одним немаловажним фактором вибору системи Platinum SQL була необхідність забезпечення постійного оперативного обміну інформацією між вилученими складами.
Із середини 1999 року почався процес комплексної автоматизації діяльності підприємства Візит.
У комплект постачання Platinum SQL були включені модулі Головна Книга, Генератор фінансової звітності FRx, Розрахунки з Постачальниками, Розрахунки з Замовниками, Склад, генератор звітів Platinum Publisher, Засобу розробки й ін.
Групою консультантів Platinum було проведено предпроектное обстеження, у результаті якого був вироблений пілотный проект комплексної автоматизації. Автоматизуємі підрозділи підприємства були розділені на дві груп. До кінця першого етапу планувався запуск системи на модулях виробництва, а на другому — на модулі збуту. Тестовий запуск усієї системи планувався на грудень1999 року.
В організаційному відношенні впровадження системи було розбито на наступні кроки:
1) предпроектное обстеження;
2) 2) технічний проект;
3) 3) дизайн, настроювання системи;
4) 4) тестова експлуатація (з можливістю по закінченні впровадження почати промислову експлуатацію).
У ході предпроектного обстеження була зібрана й оброблена інформація про принципах і структурі фінансової діяльності підприємства. Базою для аналізу послужили первинні документи, документи, що регламентують облікову політику компанії.
На підставі зібраної інформації була сформована повна картина стану підприємства з погляду фінансів, бухгалтерії, керування виробництвом і ін. При предпроектном обстеженні фахівцями Platinum використовувалася технологія SADT (System Architecture and Design Techniques), що передбачає графічне відображення існуючих на підприємстві бізнесів-процесів і документообігу — так називана модель AS-IS.
На підставі предпроектного обстеження на етапі розробки дизайну був розроблено проект майбутньої системи, що повною мірою враховувала логіку бізнесів-процесів підприємства.
Потім був зроблений опис конфігурації апаратних засобів, операційної системи, реляционной СУБД і мережі, визначення числа користувачів і обсягів операцій, вимог до розмірів баз даних. У результаті був розроблений проект побудови корпоративної інформаційної системи, що припускає використання волоконно-оптичного кабелю і багато сервісних комутаторів Frame-Relay/ATM. Розподілена комп'ютерна мережа була побудована на базі устаткування CISCO і модемів Nokia, що дозволили забезпечити швидкості передачі інформації від 64 до 512 KB/s. Технічні питання постачання устаткування, монтаж і налагодження комп'ютерної мережі були покладені на партнера Platinum - компанію Stins Coman.
На етапі інсталяції було встановлено програмне забезпечення і заведені бази даних. Тестовий запуск пройшов успішно, роботи з настроювання системи були продовжені. На цьому ж етапі група впровадження з боку корпорації пройшла спеціалізований курс навчання в комп'ютерному класі Platinum.
На наступному етапі були складені завдання і графіки робіт із впровадження і керуванню ресурсами.
Була розроблена й описана схема введення й обробки даних, документообігу, фінальної і щоденної фінансової й аналітичної звітності.
Фахівці Platinum Software E.C.E. розробили єдиний план рахунків і методологію виробничого обліку, завели єдині довідники матеріалів, постачальників і замовників. Однієї із самих кропітких робіт стала розробка схеми взаємодії зовнішніх систем і окремих ділянок, облік на котрих автоматизують, з Platinum SQL. Крім того, були розроблено процедури обробки всіх ділянок обліку і процедури реєстрації первинних документів у системі. І, нарешті, була реалізована система рівнів доступу користувачів, що забезпечило компанії належний ступінь схоронності комерційної інформації.
На наступному етапі була здійснена установка параметрів системи, підготовка вихідної інформації (початкового сальдо, необхідних первинних документів), були імпортовано дані із систем, у яких до того велася робота фінансових служб підприємства.
На етапі тестової експлуатації у вже підготовлену систему вводилися дані за заздалегідь визначений тестовий період, потім уведені дані оброблялися, були отримані форми необхідної звітності і перевірена коректність отриманої інформації, процедур, настроювань системи.
Основними звітами, що були набудовані за цей період, є: балансовий звіт, звіт про прибутки і збитки відповідно до міжнародних стандартів, витрати по кожному підприємству з аналітикою по типах витрат, оборотні відомості по рахунках Головної Книги за період, рух товарів на складах за період, кредиторська заборгованість з аналітикою по групах постачальників, широкий спектр рахунків по операціях закупівель і ін.
Для організації вилученого доступу й одержання інформації в режимі реального часу були використані Інтернет-технологиї — був установлений корпоративний сервер Platinum і сервер вилученого доступу для зв'язку всіх підприємств.
1 листопада 1999 року була почата дослідно-промислова експлуатація системи, після якої підприємство приступило до повноцінної роботи.
Перший консолідований баланс по всіх підприємствах був отриманий 31 березня 2000 року. Надалі забезпечена можливість одержання місячних балансів через 15 днів після закінчення періоду.
Що стосується фінансового планування і звітності усередині компанії, а також інших задач фінансового й управлінського характеру, Platinum SQL дозволяє побудувати діяльність компанії в цій області відповідно до трьох основного критеріями: якістю, швидкістю роботи й економічністю.
Це досягається за рахунок постійного удосконалення бізнесу-процесу, у значного ступеня спонукуваного практичним досвідом використання функціональних можливостей системи.
Архітектура і базове програмне забезпечення, на основі яких побудована система Platinum SQL, удало вписуються в стратегію “Вымпелкома” по застосуванню інформаційних технологій: платформа Windows NT/SQL Server є найбільше перспективної для такої компанії, як “Вымпелком”— зі складної внутрішній структурою і великою кількістю користувачів.
4.3. Постановка і комп’ютерна технологія розв’язання типової задачи з обліку довгострокових кредитів банків у національній валюті.
Програмне забезпечення задачі “Облік довгострокових кредитів” складається із загальносистемного, яке включає в себе операційну систему MS – DOS 6.20 і операційне середовище Windows 3.11, та інстру-ментального СУБД FoxPro 2.5 для Windows, і спеціального програмного забезпечення.
Базі даних, які використовуються для розв’язання задачі “Облік довгострокових кредитів банку в національній валюті”, організовані на основі реляційної моделі даних, тобто у вигляді відношення, де кожному елементу рядка відповідає тільки один елемент стовпця. Дана модель підтримується засобами СУБД FoxPro, у середовищі якої створені і функціонують БД.
СУБД FoxPro володіє виключно високими швидкісними характеристиками і у цьому відношенні помітно виділяються серед інтерпретуючих систем. Набір команд і функцій, запропонованих розробникам програмних продуктів у середовищі FoxPro, за потужністю та гнучкістю відповідає будь-яким сучасним вимогам до представлення і обробки даних. Тут може бути реалізований максимально зручний, гнучкий і ефективний користувацький інтерфейс. В FoxPro підтримуються різноманітні вспливаючі і багаторівневі меню, робота з вікнами та “мишкою”, реалізовані функції низькорівневого доступу до файлів, управління кольорами, налагодження друкуючого пристрою. Дані можуть бути представлені у вигляді, схожому на електронні таблиці. Система також має засоби швидкої генерації звітів, екранних форм і меню, підтримує мову запитів SQL, добре працює в мережі.
Збір інформації може здійснюватися вручну або автоматизовано, а передаватися на обробку інформація може або на паперових носіях, або на машинних носіях (гнучкі магнітні диски). Впровадження у практику безпаперової технології дозволяє використовувати достовірну інформацію про ті чи інші процеси і явища, які відбуваються не тільки при обліку наявності та руху кадрiв, а й при оперативному управлінні. При використанні такої технології значно скорочуються потоки інформації, а також трудомісткість її сбору та обробки. Дані, які використовуються при розв’язанні задачі, зберігаються на жорсткому магнітному диску типу “Вінчестер”, а копії – на гнучких магнітних дисках.
При розв’язанні задачі “Облік довгострокових кредитів банку в національній валюті” на АРМ працівника бухгалтерії джерелами інформації, яка надходить на обробку, являються робітник і бухгалтерії.
Збір інформації для проектуємого АРМ відбувається традиційно на основі первинних документів. Носіями інформації при цьому являються документи стандартної форми.
Первинні документи надходять на обробку по мірі прийому на роботу нових робітників, переміщення або звільнення працюючих робітників. Вхідні документи перевіряються на повноту і правильність заповнення.
При створенні інформаційних масивів для економії зовнішньої пам’яті частина інформації кодується і вводиться в ЕОМ з клавіатури для заповнення оперативних масивів.
Для перевірки правильності введення інформації використовують візуальний і програмний методи контролю. Візуальний контроль відбувається по закінченню вводу інформації, і тоді надається можливість порівняти дані на екрані з даними в документі. При виявленні розбіжностей помилки виправляються. Програмний контроль включає в себе перевірку на наявність введених кодів у відповідних масивах нормативно-довідкової інформації.
За своєчасне формування всіх вхідних документів відповідає бухгалтерії.
Основні методи організації пошуку в умовах використання ЕОМ потребують попередньої класифікації і кодування економічної інформації.
Класифікація – це розподілення множини об’єктів на підмножини за їх схожістю або різницею у відповідності з прийнятими методами.
Система класифікації – це сукупність методів і правил класифікації та її результатів.
Класифікація сприяє упорядкуванню економічних предметів і явищ, полегшуючи при цьому процес їх вивчення, допомагає розкривати закономірності їх розвитку, що дозволяє перейти до моделювання інформаційних процесів. Вона є основою для кодування інформації і для подальшої її обробки за допомогою засобів обчислювальної техніки. Автоматизовані методи обробки економічної інформації, які основані на моделюванні процесів розрахунків, порівняння і її групування, в значній мірі базуються на відтворенні класифікаційних зв’язків між об’єктами. Можна сказати, що класифікація виконує важливі функції в організації процесу отримання і обробки інформації. Під класифікацією економічної інформації розуміють не тільки класифікацію інформації, яка знаходиться у документах і масивах з ціллю її пошуку і використання, але і класифікацію самих документів та масивів з ціллю їх упорядкованого зберігання. Під ознакою класифікації розуміють характеристику об’єкту, за якою виконується класифікація. Кількісні або якісні відображення ознаки класифікації є його значеннями. Класифікаційна група – це підмножина об’єктів, які отримані в результаті ділення за ознакою класифікації або групи класифікацій.
У залежності від того, як розглядати множину – послідовно чи паралельно – виділяють ієрархічний і фасетний методи класифікації.
Ієрархічний метод класифікації – це послідовний розподіл множини об’єктів на підлеглі класифікаційні групи. Переваги ієрархічного методу: логічність побудови, чітке виділення ознак, велика інформаційна ємність, традиційність і звичність застосування. Недоліки: жорсткість структури, неможливість групування за будь-якою раніше не заданою ознакою, для стабільності класифікатору необхідна велика резервна ємність. Ієрархічна класифікація характеризується кількістю ступеней класифікації, глибиною, гнучкістю і ємністю.
Фасетний метод класифікації – це паралельний розподіл множини об’єктів на незалежні класифікаційні групи. Переваги фасетного методу: гнучкість структури, добра пристосовуваність до автоматизованої обробки. Недоліки: неповне використання ємності внаслідок багатьох можливих комбінацій фасет, нетрадиційність і незвичність використання.
Для розв’язання задачі “Облік довгострокових кредитів банку в національній валюті” передбачена низка класифікаторів. Всі класифікатори є локальними, розробленими для даної галузі. При розробці класифікаторів використаний ієрархічний метод класифікації.
Організація і ведення класифікаторів і масивів нормативно-довідкової інформації заезпечується окремим комплексом задач “Ведення довідників”. У даному комплексі задач передачена можливість ведення масивів-довідників, у випадку неохідності, безпосередньо на АРМі.
У процесі кодування об’єктам класифікації, їх групам і ознакам, які вибрані за певними правилами, привласнюються цифрові, літерні, літерно-цифрові коди.
Код – знак або сукупність знаків, які застосовуються для позначення класифікаційної групи або об’єкту класифікації.
Кодування – це створення і присвоєння коду класифікаційні групі або об’єкту класифікації.
Система кодування – це сукупність методів і правил кодування об’єктів класифікації заданої множини.
Існують чотири методи кодування:
–порядковий – це створення коду з чисел натурального ряду, і його присвоєння;
–серійно-порядковий – створення коду з чисел натурального ряду і закріплення окремих серій чи діапазонів цих чисел за об’єктами класифікації, які мають онакові ознаки, і його присвоєння;
–послідовний – створення коду класифікаційної групи чи об’єкту класифікації з використанням кодів послідовно розташованих підлеглих груп, які отримані при ієрархічному методі класифікації, і його присвоєння.
–паралельний метод – створення коду з використанням незалежних груп, отриманих при фасетному методі класифікації, і його присвоєння.
Організаційне забезпечення – сукупність методів і засобів, що використовуються спеціалістами для підвищення ефективності управління як на стадії створення, так і на послідуючих стадіях життєдіяльності інформаційної системи. Воно базується на методології, що закладена в основу функціонування системи, відображає її особливості, включає правові акти, що регулюють діяльність людино-машинної системи. Організаційне забезпечення комплексу задач “Облік довгострокових кредитів банку в національній валюті” забезпечує взаємодію персоналу підприємства з технічними засобами і між собою у процесі розв’язання комплексу задач.
При впровадженні інформаційної системи на підприємствах можуть суттєво змінитися функції та організація роботи працівників.
Суттєвих змін в організаційній структурі при автоматизації функцій працівників бухгалтерії не відбувається. Працівник виконує ті ж функції, але створюються нові умови роботи – робочі місця обладнують ПЕОМ, на базі яких створюються АРМи. При цьому комплекс машин і спеціалісти діють як єдине ціле і в межах вибраного технологічного процесу.
Технологічний процес обробки інформації (ТП) представляє собою комплекс взаємозв’язаних операцій по перетворенню інформації з моменту її виникнення до моменту споживання її користувачами, у відповідності з поставленою ціллю.
ТП ділиться на технологічні операції, відрізняється їх складом і послідовністю виконання. Технологічна операція – це взаємозв’язана сукупність дій, що виконуються з інформацією на одному робочему місці у процесі її перетворення для досягнення загальної цілі ТП.
Схема технологічного процесу збору та обробки інформації наведена на рисунку 5.
Початком технологічного процесу збору та обробки інформації з обліку наявності та руху кадрiв є прийом інформації на робочому місці працівника бухгалтерії. Ця інформація представлена у формі документів на паперовпих носіях і перевіряється на наявність помилок. У випадку виявлення помилок, документи повертаються на виправлення. Якщо ж помилок немає, то здійснюється запуск системи.
Діалог користувача з системою організовується зо допомогою меню, яке складається із наступних пунктів: “Регістрація”, “Робота”, “Пошук”, “Відомості”, “Довідники”, “Сервіс”, “Вихід”. Кожний з цих пунктів призначений для автоматизованого розв’язання визначених задач.
При виборі пункту “Регістрація” користувач може переглянути існуючі картки, які включають основну інформацію про працівників, відредагувати ці картки, а також створити нову картку і занести нові дані.
При виборі пункту “Робота” користувач має можливість переглянути, відредагувати та доповнити дані про переміщення або звільнення працівників.
При виборі пункту “Пошук” користувачеві надається можливість переглянути інформацію про працівників, відібрану за певними ознаками.
При виборі пункту “Відомості” користувачеві надається можливість сформувати відомості, переглянути їх на екрані і роздрукувати на папір.
Пункт “Довідники” головного меню призначений для перегляду, редагевання або добавлення масивів нормативно-довідкової інформації, тобто вісіх довідників.
При виборі пункту “Сервіс” є можливість отримати довідку з використання системи, а також занести в архів інформацію за поточний місяць чи відновити інформацію за минулі місяці з дискети або з ЖМД.
При виборі пункту “Вихід” робота з системою закінчується, але передбачена можливість відмови від виходу, якщо цей пункт був вибраний випадково.
Склад комплексу технічних засобів для функціонування комплексу “Облік довгострокових кредитів банку в національній валюті” визначений у відповідності з змістом задач, що входять у систему і алгоритмів їх розв’язку, організацією і формами представлення інформації, структурою та об’ємно-часовими характеристиками інформаційних потоків, а також розв’язками по організації технологічного процесу обробки інформації.
Комплекс технічних засобів повинен включати технічні засоби обробки інформації, які призначені для виконання наступних функцій:
–підготовка інформації на машинних носіях;
–обробка та зберігання (накопичування) інформації на машинних носіях; – вивід інформації в читаємій формі;
–архівні зберігання інформації;
–засоби для створення облікових документів.
Технічні засоби для створення облікових документів повинні мати наступні особливості:
–ввід інформації за допомогою ручного вводу даних;
–регістрація інформації, що вводиться, на машинному носії;
–обмеження доступу використання і захисту від несанкціонованого доступу до інформації.
Технічні засоби підготовки інформації на машинному носії повинні надавати можливість вводу інформації з клавіатури та регістрації інформації, що вводиться на носії.
Зокрема вибір ПЕОМ IBM PC / AT 486 визначений об’ємом вхідних даних (8 Мбайт оперативної пам’яті та 180 Мбайт постійної пам’яті), високою оперативністю виконання роботи у режимі діалогу, зручністю і простотою експлуатації, компактністю і порівняльно невисокою вартістю комплексу ПЕОМ. Час розв’язання задчі на ПЕОМ PC / AT 486 задовольняє вимоги користувача.
Характеристика ПЕОМ PC / AT 486 наведена нище.
Основні елементи апаратних засобів:
–системний блок;
–клавіатура;
–пристрій відображення (монітор);
–дисководи;
–друкуючий пристрій;
–різноманітні засоби синхронного звязку та управління ігровими програмами.
Системний блок складається з системної плати, блоку живлення та слотів для додаткових плат. На системній платі розміщені:
–мікропроцесор (486 UMS);
–оперативна пам’ять (RAM 8 Мбайта).
Слоти забезпечують підключення пристроїв відображення, дисководів для ГМД, каналів телекомунікацій, додаткової пам’яті та ігрових пристроїв.
Клавіатура вміщує власний мікропроцесор, який здійснює сканування клавіатури, приглушення ефекту тремтіння клавіш і буферізації до 20 символів.
“Мізком” комп’ютера є мікропроцесор, який здійснює виконання команд і обробку даних. Мікропроцесор об’єднує у собі 27500 транзисторів і має 32-бітну адресну шину команд. У структурі мікропроцесора найбільш важливу роль грають:
–арифметико-логічний пристрій (АЛП);
–блок шинного інтерфейсу;
–блок управління пам’яттю.
АЛП входить в так названий виконавчий блок, який виконує команди.
Блок управління пам’яттю складається, в свою чергу, з двох інших блоків:
–блок сегментації;
–блок підкачки сторінок.
Ці пристрої призначені для розбиття оперативної пам’яті на відносно невеликі фрагменти і динамічного перерозподілу їх в прикладних програмах.
На системній платі знаходяться два типи пам’яті:
Перший тип – це постійна пам’ять. Ця пам’ять представляє собою одну або декілька мікросхем, які постійно зберігають деяку інформацію. Оскільки ця інформація може тільки зчитуавтися в анголомовній літературі вони отримала назву “Read Only Memory” (ROM) – “тільки читаєма пам’ять” ROM - пам’ять служить для розміщення у ній даних про апаратні особливості ПК і базової системи вводу/виводу операційної системи (Basic Input/Output System – BIOS).
BIOS дозволяє комп’ютеру при початковому запуску ПК, тобто включенні блоку живлення, виконати три основні операції:
–розпізнати, які пристрої встановлені у ПК;
–отримати вказівки, звідки і як читати файли операційної системи;
–визначити як встановити взаємозв’язок між центральним процесором та іншими пристроями (дисководами, монітором, пам’яттю, клавіатурою і т.д.).
Саме на рівні ROM може бути виявлена несумісність того чи іншого ПК з клану IBM з оригінальною моделлю ПК.
Другий тип пам’яті – оперативна пам’ять.
Оперативна пам’ять або оперативний запам’ятовуючий пристрій – ОЗП (Random Access Memory – RAM) являє собою сукупність мікросхем з властивістю накопичувати і тимчасово зберігати інформацію. Оперативна пам’ять, яка знаходиться у розпорядженні користувача ПК, може бути розділена на чотири категорії.
Базова пам’ять (conventional memory).
Це оперативна пам’ять об’ємом до 640 Кбайт, яка обслуговується найбільш розповсюдженою операційною системою ПК – DOS (Disk Operating System). Будь-яка програма, що працює під управлінням DOS, може бути завантажена в цю область пам’яті і використовувати її без будь-яких обмежень. Нарощена пам’ять (extended memory).
Це оперативна пам’ять більше 1 МБ, що встановлюється на платах розширення. Ця область пам’яті може бути використана програмами, що працюють у середовищі DOS, але легко доступна при роботі операційних систем XENIX, UNIX i OS/2.
Схована пам’ять (shadow memory).
Це категорія нарощеної пам’яті в ПК AT (що використовують мікропроцесор Intel 80286). Вона застосовується для резервування областей пам’яті під віртуальні диски, прінтерні спулери, області зберігання копій BIOS, а також буфери для операцій обміну з іншими пристроями (кеш-пам’ять).
Розширена пам’ять (expanded memory).
Дозволяє отримати доступ до оперативної пам’яті за межами 640 Кбайт, використовуючи особливі програмні засоби у середовищі DOS (Lotus 1 - 2 - 3, Symphony releas 1.1., Ventura Publisher version 2.0 та ін.). Необхідість у цьому звичайно виникає при роботі з великими таблицями чи об’ємними документами. Розширена пам’ять може застосовуватися в будь-яких моделях ПК, але об’єм її обмежений 8 Мбайт.
