Практическая работа № 3 Формирование документов. Методические указания

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Существуют следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Тема 3. Организация работы с документами

Практическая работа № 3 Формирование документов

Цель работы: сформировать умения формировать входящие, исходящие и внутренние документы.

Норма времени: 2 часа

Ход работы

Описание задания №1

Формирование дела обязательный этап в обработке документов в организации. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов; обеспечению их сохранности; установлению порядка в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться определенного порядка.

Постановка задачи

Какие требования следует соблюдать при формировании документов в делопроизводстве? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей? Как располагают документы внутри дела?

Методические указания

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: а) для группировки исполненных документов в дела; б) учета и обеспечения сохранности дел; в) оперативного поиска документов в делах.