Формирование и ведение личных дел

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения в работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Личное дело начинает оформляться с издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело помещаются документы, заполненные сотрудником при приеме на работу или предъявленные им. А затем по мере поступление в хронологическом порядке располагаются другие документы.

Личные дела оформляются только на постоянных сотрудников, на совместителей и временных работников личные дела не заводятся, а их документы формируются в отдельное дело.

В состав личного дела первоначально включают следующие документы:

1 Заявление о приеме на работу.

2 Выписку из приказа или копия.

3 Результаты медицинского осмотра.

4 Копии документов об образовании.

5 Характеристику или рекомендательное письмо.

6 Автобиографию (пишется от руки самим работником на формате А4 и содержит:

а) вид документа Ф.И.О. число месяц год рождения и место рождения.

б) образование и полученная специальность.

в) перемещения по работе согласно трудовой книжке, последнее место работы и должность

г) награды и поощрения, участие в общественной работе, семейное положение с указанием Ф.И.О и года рождения мужа, детей и место их работы (учебы), домашний адрес, телефон, сведения о родителях Ф.И.О. рождение место проживание).

7 Личный листок по учету кадров заполняется самим работником и вклеивается фотография. Правильность заполнения проверяет инспектор отдела кадров на основании предоставленных документов.

8 Трудовой договор.

9 Дополнение к личному листку по учету кадров.

10 Опись документов.

Личное дело проверяется 1 раз в год, в дополнение к личному листку по учету кадров внизу на оборотной стороне делаются отметки о состоянии личных дел.

Личные дела регистрируются в книге учета личных дел.

№ п/п	Ф.И.О.(полностью) должность	Дата постановки на учет	Дата снятия с учета

Личные дела выдаются во временное пользование только тем лицам, которые утверждены приказом директора предприятия.

Запрещается делать какие-либо исправления, а также разглашать сведения о работнике.

При извлечении каких-либо документов делается соответствующая пометка в описи дела.

Личные дела хранятся как документы строгой отчетности (ДСП), но отдельно от трудовых книжек. Если при проверке состояния личного дела выявлен какой-либо недостаток, то составляется соответствующий акт.

В кадровой службе хранятся дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных хранятся отдельно в архиве предприятия по алфавиту фамилий.

При составлении описи дел по личному составу личные дела систематизируются по дате увольнения, а внутри календарного года - по алфавиту фамилий.

Личные дела хранятся 75 лет, руководителей - постоянно. Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника, а также другие документы, характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (отзывы, копии актов ревизии, список научных трудов и изобретений и т.д.).В состав личного дела материально ответственных лиц подшивается так же договор о полной материальной ответственности и акты ревизий.

Карточка формы Т₂

Кроме личных дел на всех работников, в том числе на совместителей и временных рабочих, заводят специальные личные карточки по типовой форме Т₂.

Личная карточка является основной формой, применяемой кадровой службой для анализа состава и учета персонала предприятий и организаций и хранятся 75 лет. Для учета применяются унифицированные формы: личная карточка работника - № Т₂, государственного (муниципального) служащего - № Т_2гс(мс), научного, научно-педагогического работника - № Т₄.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре на основании документов, предоставленных работником.

Она представляет собой документ, который состоит из следующих разделов:

1 Общие сведения (основные анкетные данные, образование и профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные, адрес места жительства).

2 Сведения о воинском учете - заполняются по военному билету (категория запаса для офицеров запаса не заполняется; состав заполняется без сокращений – командный, медицинский, инженерный, солдат, матрос; полное кодовое обозначение – 6 цифр, или 6 цифр и буква; категория годности заполняется буквами: А – годен к военной службе, Б – годен с незначительными ограничениями, В – ограниченно годен к военной службе, Г – временно не годен, Д – не годен к военной службе, при отсутствии букв в военном билете на карточке проставляется категория А; состоит на воинском учете заполняется карандашом: а) – если есть моб.предписание, б) – это граждане, забронированные за организацией на время мобилизации; снят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья).

3 Прием на работу, назначение, перемещение на данной организации – согласно приказам.

4 Аттестация – согласно приказа.

5 Повышение квалификации – согласно приказа.

6 Профессиональная переподготовка – согласно приказа.

7 Поощрение и награды – согласно приказа.

8 Отпуск (ведется учет основных, дополнительных, учебных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы).

9 специальные льготы (в соответствии с законодательством).

10 Дополнительные сведения (предусмотрен раздел для записи данных не отраженных в первом разделе6

- участие в выборах, в различных военных конфликтах,

- правительственные награды,

- состояние здоровья,

- получение дополнительного образования,

- наличие второй профессии.

- навыки работы (не специальности).

11 Основание увольнения - согласно приказа.

Работник в карточке Т₂ расписывается 3 раза – минимум, инспектор отдела кадров – 2 раза.

При увольнении работника в карточке указывается дата и причина увольнения, работник знакомится с записью под роспись.

Форма № Т_2гс (государственного служащего) несколько отличается от формы № Т₂:

- в п.7 1 раздела дополнительно указывается ученая степень служащего, в п.8 – стаж собственно государственной службы (помимо общего и непрерывного стажа);

- в разделе 4 фиксируется присвоение служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.