Правила составления

1. Письмо — обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т. д. По содержанию и назначению письма могут быть:

• инструкционные (содержащие указания и разъяснения подве­домственным организациям);

• гарантийные (дающие гарантии выполнения каких-либо обяза­тельств, оплаты, сроков и т. п.);

• информационные (содержащие полезную для адресата информацию, а также просьбы, напоминания, предложения);

• рекламные (рекламирующие товары и услуги);

• коммерческие (содержащие конкретные предложения по заключению сделок);

• рекламационные (содержащие претензии по качеству товаров или услуг);

• письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении какой-либо информации);

• письма-приглашения и др.

В ряде случаев составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополни­тельного пояснения. В сопроводительном письме указывается:

• с какой целью направляется основной документ;

• что с ним необходимо сделать;

• в какие сроки.

Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагруз­ки, то составлять его не рекомендуется.

2. Подготовка письма включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса;

• сбор необходимых сведений, в т. ч. из предыдущей переписки;

• подготовка проекта письма;

• согласование проекта (при необходимости);

• подписание руководителем.

Проекты писем готовятся исполнителями по поручению руко­водителя предприятия. Письма оформляются на бланке письма. Письмо должно иметь:

• дату;

• номер;

• ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

• адресат;

• заголовок (отвечающий на вопрос "о чем?");

• текст;

• отметку о наличии приложений;

• подпись;

• отметку об исполнителе.

В письмах название вида документа не указывается, за исклю­чением гарантийного письма.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Текст письма, как правило, не превышает одной страницы. Факты и события должны пред­ставляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

В вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, докумен­ты, например:

• "Согласно контракту № 24 нами получена 26.01.2003 партия № 3 телевизоров "Sony", в которой обнаружен 1 (Один) телевизор в поврежденной коробке (коммерческий акт от... №...)...".

В основной части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

• "Просим в течение 10 банковских дней заменить поврежден­ный при транспортировке телевизор (согласно п. 4.2 нашего контракта)".

Директору "Трансаэро"

г-ну И.В. Кульбицкому

01.10.2003 №1-3/27

На № Д-52 от 29.09.2003

О ценах на вертолеты Ми-8А

Уважаемый Игорь Витальевич!

Представитель нашей компании А.В. Бардов по просьбе южнокорейского заказчика провел предварительный осмотр 2 вертолетов Ми-8А, которые предлагает на продажу Ваше предприятие.

У заказчика имеются подобные предложения из Германии, и в ближайшее время он должен решить, с какими контрагентами будет работать в дальнейшем. Поэтому для продолжения переговоров нам необходимо срочно получить от Вас цены на эти вертолеты, для начала на условиях "как есть". Стоимость демонтажа и транспортировки можно будет обсудить позднее.

В случае оперативного получения информации и соответствия цен про­гнозам южнокорейской стороны представители заказчика готовы прибыть в Россию в конце октября 2003 г. для детального обсуждения условий контракта.

Генеральный директор подписьГ.К. Жирнов

Л.О.Смирнова

236 01 26