Вопрос 23. Докладная и служебная записки

1. Докладная записка — документ, адресованный руководству, со­держащий изложение какого-либо вопроса с выводами и пред­ложениями составителя.

Служебная записка - документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов, как правило, внутри предприятия.

Служебная записка — документ, официально не принятый, т. е. не включенный в классификацию документов РФ, тем не ме­нее широко используемый в практике делопроизводства.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка — документ, направляемый руково­дителю вышестоящей организации, содержащий информацию о фактах, событиях, действиях, требующую принятия решения.

Внутренняя докладная (служебная) записка — документ внут­ренней деловой переписки между структурными подразделе­ниями организации или должностными лицами. Внутренняя докладная записка составляется только в том слу­чае, если вопрос не может быть решен в устной форме.

2. Внешняя докладная записка составляется на общем бланке организации, внутренняя — на бланке структурного подразде­ления или на листах формата А4, А5.

Докладная (служебная) записка должна иметь:

• наименование структурного подразделения — автора документа;

• наименование вида документа;

• дату;

• номер (не обязательный реквизит);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Датой докладной записки является дата подписания ее автором. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскры­вающий ее содержание и отвечающий на вопрос "о чем?". Текст докладной записки, как правило, состоит из вводной части и основной.

В вводной части текста указываются факты или события, по­служившие поводом к написанию докладной записки, сопро­вождаемые ссылками на даты, документы.

В основной части текста содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, не­обходимо предпринять в связи с изложенными фактами. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, подписываются руководителем предприятия, внутрен­ние — автором.

В связи с переименованием организации и производственной необходи­мостью прошу Вас заказать в типографии новые бланки нашего структурного подразделения в количестве 1000 экз.

Приложение: бланк письма Отдела по работе с клиентами на 1 л. в 3 экз.

Начальник отдела Подпись И.Р. Логинов

Отметка об исполнении