Вопрос 24. Справка

1. Справка — это документ, содержащий описание и (или) под­тверждение фактов, событий.

Справки бывают двух основных видов:

• справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т. п., составляемые по запросам граждан;

• справки по производственным вопросам, составляемые по за­просу руководства.

Справки по запросам граждан (работников) выдает руководство организации с указанием специальности, должности, квалифи­кации, периода работы и размера заработной платы (ст. 62 Трудового кодекса РФ).

Справки по производственным вопросам могут быть:

• внешними, составляемыми по запросу вышестоящей организации;

• внутренними, составляемыми по запросу руководства своей организации.

2. Справки по запросам граждан (работников), как правило, оформляются на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справка должна иметь:

• наименование вида документа;

• дату;

• номер (при необходимости);

• текст;

• подпись;

• печать.

Датой справки является дата ее подписания должностным лицом. В правом верхнем углу указывается, место предоставления справки в именительном падеже, например; "отделение мили­ции" "школа № 21".

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором да­ются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одинцова Ольга Николаевна работает художником-постановщиком "Те­атра Луны" с окладом 5200 рублей.

Директор подпись И.О. Фамилия

Главный бухгалтер подпись И.О. Фамилия

М.П.

Справки по производственным вопросам (внешние) составляют­ся на общем бланке организации.

Справка должна иметь;

• наименование вида документа;

• адресат;

• дату;

• номер (при необходимости);

• заголовок к тексту (раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке, например: "О снижении объема продаж за II квартал 2003 г.");

• текст;

• подпись руководителя организации;

• печать (при необходимости).

Текст справки состоит, как правило, из двух частей: вводной и основной.

В вводно й части излагаются факты, события, послужившие по­водом к ее составлению.

В основной части приводятся конкретные данные, показатели, характеризующие производственные процессы. Если справка содержит информацию по нескольким вопросам, текст ее делят на разделы, которые должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.

Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй — подшивается в дело.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверя­ется печатью.

Справки по производственным вопросам {внутренние):

• составляются на бланке структурного подразделения или на стандартном листе А4;

• имеют те же реквизиты, что и внешние, за исключением печати;

• подписываются составителем.