Деловая беседа, порядок ее подготовки и проведения

Деловая беседа - речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода для их решения. Деловая беседа является хорошей возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он с ней согласился и её поддержал.

Подготовка к деловой беседе имеет в каждом конкретном случае свои особенности в зависимости от поставленных целей. Подготовка включает следующие мероприятия: определение темы и участников; планирование ведения беседы; сбор необходимого материала; обработка и анализ собранного материала, его редактирование. После этого определяется дата, место и время встречи.

На начальном этапе планирования определяется тема, которую желательно обсудить, и возможные участник деловой бесед, их пол, характер, уровень профессиональной подготовки. Затем по этой подбирается необходимый материал, анализируется и систематизируется, редактируется и печатается. При этом следует учесть, что сбор материалов очень трудоемкий процесс и включает в себя поиск возможных источников информации (из личных контактов, докладов, научных исследований, официальных данных). Затем выбирается наиболее удачное время и место, о чем сообщается заинтересованной стороне.

Когда время беседы согласовано, составляется план её поведения с учетом предвидения возможных неожиданных моментов и их нейтрализации.

С цель достижения договоренности можно воспользоваться следующими рекомендациями:

1. Вступительная часть нужна для знакомства и установления контакта с собеседником.

2. Информирование о деле или предложение, с которым вы пришли, должны быть предельно конкретны.

3. Аргументация должна содержать четкое обоснование предложения с целью склонить к нему партнера.

4. Ответы на вопросы, нейтрализацию возражения необходимо продумать заранее, чтобы они не застигли вас врасплох.

5. Достижение договоренности, подписание документов легче зафиксировать, если подготовить документы «на подпись».

6. Заключительная часть. К ней следует подготовиться так, чтобы при любом исходе договора оставить о себе хорошее впечатление и у партнера не пропало желание сотрудничать с вами в дальнейшем.

Приемы нейтрализации возражений: Преобразовать ваше предложение в вопрос; Преобразование возражения в довод; Ссылка на репутацию других фирм; Доброжелательность и спокойствие; Не задерживаться на возражении, которое трудно опровергнуть, а рассмотреть другие и вернуться к этому позже, если необходимо.

Достигнутую договоренность необходимо зафиксировать. Предложить собеседнику рассмотреть и подписать подготовленный документ или самому сформулировать вариант договор.

Если достичь договоренности не удалось необходимо довести беседу до конца. Оставить о себе хорошее впечатление, красиво расстаться при любом исходе дела.