Организация и проведение презентаций

Презентация -это личная встреча с потенциальными клиентами, основная цель которой побудить участников к использованию производимого товара (продукции. Услуг) субъектом хозяйствования.

С помощью презентации можно решать следующие задачи: 1. Формирование положительного мнения. 2. Стимулирование новых заказов, расширение сотрудничества. 3. Поддержание завоеванной репутации. 4. Показ новых возможностей субъектов хозяйствования и др.

Для проведения презентации необходимо:

- сформулировать конкретные задачи;

- составить список приглашенных, включая бывших и настоящих клиентов и лиц, которым следует уделить особое внимание, представителей средств массовой информации;

- разработать программу, включающую формальную встречу, развлекательную часть;

- спроектировать визуальное оформление помещения, подобрать сувениры, сделать свободную выкладку материалов, определить формы демонстрации образцов продукции;

- выбрать помещение, обеспечивающее реализацию программы и презентации (включая использование аудио- и видеоматериалов, развлекательной программы);

- подготовить информационные письма, пресс-релиз для прессы, подготовить приглашения (информационные письма с приглашениями рассылаются не позднее чем за 4 дня до проведения презентации).

- тщательно продумать последовательность, содержание и форму докладов;

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (17⁰⁰-19⁰⁰). Персонал субъекта хозяйствования выступает в роли «хозяев» и на груди у них должны быть именные карточки с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

Открывает презентацию и ведет ее один из руководителей, он также представляет других руководителей и делает сообщение о деятельности предприятия, его перспективах. Для наглядной иллюстрации деятельности предприятия, его экспортных возможностях помещение для презентации оформляется стендами и плакатами, можно показать небольшой видеофильм (10-15 минут). Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Это лучше сделать спустя 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

При организации банкета для участников презентации не следует оставлять выбор блюд и их сервировку на усмотрение работников ресторанных служб. Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избегайте заказывать закуски, для которых требуются ножи и вилки. Идеальный вариант – закуски, которые можно брать руками или салфеткой, разносить на подносах официантами. Из напитков лучше подавать шампанское, вино или пунш; непременно следует заказать большое количество безалкогольных напитков.

Музыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.

По окончании презентации гостям вручаются памятные сувениры, рекламные издания. Секретарь должен заранее рассчитать необходимое количество информационных материалов, чтобы хватило на всех приглашенных, и вместе с руководителем определить, какие сувениры понадобятся для презентации.