Общение с прессой

Основные формы общения с прессой: статьи сотрудников организации; пресс-релизы; пресс-конференции; прием журналистов; визиты непосредственно на объекты.

Все газеты и другие периодические издания, независимо от частоты их выхода, стремятся опубликовать статьи и очерки на темы, которые еще не появлялись на страницах их конкурентов. И в этом важную роль играют пресс-служба организации или ответственный по связям с прессой. Этот человек должен быть достаточно компетентным, чтобы решать со СМИ любые возникающие вопросы. В его обязанности входит: Предоставление новостей, которые могут инициировать статьи, очерки, ответы на запросы СМИ и предоставление всевозможных информационных услуг, контроль за сообщением СМИ о деятельности организации, оценка результатов и применение мер к исправлению ошибочных заявлений или инициирование соответствующих опровержений.

Самым распространенным способом передачи информации СМИ является подготовка пресс-релизов, на которых следует указывать желательную дату опубликования. После написания их отправляют по обычной или электронной почте в различные СМИ. Главным требованием к пресс-релизам является абсолютная ясность и отсутствие двусмысленности. При написании пресс-релизов следует избегать: 1. Абстрактных формулировок, которые можно трактовать в СМИ по-разному; 2. Длинных фраз. В пресс-релизе должен быть обязательно указан телефон, имя и фамилия контактного человека, отвечающего за данный вопрос, с тем, чтобы непонятные вопросы или время выхода информации были согласованы. При рассылке пресс-релизов по редакциям вначале указывают адрес, контактный телефон адресата, заголовок, краткое содержание материала. В первом абзаце должна идти основная информация о событии, которая отвечала бы на вопросы что, где, когда происходило. В последующих абзацах разворачивается тема о том, как и почему происходило это событие. Нужно соблюдать следующие правила: в тексте пресс-релиза не должно быть орфографических ошибок и, желательно, стилистических; обязательно обращение: личное – если вы знаете адресата, общее – если пресс-релиз не имеет конкретного адресата; графическое оформление: выделить ключевые фразы более крупным шрифтом, четко разделить на абзацы; разместить в пресс-релизе свои выходные данные (название фирмы, номера телефонов, факсов, адрес) так, чтобы они сразу бросались в глаза.

Очень эффективным методом передачи СМИ информации являются пресс-конференции. Приглашения на пресс-конференции высылают за неделю. В них следует четко указать тему, место, число, время, и по возможности, имена основных докладчиков. Все приготовления к началу пресс-конференции должны быть закончены за 20-30 минут до её начала.

Прием журналистов должностными лицами разного уровня носит менее официальный характер, чем пресс-конференция, и организуется примерно также, как и пресс-конференция. Визиты непосредственно на объекты организуются с целью возможности ознакомления с тем, что делается конкретно на производстве или в учреждении. Они могут проходит по форме «дней открытых дверей», «дней, посвященных покупателям», «экскурсий» с участием прессы. Организация визита начинается с распространения приглашений для посещения объекта, в которых указываются условия посещения (бесплатный проезд, организация питания и т.д.).