Делопроизводство и деловая корреспонденция

(Вопросы к тестам)

I. Делопроизводство.

1. Организация делопроизводства на предприятии.

Делопроизводство – это совокупность работ по организации управленческой деятельности фирмы.

Документооборот – это движение документов в организациях с момента их получения до завершения исполнения или отправки.

Документирование – это движение документов в организации с момента их получения до завершения их исполнения или отправки.

Документ – это материальный объект с закреплённой на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ.

Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и отводится место для переменной.

Формуляр – это совокупность реквизитов, присущих определённому виду документа, расположенных в определённой последовательности.

По месту составления документы делятся на: внутренние и внешние.

По содержанию документы делятся на: организационные, распорядительные, информационно-справочные.

Печати бывают: простые и гербовые.

К документам организационного характера относятся: устав, штатное распоряжение.

К документам информационно-справочного характера относятся: акт, протокол, письмо.

Оттиск печати на документе должен захватывать: последние буквы должности.

К распорядительным документам относятся: приказ, распоряжение, указание, инструкция, поручения.

Перечислите документы, исполнение которых подлежит обязательному контролю:

Полное воспроизведение подлинного документа называется: копия.

Копии бывают трёх видов: отпуск, выписка, дубликат.

Какие реквизиты придают документу юридическую силу: дата, подпись, печать, регистрационный индекс, гриф утверждение.

Название вида документа печатают: прописными буквами.

Исходящие документы подписываются: руководителем.

В состав реквизита "Подпись" (23 реквизит) входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и её расшифровка(инициалы, фамилия).

Документы на предприятии классифицируются: по видам документов, по способу фиксации информации, по степени сложности, по месту составления, по срокам исполнения, по происхождению, по степени доступности, по юридической силе, по назначению(стадии создания), по функциональным признакам.

Устав предприятия имеет следующие разделы: указание на собственника организации; наименование организации, его вид; местонахождение организации; предмет и цель деятельности; перечень органов управления и их компетенция; размер уставного фонда; порядок образования имущества организации и распоряжение этим имуществом; порядок распределения прибыли; условия реорганизации и ликвидации организации.

Юридическим основанием возникновения распорядительного документа является: законы РБ, указы президента РБ, постановление кабинета министров РБ, поручения вышестоящих органов, необходимость правового регулирования работы аппарата.

Подразделения делопроизводства: управление делами, общие отделы, секретариат, канцелярии.

Юридические требования к ведению делопроизводства: наличие единой системы организационных и распорядительных документов; соблюдение порядка подготовки и оформления реквизитов, утверждения и выпуска этих документов.

Документы, в которых закрепляются право издания документов, их подписание, утверждение, согласование: акт.

Полномочия совета предприятия: определение общей направленности экономического и социального развития предприятия; определения порядка распределения прибыли; участие в выпуске ценных бумаг и их покупке; решение о создании или ликвидации филиалов и подразделений; принятие решений по внешнеэкономической деятельности; рассмотрение конфликтных ситуаций.

Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют: порядок приёма и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания.

Что такое должностные инструкции работающих: организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

2. Правила подготовки и оформления документов.

Для оформления деловых документов используются форматы: А3, А4, А5, А6.

Бланки документов разрабатываются на основе: углового расположения реквизитов, продольного расположения реквизитов.

Формуляр-образец формата А4 устанавливает состав реквизитов в количестве: 32.

Реквизиты документов отделены друг от друга: 2-3 межстрочными интервалами.

При печати документов используют: 8 положений табулятора.

Письма оформляются на: бланках для писем.

Реквизит 13 "Ссылка на индекс и дату входящего документа" проставляются на: бланках для писем.

Приказ - это: правовой акт для решения основных задач, стоящих перед данной организацией, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия.

Кем проставляется дата приказа: секретарём, лицом его подписавшим.

Приказы бывают: по основному виду деятельности, по личному составу, по административно-хоз. Вопросам.

Приказ состоит из двух частей: распорядительной, констатирующей.

Приказ должен быть зарегистрирован: в день подписания.

Распоряжение - это: правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации для решения вопросов основной деятельности.

Гриф утверждения акта проставляется: в правом верхнем углу.

Протокол - это: документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, совещаниях и др.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

К какому виду документов по содержанию относятся справки: информационно-справочным документам.

Какие справки, выдаваемые частным лицам для предоставления в другие организации, в обязательном порядке заверяются печатью: личные.

Для уничтожения документов с грифом "КТ"составляется: акт.

При составлении приказа по личному составу в тексте отсутствует: констатирующая часть и глагол «ПРИКАЗЫВАЮ».

Протокол составляется: секретарём, в день проведения.

Дата протокола должна соответствовать дате: проведения мероприятия.

Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания(заседания) делятся на: полные, краткие и сокращённые.

Вводная часть протокола содержит: постоянную и переменную информацию.

Основная часть протокола краткой формы строится по схеме: слушали, постановили(решили).

Любой документ состоит из ряда элементов оформления, которые называются: реквизиты.

Реквизиты располагаются на документе каждого вида: согласно формуляру.

Реквизиты, которые остаются неизменными при оформлении разных документов одного предприятия называются: постоянные.

Реквизиты, которые на разных документах отличаются, называются: переменные.

В состав реквизита "Гриф согласования" (25 реквизит) входят следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», личная подпись, её расшифровка, даты.

Документ можно разделить на следующие части: заголовочная и основная.

Перечислите виды бланков: бланк для письма, общий бланк.

Изложение основной части протокола полной формы строится по схеме: слушали, выступили, постановили(решили).

Акт – это документ, составленный комиссией или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В водной части акта: основание для составления акта, состав комиссии.

В констатирующей части акта: излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проделанной работы, фиксируются установленные факты.

Все реквизиты можно разделить: постоянные и переменные.

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

При оформлении реквизита "Дата" рекомендуется писать дату в форме: дд.мм.гг: например 18.07.2003.

Руководитель предприятия свою деятельность осуществляет изданием приказов, которые делятся на: по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам.

Заголовок к тексту (19 реквизит) печатают: нулевая позиция границы поля; должен быть кратким и ёмким, обязан точно передавать смысл текста.

Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А5 печатают с межстрочным интервалом: 1 межстрочный интервал(14пт).

Текст документов (21 реквизит) на бланках формата А4 печатают с межстрочным интервалом: полуторным.

Резолюция (18 реквизит) проставляется: в правом верхнем углу первого листа документа, на письмах – под реквизитом «Адресат».

Государственный герб Республики Беларусь помещается: в центре верхнего поля.

Согласование может быть: внутренним и внешним.