Регистрация и рассмотрение обращений граждан

5.1.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

5.1.2. Письменные обращения граждан, поступающие в администрацию городского округа или должностному лицу администрации городского округа, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества. При рассмотрении письменных обращений специалист отдела по работе с обращениями граждан проверяет установленные реквизиты письма, наличие указанных автором вложений и приложений и вводит информацию в электронную базу данных. Регистрация и работа с обращениями граждан проходит в СЭД согласно инструкции по электронному документообороту.

Письменные обращения граждан должны содержать наименование органа власти, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а так жефамилию, имя, отчество, адрес, контактный телефон, по которому долженбыть направлен ответ, личную подпись заявителя и фактическую дату подачи обращения.В случае необходимости в подтверждении своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается коллективным, регистрируется оно на автора обращения в адрес которого просят направить ответ или на первого автора обращения если не указано кому направлять ответ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только пo конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

5.1.3. При регистрации на письменном обращении в нижнем правом углу ставится штамп с указанием даты регистрации и входящего номера.

5.1.4. В электронную базу данных:

заносится фамилия, имя, отчество заявителя, его почтовый адрес. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется на заявителя, в чей адрес будет направлять ответ;

если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из Администрации Президента РФ, Аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.), регистрируется номер и дата сопроводительного письма;

отмечается социальное положение автора обращения;

отмечается тема письма;

заносится краткое содержание;

отмечается получатель запроса и ответа;

проставляется срок исполнения.

5.1.5. Обращения граждан, поступившие в администрацию городского округа, ее структурные подразделения в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.

5.1.6. Ответственность за своевременную качественную организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения администрации городского округа, обеспечивающее решение вопросов, затронутых в обращении.

5.1.7. Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения администрации городского округа в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.

5.1.8. Личный прием граждан осуществляется главой городского округа, первыми заместителями главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями структурных подразделений администрации и уполномоченными на то лицами.

5.1.9. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

5.1.10. Организацию приема и запись на прием к главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений и уполномоченным на то лицам осуществляют специалисты отдела рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества в рабочие дни на основании утвержденного главой городского округа графика личного приема граждан и с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов.

5.1.11. Содержание устного обращения заносится в карточку учета приема граждан и вводится в электронную базу данных (приложение № 19).

5.1.12. Регистрационный номер в карточке учета приема граждан проставляется в правом верхнем углу и состоит из порядкового номера обращения и букв «спр» с указанием года.

Например: 121спр09

5.1.13. Все материалы, о которых заявители считают нужным сообщить, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалисты отдела рассмотрения и мониторинга обращений граждан управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества подбирают предыдущие материалы и передают ее должностному лицу за неделю до официального приема.

5.1.14. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

5.1.15. Вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к главе городского округа, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений и уполномоченным на то лицам передаются в приемные руководителей администрации и структурные подразделения администрации для подготовки к личному приему граждан.

5.1.16. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в установленном для письменных обращений порядке.

5.1.17. По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его обращению. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом.

5.1.18. По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.