Порядок приема, обработки и передачи документов по электронной почте

4.8.1. В администрации городского округа прием электронных копий документов для отправки и отправка с официального электронного адреса adm@cityhall.voronezh-city.ru осуществляется управлением делами, учета и отчетности в течение рабочего дня.

4.8.2. С официального адреса электронной почты администрации городского округа служебные письма направляются за подписью главы городского округа, первых заместителей главы администрации, заместителей главы администрации. Служебные письма структурных подразделений направляются с официальных адресов электронной почты структурных подразделений за подписью руководителей этих подразделений.

4.8.3. В случае отсутствия в органах государственной власти, органах местного самоуправления адреса электронной почты в сети Интернет, для приема-передачи служебных документов по электронной почте используется система обмена сообщениями органов власти области.

4.8.4. Оператором официального электронного адреса adm@cityhall.voronezh-city.ru является сотрудник информационно-технического отдела управления делами и отчетности (далее специалист), который обеспечивает ежедневное получение и передачу служебных документов по электронной почте.

4.8.5. Ответственность за ненадлежащую подготовку информации к передаче по электронной почте несет исполнитель, за передачу – специалист.

4.8.6. Передаваемые с помощью электронной почты официальные документы должны иметь подлинник документа на бумажном носителе.

Исполнитель оформляет документ в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению служебных документов, и представляет электронную копию документа специалисту.

4.8.7. Электронные копии справочно-информационных материалов, не имеющие исходящего регистрационного номера, при отправлении электронной почтой могут не иметь бумажной копии и должны передаваться с сопроводительным письмом, подписанным должностным лицом.

Переданная электронная копия документа в течение месяца хранится на почтовом сервере администрации.

4.8.8. При получении электронного сообщения на официальный адрес электронной почты администрации городского округа специалист:

осуществляет предварительное рассмотрение и, исходя из оценки содержания, передает копию документа на бумажном носителе в отдел делопроизводства и документооборота управления по работе с гражданами и структурами гражданского общества или структурные подразделения администрации городского округа для регистрации и передачи на рассмотрение руководителю, или пересылает по электронной почте адресату;

передает уведомление отправителю о получении документа. В случае невозможности распечатывания документа, уведомляет об этом отправителя;

основой для распечатки и передачи в отдел делопроизводства и документооборота является наличие в присылаемом документе обращения к главе городского округа город Воронеж, первым заместителям главы администрации, заместителям главы администрации;

не рассматриваются электронные сообщения с обезличенным обращением, содержащие обращения «Уважаемые коллеги» и т.п.

4.8.9. Прием электронных обращений юридических лиц по поводу ведения ими хозяйственной и иной деятельности осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа Воронеж htt://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для организаций»).

Если заявитель посылает свое обращение на иной электронный адрес, используемый в администрации городского округа город Воронеж, оператор этого электронного адреса должен отправить заявителю соответствующее уведомление:

«Прием обращений юридических лиц осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа город Воронеж htt://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для организаций)».

4.8.10. Прием обращений граждан в электронном виде осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа город Воронеж http://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для граждан»).

Если заявитель посылает свое обращение на иной электронный адрес, используемый в администрации городского округа город Воронеж, оператор этого электронного адреса должен отправить заявителю соответствующее уведомление:

«Прием обращений граждан осуществляется через электронную приемную портала администрации городского округа город Воронеж http://www.voronezh-city.ru/ (вкладка «Электронная приемная» на главной странице, подвкладка «Для граждан»).

4.8.11. Полученная электронная копия документа в течение месяца хранится на почтовом сервере администрации.