VII. Особенности подготовки распорядительных документов

7.1. Распорядительные документы (приказы и распоряжения) по основной деятельности разрабатываются работниками аппарата управления или специалистами подразделений по поручению руководства или в инициативном порядке в пределах их компетенции.

7.2. Распорядительные документы Общества (приказы и распоряжения по основной деятельности, приказы по личному составу) оформляются на соответствующих бланках (приложения № 1 и № 2 к настоящей Инструкции) и имеют следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа – приказ (распоряжение);

- дата и номер приказа (распоряжения);

- место составления (издания) приказа (распоряжения);

- заголовок;

- текст;

- подпись должностного лица;

- визы.

7.3. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа (распоряжения).

7.4. В реквизите «место составления (издания) приказа (распоряжения)» указывается «г.Мурманск» (пишется без кавычек). Реквизит «место составления (издания) приказа (распоряжения)» должен быть расположен ниже реквизитов «дата и номер приказа (распоряжения)».

7.5. Реквизиты: дата распорядительного документа, его номер, место составления и заголовок пишутся полужирным шрифтом.

7.6. Распорядительный документ обязательно имеет заголовок, который должен быть кратким и соответствовать содержанию документа. Заголовок начинается с предлога «О» или «Об» (о чем распоряжение, приказ) и пишется полужирным шрифтом.

7.7. Текст документа должен быть кратким, суть документа должна быть изложена четко, исключая возможность двоякого толкования.

7.8. Распорядительный документ, представленный на подпись генеральному директору Общества (или лицу, его замещающему), в обязательном порядке должен быть согласован и иметь визы:

- руководителя структурного подразделения, подготовившего документ к изданию;

- вышестоящего руководителя, курирующего соответствующее направление деятельности Общества;

- заместителя генерального директора по правовым вопросам (при необходимости);

- других руководителей и специалистов (при необходимости).

7.8.1. Визы проставляются либо в нижней части последнего листа основного текста документа, после подписи руководителя Общества, либо на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа, либо на отдельном листе согласования и включают в себя наименование должности, подпись, расшифровку подписи и дату.

7.9. Если в издаваемом документе имеются приложения, то каждое из них должно быть подписано лицом, ответственным за подготовку документа. При наличии в приказах и распоряжениях приложений ссылки на них даются в тексте. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» (без кавычек), ниже дается ссылка на приказ или распоряжение. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

7.10. Распорядительный документ должен содержать перечень изданных ранее в ОАО «Мурманэнергосбыт» распорядительных документов, которые утратили силу или подлежат изменению в связи с изданием данного документа (если таковые имеются).

7.11. Распорядительные документы вступают в силу со дня их подписания и регистрации, если иное не предусмотрено в тексте самого документа.

7.12. Распорядительные документы оформляются в 2-х экземплярах, регистрируются в отделе кадров. После подписания их генеральным директором (или лицом, его замещающим), первый экземпляр (с визами согласования) передается на хранение в отдел кадров (срок хранения – постоянно), второй остается в структурном подразделении, готовившем его.

7.13. Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем Общества или лицом, его замещающим, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

7.13.1. Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной) частей.

7.13.2. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

7.13.3 Констатирующая часть в приказах завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается без кавычек прописными буквами с новой строки (без абзаца).

7.13.3. Постановляющая часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

7.13.4. Постановляющая часть подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Образец оформления приказа – приложение № 4 к настоящему Положению.

7.14. Распоряжение – это правовой акт, издаваемый руководителем Общества или лицом, его замещающим, в целях разрешения оперативных вопросов и вопросов, связанных с организацией исполнения приказов, локальных нормативных актов. Распоряжение может иметь ограниченный срок действия и распространяться на узкий круг исполнителей (структурных подразделений).

7.14.1. Если существует необходимость объяснения издания распоряжения, то она обосновывается во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ» (пишется без кавычек).

7.14.2. Если распоряжение не содержит констатирующей части, то в таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия.

7.15. До сведения исполнителей распорядительные документы по основной деятельности доводятся специалистом структурного подразделения, готовившего их, или через общий отдел под роспись в листе ознакомления. Копия распорядительного документа передается лицу, на которое возложен контроль за исполнением приказа (распоряжения).

7.16. Внесение изменений и дополнений в распорядительный документ производится путем издания приказа (распоряжения) о внесении изменений и (или) дополнений.

7.17. Приказы по личному составу являются видом распорядительных документов, издаваемых по вопросам, вытекающим из трудовых отношений между работодателем (ОАО «Мурманэнергосбыт») и работниками Общества.

7.17.1. Приказы по личному составу готовят работники отдела кадров на основании докладных записок руководителей структурных подразделений и личных заявлений работников.

7.17.2. Приказ по личному составу, представленный на подпись, должен быть согласован и иметь визы:

- начальника отдела кадров;

- заместителя генерального директора по правовым вопросам;

- заместителя генерального директора по экономике;

- главного бухгалтера (при необходимости).

7.17.3. После подписания приказа генеральным директором (или лицом, его замещающим), первый экземпляр остается на хранении в отделе кадров (срок хранения – 75 лет), второй передается в бухгалтерию Общества. Копии приказов по личному составу (или выписки из них) заверяются работником отдела кадров и передаются в соответствующие структурные подразделения.

7.17.4. Приказ по личному составу в обязательном порядке доводится до сведения работника под роспись. В связи с территориальной удаленностью подразделений Общества допускается ознакомление работника с копией приказа (в том числе, переданной по факсу) или выпиской из него. Ответственность за своевременное ознакомление работника с приказом под роспись лежит на руководителе подразделения, в котором работник исполняет свои трудовые обязанности.

7.17.5. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ст.68 Трудового кодекса РФ).

7.17.6. Приказ о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение 3-х рабочих дней со дня его издания (включая день издания приказа), не считая времени отсутствия работника на работе (ст.193 Трудового кодекса РФ).

7.17.7. Если работник отказывается ознакомиться с приказом под роспись, то составляется соответствующий акт (приложение № 8 к настоящей Инструкции).