VIII. Особенности подготовки информационно-справочных документов

8. 1. Служебные письма.

По содержанию и назначению письма могут быть гарантийными, информационными, письмами-запросами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и пр.

Служебные письма оформляются на соответствующем бланке (приложение № 3 к настоящей Инструкции).

8.1.1. Обязательные реквизиты служебного письма:

- дата;

- регистрационный номер;

- ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- фамилия исполнителя и номер его телефона.

8.1.2. Дата и регистрационный номер.

Дата и регистрационный номер письма проставляются после его подписания. Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в Обществе и состоит из номера отдела (службы) в соответствии со структурой Общества и порядкового номера письма.

8.1.3. Реквизит «адресат» состоит из:

- наименования организации (в именительном падеже);

- указания должности получателя (в дательном падеже);

- инициалов и фамилии (в дательном падеже; при адресации документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресации физическому лицу – после нее);

- почтового адреса в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 (сначала указывается наименование адресата, затем название улицы, номер дома, название населенного пункта, индекс).

8.1.3.1. Каждая из указанных составных частей адресата оформляется с новой строки, знаки препинания между ними не ставятся. Все строки реквизита печатаются полужирным шрифтом, центрируются относительно самой длинной строки, которая ограничивается правым полем.

8.1.3.2. Документ может быть адресован в организацию или ее структурное подразделение с указанием и без указания должностного лица.

Например: Администрация

Муниципального образования

Город Мурманск

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом.

8.1.3.3. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например: Главе

Муниципального образования

Город Мурманск