2015-07-04
445
8.1.3.5. При адресовании документа физическому лицу сначала указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
8.1.3.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат.
8.1.4. Заголовок письма.
Если текст документа состоит более чем из семи строк, то документ в обязательном порядке должен содержать заголовок (краткое изложение содержания документа). Заголовок должен быть кратким и отвечать на вопрос «о чем?» или «о ком?».
8.1.4.1. Заголовок печатается курсивом, строчными буквами (за исключением первой), полужирным шрифтом Times New Roman размера № 12 или № 14, от левой границы текстового поля, через 2 межстрочных интервала ниже ссылки на номер и дату поступившего документа.
Заголовок, состоящий из 2-х и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.
8.1.5. Текст служебного письма.
Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
|
|
|
8.1.5.1. В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа («Просим предоставить информацию…» и др.);
- от первого лица единственного числа («Прошу Вас предоставить информацию о…» и др.);
- от третьего лица единственного числа («ОАО «Мурманэнергосбыт» просит предоставить информацию о…».
8.1.5.2. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка. Допускается уменьшение интервалов между заголовком, текстом и подписью при необходимости размещения текста служебного письма на одной странице.
8.1.6. Если к письму прилагаются документ(ы), то об этом необходимо сделать отметку ниже основного текста.
В случае если к письму прилагается оригинал документа то перед наименованием документа указывается слово «оригинал», если прилагается копия, то «копия».
Например:
Приложение: 1. Оригинал договора на 2 л. в 1 экз.
или:
Приложение: 1. Копия договора на 2 л. в 1 экз.
8.1.7. Исполнитель документа.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в левом нижнем углу письма (последнего листа), ниже подписи руководителя и содержит фамилию и инициалы исполнителя, его контактный телефон, с указанием кода города, печатается размером шрифта № 10.
Например:
И.О.Фамилия
(815 2) 00 00 00
8.1.7.1. Исполнитель отвечает за соблюдение требований настоящей Инструкции при подготовке и оформлении документов, правил русского языка и установленного комплекса обязательных реквизитов, порядка их расположения, а также за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения документов без объективных причин.
|
|
|
8.1.8. Согласование письма.
Представляемые на подпись руководителю Общества письма в обязательном порядке должны быть согласованы с руководителем структурного подразделения, готовившего документ, и вышестоящим руководителем, курирующим соответствующее направления деятельности, путем проставления виз.
8.1.8.1. Виза включает в себя должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия) и дату визирования.
8.1.9. Подпись.
Письма подписываются руководителем Общества (или лицом, его замещающим), его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями структурных подразделений, если им предоставлено это право.
8.1.9.1. В состав реквизита подпись входят:
- наименование должности лица, подписывающего, документ: полное, если документ оформлен не на бланке сокращенное - на документе, оформленном на бланке;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Например:
