Докладная записка

8.2.1. Докладная записка - это документ, адресованный руководителю Общества или руководителю структурного подразделения (от работника этого подразделения).

В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Докладные записки, адресованные руководителю Общества или руководителю структурного подразделения, являются внутренними документами и составляются на простом листе бумаги формата А4.

8.2.2. Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части - констатирующей - излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Вторая часть - анализирующая - содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть - резюмирующая - включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

8.2.3. Докладные записки составляются с указанием следующих реквизитов:

- наименование структурного подразделения – автора документа;

- адресат (кому направляется документ; с указанием должности, фамилии, инициалов);

- название вида документа;

- дата составления;

- заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);

- текст;

- отметка о наличии приложения (если оно есть);

- подпись составителя (с указанием должности).

8.2.4. При оформлении докладной записки необходимо пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части.

В верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автора документа.

Наименование документа располагается ниже через 2 межстрочных интервала.

Дата оформляется арабскими цифрами, например, 20.01.2014 или 20.01.2014г., или буквенно-цифровым способом, например, 20 января 2014г.

8.2.5. Докладная записка, представленная на рассмотрение руководителю Общества, в обязательном порядке должна иметь визы согласования заинтересованных лиц и вышестоящего руководителя, курирующего соответствующее направление деятельности. После принятия решения руководителем Общества на докладной записке проставляется резолюция, что является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Образец оформления докладной записки – приложение № 6 к настоящей Инструкции.