Подготовка и обслуживание совещаний

Слово «совещание» определяется толковым словарем как действие по глаголу совещаться, т. е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-нибудь.

В зависимости от состава участников совещание может быть международным, всероссийским, областным, городским, внутри учрежденским. От вида совещания зависит и количество участников и проводимые организационно-технические мероприятия по их подготовке. В учреждениях, где постоянно действует коллегиальный орган, должен быть типовой регламент проведения заседаний.

Начинается работа по подготовке совещания с указанием руководителя о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предпо-лагаемых участниках, времени и месте проведения.

На основании указания руководителя и по согласовании с ним разрабатывается повестка дня. Повестка дня — это первый документ, который составляется при подготовке совещаний.

При составлении повестки дня рекомендуется в первую очередь ставить вопросы, по которым больше приглашенных. Остальные вопросы располагаются по степени сложности — от более сложных и трудоемких к более простым.

Список участников — это второй документ, который должен подготовить секретарь или сотрудник, отвечающий за организацию совещания. Приглашать следует тех, без кого не возможно обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении аналогичных проблем.

Список участников, размноженный в нужном количестве экземпляров, в дальнейшем может быть использован при регистрации.

Оповещение участников должно быть проведено своевременно в письменной (с посылкой извещения или приглашения) или устной (по телефону) форме.

Перед началом совещания проводится регистрация участников, размещение, транспортное обеспечение, питание, культурно-массовые мероприятия, снабжение участников канцтоварами, оснащение помещения техническими средствами. Руководители организационных мероприятий по подготовке совещаний определяются и утверждаются в группы по проведению совещания, составляется смета расходов.

Регламент совещания может быть примерно таким:

— вступительное слово — не более 10 мин.;

— основной доклад — до 30 мин.;

— вопросы к докладчику — не более 2 мин. каждый;

— содоклад, сообщение — не более 10 мин.;

— вопросы содокладчику — не более 1 мин. на каждый;

— выступления — 5-7 мин.;

— ответ докладчика — не более 5 мин.;

— ответы содокладчика — не более 3 мин.;

— справки по ходу совещания — не более 3 мин.;

— чтение проекта решения — не более 3 мин.;

— подведение итогов совещания — не более 10 мин.

Если в совещании участвуют до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин., его продолжительность не более 10 мин. При большом количестве участников перерыв делают через 1,5 ч работы на 15 мин.

Обслуживание совещания начинается в день его проведения, но если есть приглашенные из других городов, то накануне. Проверяется наличие необходимой аппаратуры, документов на рабочих столах, бумаги, прохладительных напитков, стаканов, бумажных салфеток.

Участников при входе в зал заседания встречают, показывают, где можно раздеться, куда пройти. На больших совещаниях развешиваются таблички и указатели. При регистрации участникам проставляют отметки в командировочных удостоверениях, выдают канцтовары, собирают сведения о приобретении билетов обратно, предлагают принять участие в мероприятиях культурной программы.

В перерывах могут быть организованы кафе-паузы, распространение литературы.

Вопросы для самопроверки

1. Порядок подготовки к совещанию.

2. Как происходит регистрация участников?