Подсистема «Архив»

Подсистема «Архив» предназначена для автоматизации процессов архивного хранения дел в арбитражных судах. Система охватывает архивное хранение судебных и номенклатурных дел с организационно-распорядительными, кадровыми и бухгалтерскими документами.

Подсистема автоматизирует деятельность судей и специалистов судебных составов, сотрудников архивных отделов и делопроизводственных отделов арбитражных судов.

Техническое сопровождение подсистемы осуществляют подразделения автоматизации арбитражных судов в общем порядке.

Подсистема «Архив» должна обеспечить автоматизацию следующих задач:

1) ведение картотеки дел архивного хранения;

2) учёт выдачи дел и учёт документов-заместителей;

3) формирование отчетных форм (номенклатуры дел, внутренней описи документов дела, сдаточных описей дел структурных подразделений и т.д.) в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации;

4) назначение и изменение сроков архивного хранения дел;

5) поиск учётных записей дел и документов на основании атрибутов и текстовых сведений документов;

6) экспертиза ценности документов;

7) учёт и маркирование дел и документов с использованием машиночитаемого
штрих-кода;

8) хранение дел в оцифрованном виде с ЭЦП.

Для успешного функционирования подсистема «Архив» должна использовать для хранения базы данных единое хранилище подсистемы управления базами данных ЕАИКС АС РФ. Подсистема «Архив» взаимодействует с подсистемами «Судебное делопроизводство» и «Делопроизводство» в части передачи сведений о документах и делах, подлежащих архивному хранению.

Для считывания штрих-кода должны применяться ручные сканеры, для считывания электронных образов документов - потоковые и планшетные сканеры.