Подсистема «Делопроизводство»

Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации информационных процессов делопроизводства и документооборота, связанных с документационным обеспечением системы арбитражных судов. Разработка подсистемы должна базироваться на концепции функционирования единого хранилища документов, единства системы учета и отчетности, в ходе разработки должны быть определены единые правила ведения делопроизводства, единая система классификации и кодирования документов для всей системы арбитражных судов.

Пользователями подсистемы «Делопроизводство» являются руководство АС и сотрудники аппарата арбитражных судов.

Подсистема «Делопроизводство», в соответствии с требованиями нормативного документа «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации», должна обеспечить решение следующих задач:

· регистрация входящей корреспонденции с возможностью автоматической нумерации документов;

· регистрация внутренних и исходящих документов с возможностью автоматической нумерации документов;

· возможность учета реквизитов входящих, внутренних и исходящих документа;

· подготовка проектов внутренних и исходящих документов в электронно-цифровой форме;

· визирование проектов документов исполнителем при помощи технологии электронной цифровой подписи и передачу документа на согласование в электронно-цифровой форме;

· согласование проектов документов в электронно-цифровой форме при помощи технологии электронной цифровой подписи и формирования листа согласования;

· регистрация движения входящих, внутренних и исходящих документов, включая сведения о движении бумажных оригиналов и копий внутри суда;

· контроль исполнения документов;

· формирование реестров рассылки исходящих документов;

· списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и автоматическое формирование дел;

· систематизация документов и дел с их последующей передачей в подсистему «Архив»;

· хранение электронных документов, полученных преобразованием (оцифровыванием) оригинальных документов на бумаге, содержащих собственноручные подписи и оттиски печатей, заверенных электронной цифровой подписью для придания оцифрованным документам равной правовой силы исходным документам на бумаге;

· автоматическое распознавание электронных документов и хранение полученных сведений в виде текстов;

· возможность поиска записей в базе данных документов по набору учетных реквизитов карточки документа, а также поиск по тексту документа.

При реализации подсистемы «Делопроизводство» должно быть предусмотрено ее взаимодействие со следующими подсистемами, входящими в состав ЕАИКС АС РФ:

· подсистема «Архив» в части передачи документов и дел;

· подсистема «Судебное делопроизводство» в части передачи информации о входящих судебных документах и получения информации об исходящих.

Подсистема «Делопроизводство» предусматривает использование единых справочников ЕАИКС АС РФ.

В результате создания и внедрения подсистемы «Делопроизводство» должны быть достигнуты следующие изменения показателей объекта автоматизации:

· повышение оперативности контроля над потоками документов и исполнением документов, достоверности получаемой, обрабатываемой и хранимой информации;

· сокращение времени на получение информации, предоставляемой по запросам судов и организаций, формирование и получение регламентированных отчетов по документообороту отдельных подразделений арбитражных судов РФ, выполнение трудоемких рутинных операций при осуществлении общего делопроизводства;

· увеличение производительности труда работников подразделений арбитражных судов РФ за счет автоматизации трудоемких операций по работе с документами;

· улучшение координации деятельности работников подразделений арбитражных судов РФ.

Создание подсистемы «Делопроизводство» рекомендуется проводить поэтапно в интеграции с подсистемой «Судебное делопроизводство» с заменой устаревшего программного обеспечения, используемого в настоящее время.

В рамках последующего развития подсистемы должны быть рассмотрены вопросы о расширении функциональности подсистемы в части реализации возможностей:

· учёта внутреннего движения документов, контроля сроков исполнения распоряжений и других функций управленческого документооборота;

· потокового сканирования входящих документов с использованием штрих-кода;

· поиска учётных карточек документов на основании штрих-кода, считанного при помощи ручных сканеров с оригинальных документов;

· поддержки конвертовальных систем для облегчения массовых рассылок исходящих документов.