Автоматизация ввода данных

Облегчить и ускорить ввод данных позволяет режим Автозаполнения, в котором, используя маркер заполнения, можно выполнять ввод данных в ячейки без набора с клавиатуры. Автозаполнение работает с числами, дата­ми, днями недели, месяцами и смешанными (комбинированными) дан­ными.

Числовые ряды

Для построении в режиме Автозаполнения числового ряда с шагом, рав­ным 1, необходимо выполнить следующие действия:

1. Ввести первое число ряда в первую ячейку диапазона.

2. Нажать и удерживать нажатой клавишу Сtг1.

3. Установить курсор мыши на маркер заполнения (маленький черный квадратик в правом нижнем углу ячейки) ячейки с первым числом ряда. Курсор должен принять вид тонкого черного крестика.

4. Нажать кнопку мыши и потянуть, выделяя диапазон.

5. Отпустить кнопку мыши.

6. Отпустить клавишу Сtг1.

Числовой ряд с произвольнымшагом можно построить двумя разными способами.

При использовании первого способа необходимо выполнить следую­щие действия:

1. Ввести в ячейку первое число ряда.

2. Ввести в соседнюю (смежную) ячейку второе число.

3. Выделить диапазон из двух ячеек с введенными числами.

4. Протащить маркер заполнения через требуемый диапазон - Excell вычислит разность между двумя заданными числами и заполнит выбран­ные ячейки как арифметическую прогрессию.

Второй способ, при котором используется диалоговое окно Прогрессия (рис. 6), предполагает выполнение следующих действий:

1. Ввести в первую ячейку первое число ряда.

2. Выполнить команду Правка/Заполнить/Прогрессия....

3. В диалоговом окне Прогрессия задать шаг, предельное значение, тип прогрессии и способ расположения данных. Нажать ОК.

Рис. 6. Диалоговое окно Прогрессия

На рис. 7 показан фрагмент электронной таблицы, содержащий при­меры рядов данных, построенных тремя различными способами, описан­ными выше: диапазон А1:G1 - ряд с шагом 1 (вводится первое число ряда и используется клавиша Сtг1); диапазон А2:G2 - ряд с отрицательным шагом равным -2 (вводятся два числа, по которым определяется шаг про­грессии); диапазон АЗ:КЗ - вводится первое число и вызывается диалоговое окно Прогрессия, изображенное на рис. 6.

Рис. 7. Примеры рядов данных, построенных в режиме Автозаполнения

Смешанные ряды

Смешанным (комбинированным) будем называть ряд, в котором чле­ны ряда содержат текст и число. В таком ряду обязательно должно быть число; текст может находиться как перед числом, так и после него. Сме­шанный ряд строится по закону изменения числа, при этом начальные значения ряда задаются одной или двумя ячейками так же, как и для числовых рядов. Примеры смешанных рядов, построенных в режиме Автозаполнения, приведены во фрагменте электронной таблицы на рис. 8.

Из рядов, представленных на рис. 8, первые три ряда (диапазоны А1:F1, AЗ:F3 и А5:F5) построены с использованием одной начальной ячейки и протаскивания маркера заполнения (клавишу Сtrl нажимать не следует).

Обратите внимание, что Excel «понимает», что кварталов может быть только четыре, и после четвертого квартала вновь вводит первый. Ряды в диапазонах А7:F7 и А9:F9 построены с использованием двух начальных ячеек, их последующего выделения и протаскивания маркера заполнения.

Рис. 8. Смешанные ряды, построенные в режиме Автозаполнения