Рабочий лист Excel разделен на столбцы и строки. Заголовки столбцов — имена А, В, С,..., Z, АА, АВ,..., АZ, ВА, ВВ,..., ВZ,..., IV (всего - 256). Заголовки строк- числа 1, 2, 3,..., 65536. Перемещение по строкам и столбцам таблицы выполняется с помощью горизонтальной и вертикальной полос прокрутки или клавишами управления курсором.
Пересечение столбца и строки — ячейка. Ячейка имеет адрес, который складывается из имени столбца и номера строки, например: А1, С5, F12. Адрес ячейки иначе называется ссылкой на ячейку. Активная ячейка (выделенный жирной рамкой прямоугольник) доступна для ввода и редактирования данных. Для перемещения активной ячейки используются клавиши управления курсором или манипулятор «мышь». Адрес активной ячейки отображается в поле имени активной ячейки в левой части строки формул.
Содержимым ячейки может быть число, текст, формула. Число — это допустимая форма представления числа (обычная или — для очень больших и очень малых значений — экспоненциальная, т.е. в виде мантиссы и порядка). Текст — это любая последовательность символов. Признаком формулы является символ «=», с которого она начинается.
Значением ячейки для числа и текста являются они сами, для формулы — результат вычисления по этой формуле. Вид, в котором может быть представлено значение, определяется форматом. Формат включает в себя форму представления числа (например, процентный или денежный), гарнитуру и размер шрифта, начертание и т.д.