При расчетах по импортным операциям платежное требование с приложением необходимых документов поступает в уполномоченный банк, где находится валютный счет российского предприятия-импортера. В документах находится и инструкция уполномоченному банку об исполнении платежа. Поступившие в банк документы приходуются в специальной картотеке по внебалансовым счетам. При некомплекте документов или неясной инструкции об оплате платежного требования уполномоченный банк должен в течение трех рабочих дней известить об этом телеграммой иностранный банк, приславший документы экспортера.
Получив документы, банк импортера извещает клиента о том, что в его адрес поступили инкассовое поручение и связанные с ним коммерческие документы. Некоторые коммерческие банки составляют такое извещение в виде особого документа «входящее инкассо», который под расписку передается клиенту для принятия решения об акцепте и оплаты платежных документов. На каждом инкассовом поручении проставляется срок акцепта. Он исчисляется со дня получения документов уполномоченным банком. Если предприятие-импортер с убедительной мотивировкой отказался от оплаты счета, то в тот же день все документы отправляются в иностранный банк с двумя экземплярами документов о причине отказа от акцепта (по почте). Уполномоченный банк извещает банк, поддерживающий корреспондентские отношения с иностранными банками, об отказе от акцепта счета телеграммой в день поступления акцепта в банк.
При оплате счета клиент приносит в банк заявление на перечисление денежных средств экспортеру за три дня до наступления срока платежа. Копия заявления с визой банка возвращается клиенту под расписку.
Обычно сроки оплаты платежных документов оговариваются в контрактах. Если сроки не оговорены, то инкассовое поручение выполняется банком в двухнедельный срок со дня получения документов. При списании средств с валютного счета клиентов производится одновременное списание платежных документов из картотеки счетов. При отсутствии средств на счете клиента документы перемещаются в картотеку (просроченные платежные документы) и запрашиваются инструкции иностранного банка.
В инкассовом поручении предприятие-экспортер дает иностранному банку, инкассирующему платеж, точное указание, когда он может передать импортеру коммерческие документы на получение товара. Возможны два случая: первый — коммерческие документы передаются импортеру после уплаты суммы валюты, указанной в инкассовом поручении; второй — товар продается в кредит, поэтому товарно-транспортные документы передаются импортеру против акцепта срочной тратты (векселя). До этого документы остаются собственностью банка.
Недостатки. Несмотря на широкое распространение инкассовой формы расчетов по экспортно-импортным операциям, она имеет недостатки, которые снижают ее преимущества перед другими формами международных расчетов.
Так, при экспортных операциях возникает значительный разрыв во времени между отгрузкой товара, сдачей документов на инкассо и получением денег за товары и услуги. Длительность расчетов замедляет оборачиваемость средств у экспортера, что не может не влиять на его финансовое положение. Инкассо не гарантирует экспортеру своевременного получения средств.
Импортер может не иметь средств для оплаты, отказаться от акцепта платежных документов. Для ускорения расчетов применяют телеграфное инкассо.
Для снижения риска неплатежей при инкассо могут использоваться предварительно выданные банковские гарантии своевременной оплаты инкассовых поручений. За выдачу гарантии банк получает определенный доход.