Особенности подготовки и проведения выставки за рубежом

Своевременное получение правильно оформленных документов позволит избежать неприятностей с таможенниками при пересечении границ. Для выезжающих на выставку, организуемую за границей, отдел кадров (или управление кадров) организатора выставки заграницей обеспечивает оформление и выдачу следующих выездных документов: служебный загранпаспорт, аттестат, справка на обмен валюты, если ее вывозится больше лимита, проездной билет медицинский сертификат о необходимых прививках для выезда в жаркие страны[32].

Прибыв на выставку, организуемую за границей, специалисты должны явиться в дирекцию и ознакомиться с правилами поведения в конкретных условиях и ситуациях, порядком хранения личных документов, условиями проживания и денежного обеспечения на период выставки.

Для подготовки отечественной выставки за границей или организации раздела российского представителя на международной ярмарке организатор обычно создает специальный орган управления – дирекцию выставки или дирекцию российского раздела на ней. И естественно, успех этой выставки или ярмарки, ее технический и коммерческий результат во многом будут зависеть от профессиональной компетентности дирекции и ее сотрудников. Одна из главных функций дирекции – такая работа с проектировщиками, художниками, монтажниками, стендистами, чтобы обеспечить достижение доставленных перед выставкой целей и четкое решение практических задач. Дирекция должна обеспечить слаженную работу стендовых специалистов на всех этапах подготовки и проведения выставки.

Специалистам, работающим непосредственно на стенде, нужно знать членов дирекции в лицо. Важно установить и поддерживать контакты с дирекцией и главными специалистами, принимающими участие в выставке, что поможет организации четкого взаимодействия стендистов со всеми другими заинтересованными участниками общей работы.

Если российская выставка работает за рубежом на крупной выставке, то может быть сформирована дирекция российского раздела, имеющая следующий примерный состав: директор выставки, первый заместитель директора, заместитель директора, главный художник, старший методист, специалист по транспорту, главный (старший) бухгалтер, заведующий хозяйством, переводчик (или служба переводчиков), пресс-секретарь. Приведем примерную структуру распределения обязанностей между руководящим составом и сотрудниками выставки.

Директор выставки (российского раздела выставки) отвечает за ведение всей финансовой и хозяйственной работы на выставке и является распорядителем кредитов. Он подписывает контракты и соглашения с фирмами-подрядчиками и обеспечивает их выполнение. Директор знакомит всех сотрудников выставки со своими функциями, изложенными в должностных инструкциях. Он отвечает за должное выполнение ими профессиональных обязанностей.

Заместители директора являются его ближайшими помощниками в решении вопросов в соответствии с распределением обязанностей. Первый заместитель директора отвечает за монтаж и обслуживание экспозиции. В отсутствие директора исполняет его обязанности. Обычно система взаимодействия руководителей с подчиненными во время проведения выставки строится таким образом, чтобы при отсутствии начальника отдела сотрудники могли обращаться к отвечающим за данный участок работы заместителям директора.

Главный художник (художник) отвечает за разработку проекта оформления экспозиции, осуществляет авторский надзор за реализацией проекта художественного оформления экспозиции. При необходимости главный художник привлекается дирекцией для проведения переговоров с администрацией международной выставки, другими заинтересованными организациями по заключению контрактов и соглашений, касающихся монтажа и оформления экспозиции. Во время проведения монтажа и художественного оформления экспозиции непосредственно руководит работой. Главному художнику (художнику) желательно наладить контакт с руководителем группы стендистов уже на этапе разработки проекта ее художественного оформления. Такая совместная работа даст возможность учета особенностей экспонатов, а также позволит отобрать наиболее действенные методы демонстрации и приемы показа с учетом складывающихся условий. После демонтажа своей экспозиции готовит свой раздел отчета о работе выставки.

Старший методист (методист) является ключевой фигурой в разработке тематического плана. В его обязанности входит контроль за его соответствием нормативным требованиям при монтаже и оформлении выставки. Старший методист оказывает помощь стендистам (копирайтерам) в подготовке текстов их рассказов и текстов гидов-переводчиков. Он контролирует правильное функционирование технических средств рекламы, принимает участие в приеме делегаций и почетных групп посетителей, изучает формы и методы работы иностранных экспонентов, ведет учет посетителей и их мнений, готовит отчет о результатах информационно-рекламных работ. Старший методист (методист) тесно сотрудничает со стендистами, оказывает им методическую помощь на разных этапах работы стенда.

Специалист по транспорту организовывает работу по отгрузке экспонатов и других сопутствующих грузов, проводит весь комплекс транспортно-экспедиторских работ, включая составление сметы расходов по выставке, транспортному оформлению выставочных грузов и др., составляет отчет о своей работе.

Специалист по транспорту организует свою работу во взаимодействии стендистами, распределяя обязанности за каждой стороной, что позволяет исключать ошибки в оформлении, комплектации, отправке грузов, их приемке, распаковке и монтаже.

Старший переводчик (переводчик) проводит работу по устному и письменному переводу речи и текстов, оказывает персоналу выставки методическую помощь по вопросам перевода.

Стендисту, работающему на зарубежных выставках, желательно самому знать язык страны проведения выставки или хотя бы один из иностранных рабочих языков: английский, немецкий или французский. Знание иностранного языка, на котором общаются основные посетители и гости выставки, намного повышает результативность работы стендиста, экономит время переводчиков, которых на выставке всегда не хватает. При приеме почетных гостей и ответственных делегаций он сам выполняет функцию гида-переводчика.

Если стендист не знает местного языка и не владеет одним из рабочих языков, ему следует обратить особое внимание на подготовку к работе с переводчиком. Чаще всего, стендист работает с закрепленным за ним переводчиком весь период на выставке. Но бывают и варианты, когда все зависит от наличия свободного переводчика. Коммуникативные и коммерческие результаты участия в выставке зависят от слаженности работы стендиста и переводчика. Дирекция выставки в процессе подбора стендиста и переводчика, работающего с ним, должна учесть их совместимость, наличие или отсутствие которой, несомненно, скажется в последующем на слаженности их работы. В тех случаях, когда стендист владеет языком страны проведения выставки, дирекция проводит своеобразную аттестацию его языковых знаний, умений и навыков и принимает решение о его самостоятельной работе без переводчика.