Снятие поручения с контроля

Выполняется: руководителем отдела маркетинга.

Функциональные обязанности: ответственный исполнитель, автор и контролер подпоручения.

Войдите в систему под именем ответственного исполнителя.

Ответственный исполнитель просматривает папку Контроль, в которой хранятся как документы, так и поручения, для которых он является контролером. Отличить поручения от документов можно, если посмотреть на поле Контролер.

Откройте документ и снимите с контроля одно из поручений. Для этого выделите поручение, щелкните мышью по кнопке Снять поручение с контроля (для тех же целей используется пункт меню Поручение à Снять с контроля) и напишите комментарий к исполненному поручению (рис. 7).

Рис. 7. Комментарий к поручению (при снятии поручения с контроля)

При снятии поручения с контроля значок состояния поручения примет вид исполнено в срок

Запись о снятии поручения c контроля и текст комментария будут перенесены на вкладку поручения Ход исполнения.

При неудовлетворительном выполнении поручения оно может быть возвращено контролером исполнителю поручения на доработку.

Реализованный в системе механизм контроля срока исполнения документов и наглядное отображение состояний документов позволяют легко ориентироваться в текущем состоянии дел.

Каждое поручение (документ) имеет конкретный срок исполнения (или не имеет, если установлен флажок в поле «без срока» на вкладке Поручение контрольной карточки документа), который указывается при создании поручения (документа).

Состояние, в котором находится поручение, зависит от срока исполнения поручения.

В ситуации, когда контрольный срок исполнения поручения (документа) истек, а поручение (документ) еще находится на контроле, состояние поручения (документа) меняется на состояние на контроле + просрочено (отображается в контрольной карточке документа и в папках Поручения и Контроль).

Поручение (документ) может быть выполнено в срок (тогда оно будет находиться в состоянии исполнено в срок) или с опозданием относительно контрольного срока (в этом случае поручение будет находиться в состоянии исполнено + просрочено).

Когда приближается контрольный срок исполнения поручения (документа), система автоматически рассылает напоминания исполнителям поручения согласно настройкам, произведенным в модуле Администратор системы. Напоминания представляют собой обычные сообщения, автоматически сформированные системой.

Рис 7. Информация о просроченных документах в папке Входящие документы.

Система рассылает сообщения за определенное количество дней до наступления контрольного срока, а также в момент наступления контрольного срока и через определенное количество дней после наступления контрольного срока. Как уже говорилось выше, Администратор может выбирать тип рассылаемых уведомлений и указывать периодичность их рассылки.