Договорная работа в организации

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

1)заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);

2)организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Договорная работа представляет собой разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом.

В случае если организация является поставщиком (продавцом, исполнителем), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел или отдел сбыта либо специально созданный договорный отдел. В случае если организация выступает покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи шесть типичных стадий:

1) подготовка к заключению договоров, которая включает следующие основные этапы:

—преддоговорные контакты с возможными контрагентами,

—разработку основных условий (подписание предварительных договоров — соглашений о намерениях),

—подготовку бланков договорной документации;

—составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов);

2) оценка оснований заключения договоров основывается на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация и каждый из потенциальных контрагентов;

3) оформление договоров, которое включает следующие основные этапы:

—разработку проектов. Разработка проектов договоров поручается, как правило, службе, ответственной за ведение договорной работы. В дальнейшем договор вместе протоколом разногласий или другой документацией передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным, материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционной формой контроля соответствия проектов договоров интересам организации является визирование,

—урегулирование разногласий,

—конкретизацию содержания заключенных договоров,

—их изменение или расторжение;

4) доведение содержания договоров до исполнителей, которое
возможно в следующих формах:

—передача заинтересованным лицам договорной документации;

—передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;

—составление систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.);

5) контроль исполнения имеет целью поддерживать работы в рамках, установленных условиями договоров, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим или постоянным;

6) оценка результатов исполнения договоров складывается:

—из выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями заключенных сделок,

—анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения (санкции);

—разработки мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров.

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров, поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласовании его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключать отдельные пункты, включать другие и т.д.

Следует отметить, что участие юристов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными правовыми актами. Юристы организуют и активно участвуют в подготовке как локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все нормативные правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия (например, бухгалтерии), получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Учет должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по их предотвращению и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. Здесь следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением мер ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят:

—название договора, которое указывает на юридическую сущность составленного документа, например «Договор аренды здания». Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа;

—дату. Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров, вступающих в силу с даты их подписания. Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца — словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами;

— место его составления, которое обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ).

В ГК РФ установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

1) между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора;

2) достигнутое соглашение по своей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.

В соответствии со ст. 432 ГК РФ существенными признаются условия:

—о предмете договора;

—относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;

—которые названы в законе или иных нормативных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида.

В предмете договора должны быть определены те отношения, по поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Согласно ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке, либо в составе другого недвижимого имущества.

Следует различать предмет договора и объект договора.

Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор.

Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить, кто именно его заключил, поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

—для организаций: юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;

—для граждан: фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.

В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору. Например, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако если это условие будет включено в договор, то должник будет обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.

Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. Возможны следующие основные варианты:

—в договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);

—при отсутствии в договоре специальных оговорок либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика, в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством. Однако в случаях, установленных ст. 30 Арбитражного процессуального кодекса РФ и ст. 120 Гражданского процессуального кодекса РФ, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;

—в целях упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда.

Рекомендуется придерживаться следующей примерной структуры договора:

—реквизиты договора;

—преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор);

—предмет договора (т.е. о чем конкретно договариваются стороны, в том числе указывается объект договора);

—срок договора, порядок досрочного расторжения договора;

—права и обязанности сторон;

—расчеты сторон;

—ответственность сторон;

—разрешение споров (арбитражная оговорка);

—заключительные положения;

—юридические адреса и банковские реквизиты сторон;

—подписи сторон.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

—исследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;

—разработка форм договоров и отчетной документации;

—разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнителей и других подразделений;

—разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;

—инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;

—внедрение системы автоматизации договорной работы;

—аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости;

—консалтинг.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора; структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора; главный бухгалтер; юрисконсульт.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо протоколом собрания учредителей контрагента. Следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 000 руб. только с согласия совета директоров организации, представителем которой он является, поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность является недействительной), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры оформляют те структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют соответствующие функции.

Оригиналы договоров должны храниться в бухгалтерии предприятия.