Инструкции секретаря

Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффек­тивной деятельности своего секретаря, должен содействовать созда­нию обучающей инструкции (ОИ).

Разработка специалистами инструкции, как показала зарубеж­ная и отечественная практика, занимает от одного до четырех меся­цев. Сроки создания ОИ зависят от количества функциональных обя­занностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.

Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соот­ветствии с действующими законодательными и нормативно-методи­ческими материалами. При разработке ОИ необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разде­лов и последовательности изложения. ОИ должна отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности секре­таря, иметь четкие формулировки, быть гибкой и динамичной.

Разработка обучающей инструкции осуществляется следующим образом.

Первый этап. «Интервьюирование заинтересованных лиц, консуль­тации с экспертами». Первым этапом в процессе подготовки ОИ яв­ляется опрос сотрудников. Учитывая специфику подчиненности и самой деятельности секретаря, желательно привлечь независимых экспертов. Процесс интервьюирования и консультаций продолжает­ся до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о том, что долж­но быть включено в учебную программу секретаря. В итоге форми­руется предварительное представление о критериях выполнения ка­чественной работы и идеальном секретаре. Это представление ис­пользуется на последующих этапах для совершенствования деятель­ности секретаря. Подробно на данном этапе анализируются взаимо­отношения секретаря с другими сотрудниками и подразделениями организации.

Эффективным дополнительным методом на первом и других этапах может быть самофотография рабочего дня секретаря (СФРД). Ее данные заносятся в наблюдательный лист.

Второй этап. «Общий анализ содержания работы секретаря». Вто­рой этап начинается с более детального анализа содержания деятель­ности секретаря, например наблюдения за его работой и формально­го определения и регистрации всех выполняемых им задач и дейст­вий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посред­ством собеседования. Еще один метод заключается в том, что секре­таря просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки ОИ, как правило, объединяет все эти методы. Таким образом, на дан­ном этапе вся деятельность секретаря разделяется на стандартные алгоритмы, которые могут быть затем преобразованы в учебные материалы.

На основе этих данных формулируются функциональные обязан­ности секретаря и определяются основные элементы раздела «Рабочий день секретаря». При небольшом объеме работ и соответственно изуче­нии данных возможно совмещение второго и третьего этапов.

Третий этап. «Внедрение ОИ, обучение секретаря». На этом эта­пе корректируются созданные стандартные алгоритмы деятельности секретаря. Для этого применяются как уже названные методы (тестирование, собеседование, наблюдение и пр.), так и фотогра­фия рабочего дня секретаря, хронометраж, метод моментных слу­чайных наблюдений. На последнем этапе ОИ согласовывается и утверждается. При необходимости секретарь проходит курс обуче­ния, например в случае изменения существующей технологии (выполнение операций на базе новейших компьютерных техноло­гий).

Обучающая инструкция секретаря включает в себя:

общие положения;

функциональные обязанности и права;

требования, предъявляемые к секретарю;

организация рабочего места и оптимальные условия труда;

рабочий день секретаря;

документация;

взаимоотношения с сотрудниками организации;

ответственность.

Структура ОИ, последовательность в расположении элементов могут быть по желанию.составителей изменены.