Формирование дел

В соответствии с заголовками номенклатуры дел исполненные документы группируются в дела. Документы помещаются в дело, если они по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Формированием дела занимается секретарь-референт.

Документы предприятия группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела располагаются в определенной последовательности.

3.5.1. Признаки заведения дел

1. Номинативный признак (по названию разновидности документов). Так формируются в дела распорядительные документы, некоторые виды справочно-информационных документов. Например, «Приказы руководства по основной деятельности за 2000г.».

2. Авторский признак (по названию автора документов дела). Например, «Исходящие документы ООО «_____________» за 2014г.».

3. Корреспондентский признак (по названию корреспондента). Например, «Переписка с ОАО «______________» в 2014г.».

4. Предметно-вопросный признак (в дело группируются разные документы, относящиеся к решению одного вопроса). Например, «Учредительные документы фирмы (устав, положение, должностные инструкции и др.)».

5. Географический признак (документы разных корреспондентов группируются в дело по территориальной расположенности авторов). Например: «Переписка с ______________ в 2014г.».

3.5.2. Последовательность расположения документов в деле

С целью удобства поиска документы в деле располагаются в определенной последовательности:

q в хронологической последовательности (по датам создания или поступления документов) формируются в дела приказы, решения, служебные письма, телефонограммы и т.п.

q в порядке алфавита по фамилиям группируются в самостоятельные дела лицевые счета по зарплате, анкеты и т.п.

q по номерам в дела подшиваются накладные, квитанции, документы.

q в вопросно-логической последовательности подшиваются документы с приложениями, дата утверждения или составления которых может не совпадать с датой документа.

При формировании дел соблюдаются следующие ос­новные правила:

1. В дело помещают только исполненные документы. При этом документы должны быть правильно оформлены (иметь определенный набор реквизитов данной разновидности, отметку об исполнении или надпись «В дело»).

2. Формируют дело из документов одного календарного года. Например, номенклатуру дел предприятия составляют и утверждают в последнем квартале предыдущего года, но относится она к документам текущего года.

Исключения могут составлять следующие дела:

· переходящие дела (дела не законченные в текущем году, переходящие на следующий год);

· личные дела (их формируют в течение всего периода работы какого-либо лица на данном предприятии).

3. Отдельно в дела группируются документы постоянного и временного сроков хранения.

4. В дело подшивают документы-подлинники в одном экземпляре. Если в дело подшивается копия документа, то она должна быть заверена по установленной форме. Исключения могут составлять черновики особо ценных документов.

5. Документы, относящиеся к решению одного вопроса, группируются в одно дело.

6. В дело помещают основные документы и приложения к ним. Приложения присоединяют к основным документам независимо от датыих утверждения или составления.

7. Документы, имеющие гриф ограничения доступа к документу, формируются в дела отдельно от остальных документов предприятия.

В дела не подшиваются документы, подлежащие возврату.

В соответствии с этими правилами распорядительные документы предприятия группируются в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются их приложениями и группируются вместе с распорядительными документами.

Переписка предприятия группируется, как правило, в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Объем дела не должен превышать 250 листов. Если документов в деле больше, дело делится на тома, которые имеют тот же заголовок.

Дело, в которое подшиваются документы предприятия, представляет собой твердую папку (скоросшиватель, папка-регистратор), на обложке которой указывается (приложение 7):

- название предприятия;

- номердела по номенклатуре дел;

- заголовки дела по номенклатуре дел;

- дата(указание года формирования дела);

- количество листов (сведения заполняются в конце календарного года);

- срок хранения документов.