Подготовка и передача дел в архив

3.6.1. Порядок проведения экспертизы ценности документов

Дела с исполненными документами хранятся до момента их передачи в архив у секретаря-референта.

Перед сдачей дел в архив проводится экспертиза их ценности с целью определения сроков хранения дел. В ЗАО«Самарские мельницы» экспертиза ценности проводится секретарем-референтом при:

v составлении номенклатуры дел, когда заранее определяется срок хранения документов;

v формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

v при подготовке дел к последующему хранению.

Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.

Подготовка дел к сдаче их в архив производится в конце следующего года после завершения их делопроизводством.

Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания документов делопроизводством.

3.6.2. Оформление дел

Дела временного (свыше 1 года), постоянного сроков хранения и по личному составу перед сдачей на хранение подлежат оформлению:

Документы в деле располагают в хронологической последовательности (с января по декабрь делопроизводственного года).

Документы в деле нумеруются. Валовая нумерация листов обеспечивает сохранность и порядок расположения документов. Нумеруются все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи. Нумерацию производят арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, нумератором или черным графическим карандашом.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в правом верхнем углу. Некоторые документы (чертежи, фотографии и т.п.) нумеруются на оборотной стороне в верхнем левом углу. Конверты с вложенными документами нумеруются раздельно.

Составляется заверительная надпись дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение 5). В заверительной надписи дела указывается количество пронумерованных листов дела (цифрами и прописью). Если имеется внутренняя опись, то отдельно указывают количество листов внутренней описи.

Составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 6). Она содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывают (цифрами и прописью) количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Дело прошивается или переплетается в твердую обложку. Перед подшивкой (переплетом) документов из дела удаляются скрепки и другие металлические крепления. Текст документов в деле после прошивки должен свободно читаться.

Оформляется обложка дела.На ней указывают:

- наименование предприятия;

- регистрационныйномер дела;

- заголовок дела;

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела.

При оформлении обложки дел наименование предприятия указывается полностью в именительном падеже.

Заголовок дела на обложке должен соответствовать заголовку из номенклатуры дел предприятия. В заголовок могут вноситься дополнительные сведения и уточнения.

Датой дела является год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

На основании заверительной надписи дела указывается количество листов в деле (приложение 7).

3.6.3. Составление и оформление описей дел и передача дел в архив

На дела, завершенные делопроизводством, отобранные на хранение, составляются описи дел.

Опись дел - это систематизированный перечень заголовков дел. Описи составляются отдельно на:

Ø дела постоянного хранения;

Ø временного (свыше 1 года) хранения;

Ø делапо личному составу;

Ø дела, состоящие из специфических документов (научные отчеты, судебные дела и т.п.);

Ø служебные корпоративные издания.

Перед занесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел по номенклатуре предприятия. Обнаруженные недостатки устраняются.

В описательную статью описи должны быть занесены:

§ регистрационный номер дела (тома, части);

§ заголовок дел (тома, части), который должен полностью соответствовать заголовку на обложке дела;

§ дата дела (тома, части);

§ количество листов в деле (тома, части).

Графы описи оформляются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывают количество дел, номера первого и последнего дела. Опись подписывает составитель (с указанием должности), а утверждает ее руководитель структурного подразделения (приложение 8). Составляют опись в 2-х экземплярах, один из которых передается в архив, второй остается у секретаря-референта.

Передача дел в архив производится по описям дел. При передаче дел в конце каждого экземпляра описи указывается количество дел (цифрами и прописью), номера отсутствующих дел, дата приема передачи дел, подписи сотрудника архива и лица, передающего дела.

Дела хранятся у секретаря-референта, по истечение сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт. Обычно составляется акт о выделении к уничтожению документов на дела всего предприятия. Дела включаются в акт, если срок их хранения истекает к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2008 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2012 г.