Термины и определения

Документ – информационный источник или любая информация, зафиксированная на материальном носителе или электронном виде с целью передачи ее во времени и пространстве.

Понятие включает:

§ организационные документы - устав юридического лица, решение о создании или учредительный договор, штатное расписание, структура и численность аппарата управления, правила внутреннего распорядка, положения о структурных подразделениях компании, должностные инструкции,

§ распорядительные документы – постановления, распоряжения, приказы, решения, инструкции, указания и являются средством передачи письменных указаний подчиненным органам или конкретным исполнителям,

§ информационно-справочные документы – служебные письма, телеграммы, справки, докладные записки, акты и др., содержащие информацию, которая может побудить к каким-либо действиям, иногда они подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению,

§ нормативные документы – документы, закрепляющие какие-либо правила, нормы.

Бланк – лист бумаги светлых тонов с отпечатанной на нем типографским или иным способом постоянной информацией и пробелами для переменной информации.

Внутренний документ – документ, созданный компанией для внутреннего пользования.

Гарантийное письмо – служебное письмо, посылается с целью подтверждения определенных обещаний или условий.

Деловое письмо или служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсу, электронной сети и др. способом.

Директивный документ – документ, поступающий из вышестоящего органа и содержащий указания к действию.

Договор – письменное соглашение сторон, определяющее условия каких-либо отношений.

Договорное письмо – служебное письмо, указывающее на факт отправки договора.

Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.

Докладная записка – документ, информирующий руководство с выводами и предложениями.

Документирование – процесс создания и оформления управленческих документов в различных носителях по установленным правилам.

Документооборот - период прохождения документов в учреждении с момента создания до завер­шения исполнения или отправки.

Должностная инструкция – организационный документ, который очерчивает круг вопросов и указывает должностных лиц, на которых распространяется эта инструкция.

Заявление – документ личного характера, составленный в виде просьбы, адресованный руководителю организации.

Инструкция – организационный документ, устанавливающий какие-либо правила.

Объем документооборота - исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год.

Объяснительная записка – информационный документ, поясняющий содержание отдельных пунктов основного документа или написанный для объяснения каких-либо фактов, поступков.

Оригинал – первый экземпляр документа.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы организации, структурных подразделений организации.

Приказ – правовой акт, изданный руководителем с целью решения задач, стоящих перед организацией.

Претензия – вид служебного письма о невыполнении обязательств одной из сторон.

Протокол – документ, фиксирующий ход заседания, совещания.

Проект документа – предварительный текст какого-либо документа до момента его подписания.

Справка – информационно-справочный документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий.

Сопроводительное письмо – служебное письмо, имеющее отметку о наличии приложения.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.

Унификация документов – приведение их к единой системе, форме, единообразию.

Устав – учредительный документ, определяющий структуру, функции и права организации.

Формирование дел - называется группировка исполнительных документов в дела.

Приложение 2.