Прием, регистрация и отправление документов

12. Регистрации подлежат все поступающие документы.
13. Для учета документов и контроля за их исполнением Правил ведется:
журнал регистрации входящих документов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;
журнал регистрации исходящих документов по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам.
14. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы ставится регистрационный номер по журналу регистрации входящих документов, и дата их регистрации.
15. На исходящих документах проставляется регистрационный штамп по образцу согласно приложению 4 к настоящим Правилам.
16. Документы направляются адресатам по почте или нарочно.

Составление номенклатуры дел

17. Номенклатура дел, составляется (не позднее 10 декабря текущего года) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года в трех экземплярах.
Номенклатура дел государственной нотариальной конторы утверждается руководителем территориального органа юстиции и согласовывается с государственным архивом.
Частный нотариус, утверждает номенклатуру дел по согласованию с частным нотариальным архивом.
18. В номенклатуру дел включаются наименования (заголовки) дел, отражающие всю документируемую деятельность, в том числе, - реестры, книги, журналы.
Номенклатура дел составляется на основе Примерной номенклатуры дел согласно приложению 5 к настоящим Правилам.
Примерная номенклатура дел предназначена для использования в качестве основного документа при подготовке номенклатуры дел, при определении сроков хранения дел в случае их отбора для передачи в архив или для уничтожения.
Снижение сроков хранения, установленных Примерной номенклатурой дел, при составлении номенклатуры дел не допускается.
В каждом разделе номенклатуры предусматриваются резервные индексы для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.
19. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел или томов по форме согласно приложению 6 к настоящим Правилам.
20. Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел оперативного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.