Оформление дел. Составление описи дел

27. Оформление дела состоит из комплекса работ по подготовке дела к хранению, включающего в себя формирование обложки дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи и внутренней описи.
28. Дело помещается в обложку дела по форме согласно приложению 7 к настоящим Правилам.
29. После завершения дела в делопроизводстве проводится его полное или частичное оформление в зависимости от сроков хранения, устанавливаемого в соответствии с номенклатурой дел.
30. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения предусматривают:
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документов дела;
брошюровку (подшивку) дела в твердую обложку;
заполнение всех реквизитов обложки дела согласно пункта 36 настоящих Правил.
31. В конце дела подшивается лист-заверитель дела по форме согласно приложению 8 к настоящим Правилам.
Лист-заверитель дела подписывается частным или государственным нотариусом, с указанием даты составления заверительной надписи, проставлением печати.
При изменении нумерации листов дела на листе-заверителе дела делается отметка об изменении.
32. На дела, постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись документов дела по форме согласно приложению 9 к настоящим Правилам.
Внутренняя опись документов дела подписывается частным или государственным нотариусом и подшивается в начале дела.
33. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
34. По окончании календарного года отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оконченные в делопроизводстве, составляется опись дел постоянного хранения по форме согласно приложению 10 к настоящим Правилам. Опись представляет собой перечень заголовков дел, с указанием дат и количества листов в деле.
На дела временного (до 10 лет) хранения опись не составляется.
35. Документы, хранящиеся в делах частного нотариуса или в государственной нотариальной конторе, выдаются лицам, указанным в пункте 6 статьи 3 Закона.
Изъятие документов из дел производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан, при этом в дело вкладывают копии документов и акт (протокол) об изъятии подлинников.
36. В случае возвращения ранее изъятых из его дел документов, они вновь помещаются в дело, откуда, в свою очередь, изымаются их копии.
37. Реестры, книги, журналы, заводимые нотариусом, до внесения в них первой записи прошиваются, листы их пронумеровываются. Количество пронумерованных и сшитых листов указывается на оборотной стороне последнего листа книги. Для книг, ведение которых осуществляется нотариусами, занимающимися частной практикой, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью нотариальной палаты. Для книг, ведение которых осуществляется государственными нотариусами, работающими в государственных нотариальных конторах, запись о количестве пронумерованных и сшитых листов заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа юстиции.